Cómo usar las reclamaciones a proveedores

Una reclamación al proveedor registra las unidades de sustitución que te debe un proveedor. Abre una cuando el material que ya has recibido y almacenado resulte defectuoso y esperes que el proveedor envíe productos de sustitución.

Una reclamación puede incluir uno o varios productos del mismo proveedor. Cada producto se reclama sobre la línea del pedido de compra en la que llegaron sus unidades defectuosas, de la que la reclamación toma su coste. Un producto solo puede aparecer una vez en una reclamación; las unidades del mismo producto procedentes de otra entrega necesitan una reclamación propia.

Abrir y resolver una reclamación

1. Abre Existencias y, después, Reclamaciones a proveedores.
2. Elige Abrir reclamación.
3. Elige el pedido en el que llegaron las unidades defectuosas.
4. Marca cada producto defectuoso.
5. Introduce su cantidad.
6. Comprueba su almacén.
7. Responde dónde están ahora los productos. No hay ninguna opción predeterminada y no se guarda nada hasta que respondas.
8. Si los productos ya no están, elige Devuelto al proveedor o Desechado.
9. Pide una sustitución al proveedor.
10. Crea un pedido de compra de valor cero para la sustitución, con el mismo proveedor.
11. Vuelve a Reclamaciones a proveedores.
12. Abre el menú de acciones de la reclamación.
13. Elige Vincular pedido de compra de sustitución.
14. Selecciona el pedido de sustitución.
15. Recibe el pedido de sustitución como cualquier otra entrega. La cantidad recibida se descuenta de la reclamación.
16. Si la reclamación mantiene unidades bloqueadas en tu almacén, pon fin al bloqueo desbloqueándolas, marcando la reclamación con El material está bien si resulta que el material estaba en buen estado, o registrando que ya salieron. Una vez que haya llegado la sustitución, elige Registrar lo ocurrido: devueltas al proveedor, desechadas o conservadas.
17. Si el proveedor no va a enviar nunca el resto, elige Cerrar con faltante para cerrar la reclamación y registrar la pérdida. No se puede dar de baja una reclamación que aún mantiene sus unidades bloqueadas; primero pon fin al bloqueo.

La página de reclamaciones a proveedores

Abre Existencias y, después, Reclamaciones a proveedores. En la parte superior hay tres tarjetas.

Valor pendiente es lo que tus proveedores aún te deben; debajo aparecen el número de reclamaciones abiertas y de proveedores. Unidades pendientes cuenta las unidades que no se han sustituido ni dado de baja. Bloqueado en tu almacén es el valor de las unidades defectuosas que aún conservas; elige Mostrar para verlas en una lista.

Debajo de las tarjetas están las pestañas Abiertas, Sustituidas en parte, Cerradas y Todas, y un selector de Proveedor. Abiertas incluye todas las reclamaciones que no han finalizado, Sustituidas en parte incluye las reclamaciones para las que han llegado algunas unidades de sustitución y Cerradas incluye las reclamaciones resueltas, rechazadas y retiradas.

La lista está agrupada por proveedor. La cabecera de cada proveedor muestra su nombre, el número de reclamaciones, las unidades aún pendientes y, si puedes ver los valores del inventario, el valor de esas unidades. Los totales corresponden a la pestaña y al proveedor que has elegido e incluyen todas las reclamaciones de ese proveedor, no solo las de la página que estás viendo.

Los proveedores se ordenan por su reclamación más reciente y, dentro de cada proveedor, la reclamación más reciente aparece primero. La página muestra 50 reclamaciones cada vez. Un proveedor con muchas reclamaciones puede continuar en la página siguiente, donde su cabecera vuelve a aparecer e indica cuántas de sus reclamaciones se muestran en esa página.

Cada fila de reclamación muestra su número, estado, dónde están los productos, el pedido de sustitución una vez vinculado y cuándo se abrió. Debajo, cada fila de producto muestra el pedido en el que llegaron sus unidades (de PO-…), Pendiente como cantidad de las unidades reclamadas, junto con cuántas se han sustituido o dado de baja, y Valor. Haz clic en cualquier parte de una fila de reclamación o producto que no sea un enlace, como el nombre del producto, para abrir la reclamación. El menú de acciones al final de la fila de la reclamación contiene todo lo que puedes hacer con ella.

Dónde están los productos

Cuando abres una reclamación, tu respuesta sobre dónde están los productos determina qué ocurre con tus existencias. Todos los productos de la reclamación comparten esa respuesta y un mismo destino: las unidades se devuelven al proveedor o se desechan, no una parte de cada forma. Las unidades destinadas a la otra opción necesitan una reclamación propia.

Ya no están en mi almacén: Las unidades salen mediante un movimiento con el motivo Defectuoso / reclamación al proveedor. Su valor pasa a la reclamación y permanece visible hasta que llega la sustitución o lo das de baja. El movimiento no se trata como consumo ni aparece como material consumido.

Siguen en mi almacén: No se crea ningún movimiento. Las unidades permanecen en existencias con su valor íntegro y quedan bloqueadas, de modo que una salida, un montaje o una diferencia de recuento de inventario no pueden consumirlas mientras la reclamación las mantenga bloqueadas.

Puedes traspasar toda la cantidad bloqueada a una zona de retención y el bloqueo de la reclamación la seguirá hasta el nuevo almacén. Se rechaza un traspaso si deja al almacén de origen sin suficientes unidades para cubrir lo que está bloqueado. Consulta Reclamar material que aún tienes.

