Signaler une marchandise défectueuse et ouvrir une réclamation

Une réclamation fournisseur permet d'enregistrer une marchandise défectueuse auprès du fournisseur. Vous indiquez si les unités ont quitté votre entrepôt ou s'y trouvent encore.

Si les unités sont parties, elles sortent immédiatement du stock dans un mouvement dont le motif est Défectueux / réclamation fournisseur ; vous n'avez rien d'autre à enregistrer. Si elles sont encore dans votre entrepôt, aucun mouvement n'est enregistré : elles restent en stock, conservent leur valeur et sont mises de côté afin que rien d'autre ne puisse les utiliser avant que vous décidiez de leur sort.

Qui peut ouvrir une réclamation

Vous devez disposer de l'autorisation Manage Supplier Claims, qui vous permet également de consulter les bons de commande à l'origine des réclamations. Si votre accès est limité à certains services, vous ne pouvez déclarer que les produits de vos services dans une réclamation.

Si Ouvrir une réclamation n'apparaît pas, demandez à la personne qui gère vos utilisateurs de vérifier votre autorisation, ou vérifiez si votre offre inclut les réclamations fournisseurs. Celles-ci sont incluses à partir de l'offre Starter.

Comment ouvrir une réclamation

Une réclamation est toujours liée à une réception déjà enregistrée. Vous ne pouvez pas en ouvrir une depuis un bon de commande ou une expédition.

1. Ouvrez Stock, puis Réclamations fournisseurs, puis Ouvrir une réclamation en haut de la page.
2. Sous Commande reçue, choisissez la commande sur laquelle les unités défectueuses sont arrivées. Seules les commandes ayant au moins une réception sont affichées.
3. Cochez chaque produit défectueux. Pour chaque produit, la quantité reçue est affichée ainsi que, si une partie fait déjà l'objet d'une réclamation, Déjà réclamées. Si la commande comporte plusieurs lignes pour un même produit, cochez la ligne sur laquelle les unités défectueuses ont été reçues. Un produit ne peut apparaître qu'une seule fois dans une réclamation : l'autre ligne ne peut donc plus être cochée.
4. Saisissez la Quantité d'unités défectueuses pour chaque produit coché.
5. Vérifiez Prélever dans pour chaque produit coché et modifiez l'entrepôt si les unités se trouvent ailleurs.
6. Répondez à Où se trouve la marchandise maintenant ? Choisissez Toujours dans mon entrepôt pour conserver les unités en stock, à leur valeur et mises de côté afin que personne d'autre ne puisse les utiliser tant que la réclamation est ouverte. Choisissez Plus dans mon entrepôt pour les retirer du stock immédiatement et transférer leur valeur à la réclamation. Aucune réponse n'est sélectionnée par défaut et votre réponse s'applique à tous les produits cochés.
7. Si la marchandise est partie, choisissez Retournées au fournisseur ou Mises au rebut.
8. Ajoutez des Notes si le défaut nécessite une explication. Pour une réclamation qui entraîne un mouvement de stock, les notes sont copiées dans le mouvement afin que l'historique des mouvements indique pourquoi les unités sont sorties.
9. Cliquez sur Ouvrir une réclamation. Par exemple, lorsque vous cochez plusieurs produits, le bouton peut afficher Ouvrir une réclamation avec 3 produits.

Les produits sont enregistrés l'un après l'autre. Si l'un d'eux est refusé, les produits enregistrés avant lui restent dans la réclamation et les autres restent cochés, afin que vous puissiez corriger le problème et poursuivre.

Vérifier le coût hérité

La réclamation copie définitivement son coût unitaire depuis la ligne du bon de commande : le prix de la ligne converti dans votre devise, plus les frais annexes par unité de cette ligne. Ce coût détermine la valeur de la réclamation. Un remplacement gratuit envoyé ultérieurement par le fournisseur entre en stock à ce coût hérité, et non au prix de la commande de remplacement. Si vous choisissez la mauvaise commande, le coût sera erroné aussi bien pour la réclamation que pour le stock de remplacement.

Le panneau affiche le Coût unitaire hérité de chaque produit sous sa quantité et, une fois que vous avez saisi une quantité, la valeur de ce produit dans la réclamation. Utilisez ces deux chiffres pour vérifier que vous avez choisi la bonne commande.

Choisir un entrepôt et une quantité

Prélever dans détermine l'entrepôt sur lequel porte la réclamation. Si la marchandise est partie, choisissez l'entrepôt duquel elle a été retirée. Si elle reste sur place, choisissez l'entrepôt où elle est bloquée ; les unités doivent s'y trouver physiquement. Le stock peut être déplacé après sa réception : la marchandise défectueuse ne se trouve donc souvent plus dans son entrepôt de réception.

