Utiliser les réclamations fournisseurs

Une réclamation fournisseur enregistre les unités de remplacement qu'un fournisseur vous doit. Créez-en une lorsque de la marchandise déjà reçue et mise en stock s'avère défectueuse et que vous attendez du fournisseur qu'il vous envoie des marchandises de remplacement.

Une réclamation peut contenir un ou plusieurs produits d'un même fournisseur. Chaque produit est déclaré sur la ligne du bon de commande par laquelle ses unités défectueuses sont arrivées : c'est de cette ligne que la réclamation tire son coût. Un produit ne peut apparaître qu'une seule fois dans une réclamation ; ses unités provenant d'une autre réception nécessitent une réclamation distincte.

Ouvrir et traiter une réclamation

1. Ouvrez Stock, puis Réclamations fournisseurs.
2. Choisissez Ouvrir une réclamation.
3. Choisissez le bon de commande par lequel les unités défectueuses sont arrivées.
4. Cochez chaque produit défectueux.
5. Saisissez sa quantité.
6. Vérifiez son entrepôt.
7. Indiquez où se trouvent actuellement les marchandises. Aucune réponse n'est sélectionnée par défaut et rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas répondu.
8. Si les marchandises ne sont plus dans votre entrepôt, choisissez Retournées au fournisseur ou Mises au rebut.
9. Demandez un remplacement au fournisseur.
10. Créez un bon de commande de remplacement de valeur nulle auprès du même fournisseur.
11. Revenez dans Réclamations fournisseurs.
12. Ouvrez le menu d'actions de la réclamation.
13. Choisissez Lier le bon de commande de remplacement.
14. Sélectionnez le bon de commande de remplacement.
15. Réceptionnez le bon de commande de remplacement comme toute autre réception. La quantité en attente sur la réclamation diminue de la quantité reçue.
16. Si la réclamation bloque des unités dans votre entrepôt, mettez fin au blocage en les débloquant, en levant la réclamation si la marchandise s'est avérée conforme, ou en enregistrant qu'elles sont déjà sorties. Une fois le remplacement arrivé, choisissez plutôt Enregistrer le sort des unités : retournées au fournisseur, mises au rebut ou conservées.
17. S'il est sûr que le fournisseur n'enverra jamais le reste, choisissez Clôturer avec manquant pour clôturer la réclamation et enregistrer la perte. Une réclamation qui bloque encore ses unités ne peut pas être passée en perte ; mettez d'abord fin au blocage.

La page Réclamations fournisseurs

Ouvrez Stock, puis Réclamations fournisseurs. Trois cartes figurent en haut de la page.

Valeur en attente indique ce que vos fournisseurs vous doivent encore, avec le nombre de réclamations ouvertes et de fournisseurs en dessous. Unités en attente compte les unités qui n'ont été ni remplacées ni passées en perte. Bloqué dans votre entrepôt indique la valeur des unités défectueuses que vous conservez encore ; choisissez Afficher pour les lister.

Sous les cartes se trouvent les onglets Ouvertes, Remplacées en partie, Fermées et Toutes, ainsi qu'un sélecteur Fournisseur. Ouvertes regroupe toutes les réclamations qui ne sont pas terminées, Remplacées en partie celles pour lesquelles certaines unités de remplacement sont arrivées, et Fermées les réclamations soldées, rejetées et retirées.

La liste est regroupée par fournisseur. L'en-tête de chaque fournisseur indique son nom, le nombre de réclamations, les unités encore en attente et, si vous pouvez voir les valeurs du stock, la valeur de ces unités. Les totaux tiennent compte de l'onglet et du fournisseur sélectionnés et couvrent toutes les réclamations de ce fournisseur, pas seulement celles de la page affichée.

Les fournisseurs sont classés selon leur réclamation la plus récente, et la réclamation la plus récente apparaît en premier pour chaque fournisseur. La page affiche 50 réclamations à la fois. Les réclamations d'un fournisseur qui en compte beaucoup peuvent se poursuivre sur la page suivante, où son en-tête apparaît à nouveau et indique combien de ses réclamations figurent sur cette page.

