Come usare i reclami al fornitore

Un reclamo al fornitore registra le unità in sostituzione che un fornitore ti deve. Aprine uno quando il materiale che hai già ricevuto e caricato in giacenza risulta difettoso e prevedi che il fornitore invii merce sostitutiva.

Un reclamo può contenere uno o più prodotti dello stesso fornitore. Ogni prodotto viene associato alla riga dell'ordine d'acquisto con cui sono arrivate le unità difettose, da cui il reclamo prende il costo. Un prodotto può comparire una sola volta in un reclamo; per le unità dello stesso prodotto provenienti da un'altra consegna serve un reclamo separato.

Aprire e risolvere un reclamo

1. Apri Giacenze, poi Reclami fornitori.
2. Scegli Apri reclamo.
3. Scegli l'ordine con cui sono arrivate le unità difettose.
4. Seleziona ogni prodotto difettoso.
5. Inserisci la quantità di ciascuno.
6. Verifica il relativo magazzino.
7. Indica dove si trova ora la merce. Non c'è una risposta predefinita e nulla viene salvato finché non rispondi.
8. Se la merce è già uscita, scegli Reso al fornitore o Scartato.
9. Chiedi al fornitore una sostituzione.
10. Crea un ordine d'acquisto di valore zero per la sostituzione, con lo stesso fornitore.
11. Torna a Reclami fornitori.
12. Apri il menu delle azioni del reclamo.
13. Scegli Collega ordine d'acquisto di sostituzione.
14. Seleziona l'ordine di sostituzione.
15. Registra il ricevimento dell'ordine di sostituzione come per qualsiasi consegna. La quantità ancora dovuta nel reclamo si riduce della quantità ricevuta.
16. Se il reclamo blocca unità nel tuo magazzino, termina il blocco registrandone l'uscita, indicando che il materiale è a posto, se è risultato in buono stato, oppure registrando che sono già uscite. Una volta arrivata la sostituzione, scegli invece Registra l'esito: rese al fornitore, scartate o tenute.
17. Se il fornitore non invierà mai la parte restante, scegli Chiudi con ammanco per chiudere il reclamo e registrare la perdita. Un reclamo che blocca ancora le sue unità non può essere svalutato; termina prima il blocco.

La pagina Reclami fornitori

Apri Giacenze, poi Reclami fornitori. In alto trovi tre riquadri.

Valore in sospeso indica quanto i fornitori ti devono ancora, con sotto il numero di reclami aperti e di fornitori. Unità da definire conta le unità né sostituite né svalutate. Bloccato nel tuo magazzino indica il valore delle unità difettose che stai ancora trattenendo; scegli Mostra per visualizzarle.

Sotto i riquadri trovi le schede Aperti, Sostituiti in parte, Chiusi e Tutti e un selettore Fornitore. Aperti comprende tutti i reclami non ancora conclusi, Sostituiti in parte comprende quelli per cui sono arrivate alcune unità in sostituzione e Chiusi comprende i reclami risolti, rifiutati e ritirati.

L'elenco è raggruppato per fornitore. L'intestazione di ciascun fornitore mostra il nome, il numero di reclami, le unità ancora da definire e, se puoi vedere i valori del magazzino, il valore di tali unità. I totali seguono la scheda e il fornitore selezionati e comprendono tutti i reclami di quel fornitore, non solo quelli nella pagina che stai consultando.

I fornitori sono ordinati in base al loro reclamo più recente e, per ciascun fornitore, il reclamo più recente compare per primo. La pagina mostra 50 reclami alla volta. Un fornitore con molti reclami può proseguire nella pagina successiva, dove la sua intestazione compare di nuovo e indica quanti dei suoi reclami sono mostrati in quella pagina.