Le panneau sélectionne initialement l'entrepôt de réception de la commande s'il contient encore du stock ; sinon, il sélectionne l'entrepôt qui en contient le plus. Le nombre à côté du sélecteur correspond à la quantité en stock dans cet entrepôt.

Prélever dans n'apparaît que lorsque du stock est enregistré pour le produit dans un ou plusieurs entrepôts. Si ce champ n'apparaît pas, les unités sont prélevées dans l'entrepôt de réception de la commande, et l'enregistrement est refusé si cet entrepôt n'en contient pas assez.

La quantité ne peut dépasser aucune de ces deux limites :

1. La quantité qui peut encore faire l'objet d'une réclamation sur la ligne : la quantité reçue moins la quantité déjà déclarée dans une réclamation. Le panneau l'indique par Sur cette ligne, vous pouvez réclamer au maximum, suivi de cette limite.
2. La quantité libre dans l'entrepôt choisi : la quantité en stock moins les unités déjà bloquées par une autre réclamation et, pour la marchandise que vous conservez, moins les unités affectées à un assemblage ouvert.

Ouvrir une réclamation reste désactivé tant qu'une quantité dépasse celle qui peut faire l'objet d'une réclamation ou celle en stock, et tant que vous n'avez pas indiqué où se trouve la marchandise. Le nombre à côté de Prélever dans correspond à la simple quantité en stock ; il ne diminue pas lorsqu'une réclamation bloque des unités. Une quantité acceptée par le panneau peut donc tout de même être refusée à l'enregistrement, avec un message indiquant le nombre d'unités libres.

Si les unités sortent, déclarer des unités que vous ne détenez pas ferait passer le stock sous zéro. Si elles restent sur place, le blocage doit correspondre à des unités réellement présentes.

Quantité déjà déclarée dans une réclamation

La quantité déjà déclarée dans une réclamation sur la même ligne reste comptabilisée après que la réclamation a été soldée ou clôturée avec manquant. La clôture d'une réclamation ne libère pas ses unités.

Lever une réclamation avec La marchandise est conforme libère les unités, car elles étaient conformes et ne sont jamais sorties. La suppression de la réclamation les libère également et, si elles étaient sorties, les remet en stock. Pour une réclamation dont les unités sont sorties à son ouverture, annuler la sortie d'unités avec Corriger une sortie les remet en stock et les retire de la réclamation.

Retours, mise au rebut et unités bloquées

Retournées au fournisseur et Mises au rebut indiquent comment la marchandise est sortie ; les deux retirent les unités du stock de la même manière. Une réclamation n'a qu'une seule destination : toutes ses unités sont retournées ou toutes sont mises au rebut, et la première sortie détermine laquelle. Les unités qui suivent l'autre destination doivent faire l'objet d'une réclamation distincte.

Choisissez Toujours dans mon entrepôt pour conserver les unités en stock à leur valeur intégrale. Aucun autre mouvement, assemblage ou écart d'inventaire ne peut les consommer tant que vous ne les avez pas débloquées, que vous n'avez pas levé la réclamation ou que vous n'avez pas enregistré qu'elles sont déjà sorties.

Ajouter des produits d'une autre commande

Une réclamation peut contenir plusieurs produits d'une même commande. Pour ajouter ultérieurement un produit provenant d'une autre commande du même fournisseur, choisissez Ajouter un produit sur la ligne de la réclamation.

Vous pouvez le faire jusqu'à ce qu'une commande de remplacement soit liée à la réclamation. Après cela, Ajouter un produit est grisé, car cette commande unique doit couvrir tous les produits. Il ne vous est pas demandé à nouveau où se trouve la marchandise : la réponse de la réclamation s'applique à tous les produits.

Dates des réclamations et produits inactifs

La réclamation est datée au moment où vous l'enregistrez. Il n'y a pas de champ de date : vous ne pouvez donc pas antidater un défaut constaté aujourd'hui à la date d'arrivée de la marchandise.

Si les unités restent dans votre entrepôt, aucun mouvement de stock n'est encore créé. Un mouvement est enregistré lorsque vous les débloquez, à la date de ce jour, et il ne peut pas non plus être antidaté. Dans les deux cas, la date doit appartenir à un exercice qui n'est pas clôturé.

Un produit inactif ne peut pas faire l'objet d'une réclamation tant que vous ne l'avez pas réactivé.