Chaque ligne de réclamation indique son numéro, son statut, où se trouvent les marchandises, le bon de commande de remplacement une fois lié et la date d'ouverture. En dessous, chaque ligne de produit indique le bon de commande dont proviennent ses unités (de PO-…), En attente sous forme de quantité d'unités réclamées avec le nombre d'unités remplacées ou passées en perte, et Valeur. Cliquez n'importe où sur une ligne de réclamation ou de produit, sauf sur un lien tel que le nom du produit, pour ouvrir la réclamation. Le menu d'actions à la fin de la ligne de réclamation contient toutes les actions disponibles pour celle-ci.

Où se trouvent les marchandises

Lorsque vous ouvrez une réclamation, votre réponse sur l'endroit où se trouvent les marchandises détermine ce qui se passe dans votre stock. Tous les produits de la réclamation partagent cette réponse et une seule destination : les unités sont soit retournées au fournisseur, soit mises au rebut, et non réparties entre les deux. Les unités qui suivent l'autre destination nécessitent une réclamation distincte.

Plus dans mon entrepôt : les unités sortent par un mouvement dont le motif est Défectueux / réclamation fournisseur. Leur valeur est reportée sur la réclamation et reste visible jusqu'à l'arrivée du remplacement ou jusqu'à son passage en perte. Le mouvement n'est pas traité comme une consommation et n'apparaît pas comme de la marchandise consommée.

Toujours dans mon entrepôt : aucun mouvement n'est créé. Les unités restent en stock à leur pleine valeur et sont bloquées, de sorte qu'une sortie de stock, un assemblage ou un écart d'inventaire ne puisse pas les consommer tant que la réclamation les bloque.

Vous pouvez transférer toute la quantité bloquée vers une zone de stockage temporaire ; le blocage de la réclamation la suit dans le nouvel entrepôt. Un transfert qui laisserait l'entrepôt source dans l'incapacité de couvrir la quantité bloquée est refusé. Consultez l'article "Faire une réclamation pour une marchandise encore dans votre entrepôt".

À côté du statut, la ligne de réclamation indique où se trouvent les marchandises : En stock, ou 20 sur 50 en stock lorsqu'une partie du lot est sortie ; De retour en stock après la levée d'une réclamation pour marchandise conforme ; Déjà parties lorsqu'une autre opération a sorti les unités ; Conservées par nous lorsque vous avez conservé les unités défectueuses après l'arrivée de leur remplacement ; ou Retournées au fournisseur, Mises au rebut ou Sorties une fois qu'elles sont sorties. Si les produits de la réclamation sont dans des états différents, chaque produit affiche son propre libellé.

Fonctionnement du coût de remplacement

Les fournisseurs expédient les remplacements sur un bon de commande de valeur nulle, car vous ne les payez pas une seconde fois. En cas de réception normale, les unités de remplacement entreraient en stock à une valeur nulle et la valeur de votre stock diminuerait du coût des marchandises d'origine, alors que rien n'a été perdu.

Une fois la réclamation liée au bon de commande, le remplacement entre au coût des unités défectueuses plutôt qu'au prix nul du document de remplacement. Si un remplacement arrive alors que vous détenez encore les unités défectueuses, la partie qui les remplace entre à coût nul, car les unités sur votre étagère portent encore ce coût. Vous enregistrez ensuite leur sort. Consultez l'article "Terminer une réclamation portant sur des marchandises bloquées".

Le coût unitaire est copié depuis la ligne du bon de commande d'origine à l'ouverture de la réclamation et y est figé. Il correspond au prix de la ligne converti dans votre devise au taux de change du bon de commande, augmenté des frais annexes par unité. La modification ultérieure du bon de commande ne change pas une réclamation déjà créée.

Si une réception sur le bon de commande lié apporte plus d'unités que le nombre encore dû au titre de la réclamation, les unités dues entrent au coût de la réclamation et la soldent. L'excédent entre à coût nul sur une ligne distincte du même bon de commande. Les unités reçues précédemment conservent leur coût.

Statuts des réclamations

Une réclamation peut avoir six statuts :

Ouverte : le défaut est enregistré et aucun bon de commande de remplacement n'est lié.