La riga di ogni reclamo mostra il numero, lo stato, dove si trova la merce, l'ordine di sostituzione una volta collegato e quando è stato aperto. Sotto, la riga di ogni prodotto mostra l'ordine da cui provengono le unità (da PO-…), Da definire come quantità delle unità oggetto del reclamo, con il numero di quelle sostituite o svalutate, e Valore. Fai clic in qualsiasi punto della riga di un reclamo o di un prodotto, tranne che su un link come il nome del prodotto, per aprire il reclamo. Il menu delle azioni alla fine della riga del reclamo contiene tutte le operazioni disponibili.

Dove si trova la merce

Quando apri un reclamo, la risposta su dove si trova la merce determina cosa accade alle tue giacenze. Tutti i prodotti del reclamo condividono la stessa risposta e un'unica destinazione: le unità sono tutte rese al fornitore oppure tutte scartate, non una parte per ciascuna destinazione. Le unità destinate all'altra opzione richiedono un reclamo separato.

Non sono più nel mio magazzino: le unità escono con un movimento con causale Difettoso / reclamo al fornitore. Il loro valore passa al reclamo e resta visibile finché non arriva la sostituzione o non lo svaluti. Il movimento non è trattato come consumo e non compare come materiale consumato.

Ancora nel mio magazzino: non viene creato alcun movimento. Le unità restano in giacenza al loro valore pieno e sono vincolate, quindi uno scarico, un assemblaggio o una differenza di conteggio inventario non può consumarle mentre il reclamo le blocca.

Puoi trasferire l'intera quantità bloccata in un'area di deposito e il blocco del reclamo la segue nel nuovo magazzino. Un trasferimento che lascerebbe nel magazzino di origine una quantità insufficiente a coprire quella bloccata viene rifiutato. Vedi Aprire un reclamo per materiale ancora in magazzino.

Accanto allo stato, la riga del reclamo mostra dove si trova la merce: Nel tuo magazzino, oppure 20 di 50 nel tuo magazzino quando una parte del lotto è uscita; Di nuovo a magazzino dopo aver indicato che il materiale è a posto; Già uscite quando le unità sono uscite per un altro motivo; Trattenute da noi quando hai trattenuto le unità difettose dopo l'arrivo della sostituzione; oppure Reso al fornitore, Scartato o Rimosse una volta uscite. Se i prodotti del reclamo si trovano in stati diversi, ogni prodotto mostra invece la propria etichetta.

Come funziona il costo della sostituzione

I fornitori spediscono le sostituzioni con un ordine di valore zero perché non le paghi una seconda volta. Se ricevute normalmente, le unità in sostituzione entrerebbero in giacenza a costo zero e il valore del magazzino diminuirebbe del costo della merce originale, anche se non è andato perso nulla.

Una volta collegato il reclamo all'ordine, la sostituzione entra al costo delle unità difettose anziché al prezzo zero riportato sul documento di sostituzione. Se una sostituzione arriva mentre hai ancora le unità difettose, la parte che le sostituisce entra senza costo perché le unità sul tuo scaffale mantengono ancora quel costo. Registri poi cosa è accaduto a quelle unità. Vedi Concludere un reclamo su materiale bloccato.

Il costo unitario viene copiato dalla riga dell'ordine d'acquisto originale all'apertura del reclamo e rimane fisso. È il prezzo della riga convertito nella tua valuta al tasso di conversione dell'ordine, più gli oneri accessori per unità. Le modifiche successive all'ordine d'acquisto non cambiano un reclamo già aperto.

Se una consegna dell'ordine collegato porta più unità di quelle ancora dovute nel reclamo, le unità dovute entrano al costo del reclamo e lo risolvono. Le unità in eccesso entrano senza costo su una riga separata dello stesso ordine. Le unità ricevute in precedenza mantengono il loro costo.

Stati del reclamo

Un reclamo può avere sei stati:

Aperto: il difetto è registrato e non è collegato alcun ordine di sostituzione.

Accettato: è collegato un ordine di sostituzione e non è ancora arrivato nulla su quell'ordine.

