So verwenden Sie Lieferantenreklamationen

Eine Lieferantenreklamation erfasst die Ersatzeinheiten, die Ihnen ein Lieferant schuldet. Eröffnen Sie eine Reklamation, wenn sich Material, das Sie bereits erhalten und eingelagert haben, als defekt herausstellt und Sie vom Lieferanten eine Ersatzlieferung erwarten.

Eine Reklamation kann ein Produkt oder mehrere Produkte desselben Lieferanten enthalten. Jedes Produkt wird zu der Bestellposition reklamiert, mit der die defekten Einheiten geliefert wurden. Aus dieser Position übernimmt die Reklamation die Kosten. Ein Produkt kann in einer Reklamation nur einmal vorkommen; Einheiten desselben Produkts aus einer anderen Lieferung benötigen eine eigene Reklamation.

Eine Reklamation eröffnen und abschließen

1. Öffnen Sie Bestand und dann Reklamationen.
2. Wählen Sie Reklamation eröffnen.
3. Wählen Sie die Bestellung, mit der die defekten Einheiten geliefert wurden.
4. Markieren Sie jedes defekte Produkt.
5. Geben Sie jeweils die Menge ein.
6. Prüfen Sie jeweils das Lager.
7. Geben Sie an, wo sich die Ware jetzt befindet. Es gibt keine Vorauswahl, und es wird nichts gespeichert, bevor Sie diese Frage beantwortet haben.
8. Wenn die Ware nicht mehr im Lager ist, wählen Sie An Lieferanten zurückgesandt oder Verschrottet.
9. Bitten Sie den Lieferanten um eine Ersatzlieferung.
10. Erstellen Sie für die Ersatzlieferung eine Bestellung zum Preis null beim selben Lieferanten.
11. Kehren Sie zu Reklamationen zurück.
12. Öffnen Sie das Aktionsmenü der Reklamation.
13. Wählen Sie Ersatzbestellung verknüpfen.
14. Wählen Sie die Ersatzbestellung.
15. Buchen Sie den Wareneingang für die Ersatzbestellung wie bei jeder anderen Lieferung. Die offene Menge der Reklamation verringert sich um die erhaltene Menge.
16. Wenn die Reklamation Einheiten in Ihrem Lager sperrt, beenden Sie die Sperre, indem Sie sie freigeben, die Reklamation auflösen, falls sich das Material als einwandfrei herausgestellt hat, oder erfassen, dass die Einheiten bereits abgegangen sind. Sobald die Ersatzlieferung eingetroffen ist, wählen Sie stattdessen Ausgang erfassen: an den Lieferanten zurückgesandt, verschrottet oder behalten.
17. Wenn der Lieferant den Rest nicht mehr liefern wird, wählen Sie Mit Fehlmenge abschließen, um die Reklamation zu schließen und den Verlust zu erfassen. Eine Reklamation, deren Einheiten noch gesperrt sind, kann nicht abgeschrieben werden; beenden Sie zuerst die Sperre.

Die Seite „Reklamationen“

Öffnen Sie Bestand und dann Reklamationen. Oben befinden sich drei Karten.

Offener Wert zeigt, was Ihre Lieferanten Ihnen noch schulden; darunter stehen die Anzahl der offenen Reklamationen und die Anzahl der Lieferanten. Offene Einheiten zählt Einheiten, die weder ersetzt noch abgeschrieben wurden. In Ihrem Lager gesperrt zeigt den Wert defekter Einheiten, die Sie noch aufbewahren. Wählen Sie Anzeigen, um sie aufzulisten.

Unter den Karten befinden sich die Tabs Offen, Teilweise ersetzt, Geschlossen und Alle sowie die Auswahl Lieferant. Offen umfasst alle Reklamationen, die noch nicht abgeschlossen sind, Teilweise ersetzt umfasst Reklamationen, für die bereits einige Ersatzeinheiten eingetroffen sind, und Geschlossen umfasst erledigte, abgelehnte und zurückgezogene Reklamationen.

Die Liste ist nach Lieferant gruppiert. Der Kopfbereich jedes Lieferanten zeigt seinen Namen, die Anzahl seiner Reklamationen, die noch offenen Einheiten und, sofern Sie Lagerwerte sehen dürfen, deren Wert. Die Summen richten sich nach dem gewählten Tab und Lieferanten und umfassen alle Reklamationen des jeweiligen Lieferanten, nicht nur die auf der aktuellen Seite.

Die Lieferanten sind nach ihrer jeweils neuesten Reklamation sortiert; innerhalb jedes Lieferanten steht die neueste Reklamation zuerst. Die Seite zeigt jeweils 50 Reklamationen. Ein Lieferant mit vielen Reklamationen kann auf der nächsten Seite fortgesetzt werden. Dort erscheint sein Kopfbereich erneut und zeigt, wie viele seiner Reklamationen auf dieser Seite stehen.