Acceptée : un bon de commande de remplacement est lié et rien n'a encore été reçu sur celui-ci.

Partiellement remplacée : certaines unités de remplacement sont arrivées et le reste est encore dû.

Soldée : tout ce qui a été réclamé a été remplacé.

Rejetée : la réclamation a été clôturée avec manquant parce que le fournisseur ne remplacera pas ce qui restait en attente, et cette valeur a été passée en perte.

Retirée : rien n'était dû en définitive. Soit la marchandise s'est avérée conforme, soit toutes les unités déclarées comme sorties ont été remises en stock avec Corriger une sortie avant que quoi que ce soit ait été remplacé ou passé en perte.

Dans une réclamation contenant plusieurs produits, chaque produit a son propre statut et le statut de la réclamation dépend de ceux-ci. Tant qu'un produit reste ouvert, la réclamation indique Partiellement remplacée si des unités de remplacement sont arrivées pour un produit, Acceptée si un bon de commande est lié, et Ouverte dans les autres cas. Une fois tous les produits clôturés, elle indique Soldée si l'un d'eux a été soldé, sinon Rejetée si l'un d'eux a été clôturé avec manquant, sinon Retirée.

En attente est la quantité réclamée, moins les unités de remplacement reçues et les quantités clôturées avec manquant. Débloquer des unités défectueuses ne réduit pas cette quantité : retourner ou mettre au rebut des marchandises défectueuses ne change pas le nombre de marchandises conformes qui vous sont dues. Une réclamation clôturée n'a plus rien en attente, quelle que soit la manière dont elle a été clôturée.

Limites de quantité et règlements financiers

Vous ne pouvez pas réclamer plus que la quantité livrée sur la ligne du bon de commande, moins tout ce qui a déjà été réclamé sur cette ligne, y compris les réclamations soldées et clôturées avec manquant. Les unités peuvent à nouveau être réclamées si vous levez une réclamation avec La marchandise est conforme, si vous supprimez la réclamation ou si, sur une réclamation dont les unités sont sorties à l'ouverture, vous annulez des unités avec Corriger une sortie, ce qui les retire de la réclamation.

Une réclamation ne peut pas non plus dépasser la quantité en stock dans l'entrepôt depuis lequel vous faites la réclamation. Créez-la donc tant que la marchandise défectueuse est encore en stock.

Les réclamations fournisseurs concernent les remplacements en marchandises. Les avoirs et les remboursements ne sont pas traités ici. Si le fournisseur règle en argent, clôturez la réclamation avec manquant pour rendre la perte visible et traitez l'avoir en dehors de la réclamation.

Offres et autorisations

Les réclamations fournisseurs sont incluses dans l'offre Starter et les offres supérieures. Avec l'offre Free, Réclamations fournisseurs apparaît dans le menu avec un cadenas, et la page explique le fonctionnement des réclamations et vous invite à passer à une offre supérieure. Une organisation qui possède des réclamations créées avec une offre précédente peut continuer à les consulter et à les traiter, mais ne peut pas en ouvrir de nouvelles ni leur ajouter de produits.

Vous devez disposer de View Supplier Claims ou de Manage Supplier Claims pour voir la page. View Supplier Claims suffit pour tout consulter : le détail d'une réclamation, les commentaires, les photographies, l'historique et les unités bloquées.

Manage Supplier Claims vous permet d'ouvrir une réclamation, d'ajouter un produit, de lier un bon de commande de remplacement, de débloquer des unités, d'enregistrer leur sort, de lever une réclamation, d'enregistrer que des unités sont déjà sorties, de corriger une sortie, de clôturer avec manquant, de commenter et de joindre des photographies. La suppression nécessite également Delete Stock Movements.

Les autorisations relatives aux réclamations sont attribuées par défaut aux rôles Administrateur, Responsable de l'organisation et Achats, et les propriétaires d'organisation les possèdent toujours. La rédaction de commentaires nécessite également une offre comprenant les commentaires, à savoir l'offre Starter ou une offre supérieure.

Si votre accès est limité à certains services, vous ne voyez que les réclamations dont le fournisseur ou l'un des produits appartient à vos services. Vous ne pouvez ouvrir des réclamations que pour les produits de vos services.