Sostituito in parte: sono arrivate alcune unità in sostituzione e le restanti sono ancora dovute.

Risolto: tutto ciò che era oggetto del reclamo è stato sostituito.

Rifiutato: il reclamo è stato chiuso con ammanco perché il fornitore non sostituirà ciò che era ancora dovuto e il relativo valore è stato svalutato.

Ritirato: in realtà non era dovuto nulla. Il materiale è risultato integro oppure tutte le unità dichiarate come uscite sono state rimesse in giacenza con Correggi un'uscita prima che qualsiasi unità fosse sostituita o svalutata.

In un reclamo con più prodotti, ogni prodotto ha il proprio stato e lo stato del reclamo dipende da questi. Finché almeno un prodotto è ancora aperto, il reclamo risulta Sostituito in parte se sono arrivate unità in sostituzione per almeno un prodotto, Accettato se è collegato un ordine e Aperto negli altri casi. Una volta chiusi tutti i prodotti, risulta Risolto se almeno uno è stato risolto; altrimenti Rifiutato se almeno uno è stato chiuso con ammanco; altrimenti Ritirato.

Da definire è la quantità oggetto del reclamo, meno le unità in sostituzione ricevute e quelle chiuse con ammanco. Registrare l'uscita delle unità difettose non la riduce: rendere o scartare merce difettosa non cambia il numero di unità integre che ti sono dovute. Un reclamo chiuso non ha più nulla da definire, indipendentemente da come è stato chiuso.

Limiti di quantità e rimborsi in denaro

Non puoi reclamare più della quantità consegnata sulla riga dell'ordine, meno tutto ciò che è già stato reclamato su quella riga, compresi i reclami risolti e quelli chiusi con ammanco. Le unità tornano a essere reclamabili se indichi Il materiale è a posto su un reclamo, elimini il reclamo oppure, per un reclamo le cui unità sono uscite all'apertura, annulli delle unità con Correggi un'uscita, rimuovendole così dal reclamo.

Un reclamo non può inoltre superare la quantità in giacenza nel magazzino da cui presenti il reclamo, quindi aprilo mentre il materiale difettoso è ancora a magazzino.

I reclami al fornitore riguardano la sostituzione con altra merce. Le note di credito e i rimborsi non sono gestiti qui. Se il fornitore salda in denaro, chiudi il reclamo con ammanco in modo che la perdita sia visibile e gestisci il credito al di fuori del reclamo.

Piani e permessi

I reclami al fornitore sono inclusi nel piano Starter e in quelli superiori. Nel piano Free, Reclami fornitori compare nel menu con un lucchetto e la pagina spiega a cosa servono i reclami e ti invita a passare a un piano superiore. Un'organizzazione con reclami risalenti a un piano precedente può continuare a consultarli e gestirli, ma non può aprirne di nuovi o aggiungervi prodotti.

Per vedere la pagina ti serve View Supplier Claims o Manage Supplier Claims. View Supplier Claims è sufficiente per consultare tutto: dettagli, commenti, fotografie, storico e unità bloccate di un reclamo.

Manage Supplier Claims ti permette di aprire un reclamo, aggiungere un prodotto, collegare un ordine di sostituzione, registrare l'uscita delle unità bloccate, registrare l'esito, indicare che il materiale è a posto, registrare che le unità sono già uscite, correggere le unità uscite, chiudere con ammanco, commentare e allegare fotografie. Per eliminare serve anche Delete Stock Movements.

I permessi per i reclami sono inclusi per impostazione predefinita nei ruoli Amministratore, Responsabile organizzazione e Acquisti e i proprietari dell'organizzazione li hanno sempre. Per scrivere commenti serve anche un piano che li includa, cioè il piano Starter o uno superiore.

Se il tuo accesso è limitato a determinati reparti, vedi solo i reclami il cui fornitore o almeno uno dei prodotti appartiene ai tuoi reparti. Puoi aprire reclami solo per i prodotti dei tuoi reparti.