Junto al estado, la fila de la reclamación muestra dónde están los productos: En existencias, o 20 de 50 en existencias cuando una parte del lote ya ha salido; De nuevo en existencias después de marcar una reclamación con El material está bien; Ya salieron cuando las unidades salieron por otro motivo; Nos las quedamos cuando conservaste unidades defectuosas después de que llegara su sustitución; o Devuelto al proveedor, Desechado o Retiradas una vez que hayan salido. Si los productos de la reclamación están en estados diferentes, cada producto muestra su propia etiqueta.

Cómo funciona el coste de sustitución

Los proveedores envían las sustituciones con un pedido de valor cero porque no vuelves a pagarlas. Si se recibieran de la forma habitual, las unidades de sustitución entrarían en existencias con valor cero y el valor de tu inventario bajaría en el coste de los productos originales, aunque no se hubiera perdido nada.

Una vez vinculada la reclamación al pedido, la sustitución entra al coste de las unidades defectuosas en lugar de al precio cero del documento de sustitución. Si una sustitución llega mientras aún conservas las unidades defectuosas, la parte que las sustituye entra sin coste porque las unidades de tu estantería aún mantienen ese coste. Después registras lo que ocurrió con ellas. Consulta Finalizar una reclamación sobre material bloqueado.

El coste unitario se copia de la línea del pedido de compra de origen al abrir la reclamación y queda fijado en ella. Es el precio de la línea convertido a tu moneda con el tipo de cambio del pedido, más sus costes adicionales por unidad. Si editas el pedido de compra más adelante, no cambia una reclamación ya abierta.

Si una entrega del pedido vinculado trae más unidades de las que aún se deben por la reclamación, las unidades pendientes entran al coste de la reclamación y la resuelven. El excedente entra sin coste en una línea propia del mismo pedido. Las unidades recibidas anteriormente conservan su coste.

Estados de las reclamaciones

Una reclamación tiene seis estados posibles:

Abierta: El defecto está registrado y no hay ningún pedido de sustitución vinculado.

Aceptada: Hay un pedido de sustitución vinculado y aún no ha llegado nada de ese pedido.

Sustituida parcialmente: Han llegado algunas unidades de sustitución y el resto aún está pendiente.

Resuelta: Se ha sustituido todo lo reclamado.

Rechazada: La reclamación se cerró con faltante porque el proveedor no sustituirá lo que quedaba pendiente y se dio de baja ese valor.

Retirada: Al final no se debía nada. O bien resultó que el material estaba bien, o bien todas las unidades indicadas como ya salidas se devolvieron a existencias con Corregir una salida antes de que se sustituyera o diera de baja nada.

En una reclamación con varios productos, cada producto tiene su propio estado y el estado de la reclamación depende de ellos. Mientras algún producto siga abierto, la reclamación muestra Sustituida parcialmente si han llegado unidades de sustitución de algún producto, Aceptada si hay un pedido vinculado y Abierta en los demás casos. Una vez cerrados todos los productos, muestra Resuelta si alguno se resolvió; de lo contrario, Rechazada si alguno se cerró con faltante; y, si no, Retirada.

Pendiente es la cantidad reclamada, menos las unidades de sustitución recibidas y todo lo cerrado con faltante. Desbloquear unidades defectuosas no la reduce: devolver o desechar productos defectuosos no cambia la cantidad de productos en buen estado que te deben. Una reclamación cerrada no tiene nada pendiente, independientemente de cómo se haya cerrado.

Límites de cantidad y compensaciones económicas

No puedes reclamar más de lo entregado en la línea del pedido, menos todo lo que ya se haya reclamado en ella, incluidas las reclamaciones resueltas y las cerradas con faltante. Las unidades vuelven a poder reclamarse si marcas una reclamación con El material está bien, eliminas la reclamación o, en una reclamación cuyas unidades salieron al abrirla, deshaces unidades con Corregir una salida, lo que las quita de la reclamación.

Una reclamación tampoco puede superar lo que hay en existencias en el almacén desde el que reclamas, así que ábrela mientras el material defectuoso aún esté en existencias.

Las reclamaciones a proveedores son para sustituciones en mercancía. Los abonos y los reembolsos no se gestionan aquí. Si el proveedor compensa en dinero, cierra la reclamación con faltante para que la pérdida sea visible y gestiona el abono fuera de la reclamación.

Planes y permisos

Las reclamaciones a proveedores están incluidas en el plan Starter y superiores. En el plan Free, Reclamaciones a proveedores aparece en el menú con un candado y la página explica para qué sirven las reclamaciones y te invita a mejorar el plan. Una organización con reclamaciones de un plan anterior puede seguir consultándolas y gestionándolas, pero no puede abrir otras nuevas ni añadirles productos.

Necesitas View Supplier Claims o Manage Supplier Claims para ver la página. View Supplier Claims basta para consultar todo: el detalle de una reclamación, los comentarios, las fotografías, el historial y las unidades bloqueadas.

Manage Supplier Claims te permite abrir una reclamación, añadir un producto, vincular un pedido de sustitución, desbloquear unidades, registrar lo ocurrido, marcar una reclamación con El material está bien, registrar que las unidades ya salieron, corregir unidades que salieron, cerrar con faltante, comentar y adjuntar fotografías. Para eliminar también necesitas Delete Stock Movements.

Los permisos de reclamaciones vienen de forma predeterminada con los roles Administrador, Responsable de la organización y Compras, y los propietarios de la organización siempre los tienen. Para escribir comentarios también necesitas un plan que los incluya, el plan Starter o superior.

Si tu acceso está limitado a determinados departamentos, solo verás las reclamaciones cuyo proveedor, o alguno de cuyos productos, pertenezca a tus departamentos. Solo puedes abrir reclamaciones sobre productos de tus departamentos.