Jede Reklamationszeile zeigt die Nummer, den Status, den Verbleib der Ware, die Ersatzbestellung, sobald sie verknüpft ist, und den Zeitpunkt der Eröffnung. Darunter zeigt jede Produktzeile die Bestellung, mit der die Einheiten geliefert wurden (aus PO-…), unter Offen die offene Menge im Verhältnis zur reklamierten Menge, dazu die Anzahl der ersetzten oder abgeschriebenen Einheiten, und den Wert. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle einer Reklamations- oder Produktzeile, außer auf einen Link wie den Produktnamen, um die Reklamation zu öffnen. Das Aktionsmenü am Ende der Reklamationszeile enthält alle verfügbaren Aktionen für die Reklamation.

Wo sich die Ware befindet

Wenn Sie eine Reklamation eröffnen, bestimmt Ihre Angabe zum Verbleib der Ware, was mit Ihrem Bestand geschieht. Alle Produkte der Reklamation teilen diese Angabe und einen gemeinsamen Verbleib: Die Einheiten werden entweder an den Lieferanten zurückgesandt oder verschrottet, nicht teils so und teils anders. Für Einheiten mit dem jeweils anderen Verbleib benötigen Sie eine eigene Reklamation.

Nicht mehr in meinem Lager: Die Einheiten werden mit dem Grund Defekt / Lieferantenreklamation als Lagerbewegung ausgebucht. Ihr Wert wird auf die Reklamation übertragen und bleibt sichtbar, bis die Ersatzlieferung eintrifft oder Sie ihn abschreiben. Die Lagerbewegung wird nicht als Verbrauch behandelt und erscheint nicht als verbrauchtes Material.

Noch in meinem Lager: Es wird keine Lagerbewegung erstellt. Die Einheiten bleiben mit ihrem vollen Wert im Bestand und sind gesperrt, sodass sie durch einen Abgang, eine Montage oder eine Inventurdifferenz nicht verbraucht werden können, solange die Reklamation sie sperrt.

Sie können die gesamte gesperrte Menge in einen Sperrbereich umlagern; die Sperre der Reklamation folgt ihr in das neue Lager. Eine Umlagerung wird abgelehnt, wenn der Bestand im Ausgangslager danach nicht mehr ausreichen würde, um die gesperrte Menge abzudecken. Siehe „Material reklamieren, das Sie noch im Lager haben“.

Neben dem Status zeigt die Reklamationszeile den Verbleib der Ware: Im Bestand oder 20 von 50 im Bestand, sobald ein Teil der Charge abgegangen ist; Wieder im Bestand, nachdem Sie eine Reklamation aufgelöst haben, weil das Material in Ordnung ist; Bereits abgegangen, wenn die Einheiten anderweitig entnommen wurden; Von uns behalten, wenn Sie defekte Einheiten nach Eintreffen des Ersatzes behalten haben; oder An Lieferanten zurückgesandt, Verschrottet beziehungsweise Entnommen, sobald die Einheiten abgegangen sind. Befinden sich die Produkte der Reklamation in unterschiedlichen Zuständen, zeigt stattdessen jedes Produkt seine eigene Kennzeichnung.

So werden die Kosten der Ersatzlieferung berechnet

Lieferanten versenden Ersatz auf einer Bestellung zum Preis null, da Sie nicht erneut dafür bezahlen. Bei einem normalen Wareneingang würden die Ersatzeinheiten mit null in den Bestand eingehen und Ihr Lagerwert würde um die Kosten der ursprünglichen Ware sinken, obwohl nichts verloren gegangen ist.

Sobald die Reklamation mit der Bestellung verknüpft ist, geht der Ersatz zu den Kosten der defekten Einheiten statt zum Nullpreis auf dem Ersatzbeleg in den Bestand ein. Trifft eine Ersatzlieferung ein, während Sie die defekten Einheiten noch aufbewahren, geht der Teil, der diese ersetzt, ohne Kosten ein, da die Einheiten in Ihrem Regal diese Kosten noch tragen. Anschließend erfassen Sie, was mit ihnen geschehen ist. Siehe „Reklamation für gesperrtes Material beenden“.

Die Stückkosten werden beim Eröffnen der Reklamation aus der ursprünglichen Bestellposition übernommen und dort festgeschrieben. Sie entsprechen dem Preis der Position, umgerechnet in Ihre Währung zum Wechselkurs der Bestellung, zuzüglich der Bezugsnebenkosten pro Einheit. Spätere Änderungen an der Bestellung ändern eine bereits eröffnete Reklamation nicht.

Wenn eine Lieferung zu der verknüpften Bestellung mehr Einheiten enthält, als für die Reklamation noch geschuldet werden, gehen die geschuldeten Einheiten zu den Kosten der Reklamation in den Bestand ein und erledigen sie. Die überschüssigen Einheiten gehen ohne Kosten auf einer eigenen Position derselben Bestellung ein. Bereits zuvor erhaltene Einheiten behalten ihre Kosten.

Reklamationsstatus

Eine Reklamation kann sechs Status haben:

Offen: Der Defekt ist erfasst und es ist keine Ersatzbestellung verknüpft.

Anerkannt: Eine Ersatzbestellung ist verknüpft und daraus ist noch nichts eingetroffen.

Teilweise ersetzt: Einige Ersatzeinheiten sind eingetroffen, der Rest wird noch geschuldet.

Erledigt: Alles Reklamierte wurde ersetzt.

Abgelehnt: Die Reklamation wurde mit Fehlmenge abgeschlossen, weil der Lieferant die noch offenen Einheiten nicht ersetzen wird; ihr Wert wurde abgeschrieben.

Zurückgezogen: Es wurde doch nichts geschuldet. Entweder hat sich das Material als einwandfrei herausgestellt oder alle als abgegangen gemeldeten Einheiten wurden mit Warenausgang korrigieren zurückgebucht, bevor etwas ersetzt oder abgeschrieben wurde.

Bei einer Reklamation mit mehreren Produkten hat jedes Produkt einen eigenen Status, und der Status der Reklamation richtet sich danach. Solange mindestens ein Produkt noch offen ist, lautet der Status der Reklamation Teilweise ersetzt, wenn für ein beliebiges Produkt Ersatzeinheiten eingetroffen sind, Anerkannt, wenn eine Bestellung verknüpft ist, und andernfalls Offen. Sobald alle Produkte abgeschlossen sind, lautet er Erledigt, wenn mindestens eines erledigt wurde, andernfalls Abgelehnt, wenn mindestens eines mit Fehlmenge abgeschlossen wurde, und andernfalls Zurückgezogen.

Offen ist die reklamierte Menge abzüglich der erhaltenen Ersatzeinheiten und aller mit Fehlmenge abgeschlossenen Einheiten. Die Freigabe defekter Einheiten verringert diese Menge nicht: Die Rücksendung oder Verschrottung mangelhafter Ware ändert nicht, wie viele einwandfreie Einheiten Ihnen geschuldet werden. Bei einer geschlossenen Reklamation ist nichts mehr offen, unabhängig davon, wie sie geschlossen wurde.

Mengenbegrenzungen und finanzielle Ausgleichszahlungen

Sie können höchstens die für die Bestellposition gelieferte Menge reklamieren, abzüglich aller bereits darauf reklamierten Einheiten, einschließlich erledigter und mit Fehlmenge abgeschlossener Reklamationen. Einheiten können erneut reklamiert werden, wenn Sie eine Reklamation mit Material ist in Ordnung auflösen, die Reklamation löschen oder bei einer Reklamation, deren Einheiten beim Eröffnen abgegangen sind, Einheiten mit Warenausgang korrigieren zurückbuchen. Dadurch werden sie aus der Reklamation entfernt.

Eine Reklamation darf außerdem den vorhandenen Bestand in dem Lager, aus dem Sie reklamieren, nicht überschreiten. Eröffnen Sie sie daher, solange das defekte Material noch auf Lager ist.

Lieferantenreklamationen sind für den Ersatz durch Waren vorgesehen. Gutschriften und Rückerstattungen werden hier nicht bearbeitet. Wenn der Lieferant einen finanziellen Ausgleich leistet, schließen Sie die Reklamation mit Fehlmenge ab, damit der Verlust sichtbar ist, und bearbeiten Sie die Gutschrift außerhalb der Reklamation.

Tarife und Berechtigungen

Lieferantenreklamationen sind ab dem Tarif Starter enthalten. Im Free-Tarif wird Reklamationen im Menü mit einem Schloss angezeigt; die Seite erklärt, was Reklamationen leisten, und bietet ein Upgrade an. Eine Organisation mit Reklamationen aus einem früheren Tarif kann diese weiterhin lesen und bearbeiten, aber keine neuen Reklamationen eröffnen oder Produkte hinzufügen.

Sie benötigen View Supplier Claims oder Manage Supplier Claims, um die Seite zu sehen. View Supplier Claims genügt, um alles zu lesen: die Details einer Reklamation, Kommentare, Fotos, den Verlauf und gesperrte Einheiten.

Mit Manage Supplier Claims können Sie eine Reklamation eröffnen, ein Produkt hinzufügen, eine Ersatzbestellung verknüpfen, gesperrte Einheiten freigeben, den Ausgang erfassen, eine Reklamation auflösen, erfassen, dass Einheiten bereits abgegangen sind, abgegangene Einheiten korrigieren, eine Reklamation mit Fehlmenge abschließen, kommentieren und Fotos anhängen. Zum Löschen benötigen Sie zusätzlich Delete Stock Movements.

Die Reklamationsberechtigungen sind standardmäßig in den Rollen Administrator, Organisationsleitung und Einkauf enthalten; Inhaber einer Organisation haben sie immer. Zum Schreiben von Kommentaren benötigen Sie außerdem einen Tarif mit Kommentaren, also ab dem Tarif Starter.

Wenn Ihr Zugriff auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, sehen Sie nur Reklamationen, deren Lieferant oder mindestens eines ihrer Produkte zu Ihren Abteilungen gehört. Sie können Reklamationen nur für Produkte Ihrer Abteilungen eröffnen.