Lier un bon de commande de remplacement à une réclamation

Lorsqu'un fournisseur accepte de remplacer une marchandise défectueuse, il envoie généralement les unités gratuitement sur un nouveau bon de commande d'une valeur nulle. En liant le bon de commande à la réclamation, vous indiquez à StockBold qu'ils sont associés.

Lorsque vous enregistrez une réception sur le bon de commande lié, les unités de remplacement entrent en stock au coût unitaire hérité par la réclamation de la réception d'origine, et non au prix nul indiqué sur le document de remplacement. Les quantités restant à régler sur la réclamation diminuent à hauteur des quantités reçues.

Tant que vous ne liez pas de bon de commande, rien ne relie la réclamation aux marchandises attendues : la réclamation reste ouverte, le remplacement entrerait en stock à un coût nul et la réclamation ne peut jamais être soldée.

Réclamations avec des unités défectueuses bloquées

Tout ce qui précède décrit le cas où les unités défectueuses ont quitté votre stock. Si la réclamation bloque encore les unités défectueuses sur votre étagère, rien n'est encore sorti et il n'y a donc aucune valeur à rétablir. La partie du remplacement qui correspond aux unités bloquées entre à coût nul. Une fois qu'elle est arrivée, enregistrez ce qu'il est advenu des unités bloquées : retournées au fournisseur, mises au rebut ou conservées.

Une réclamation avec des unités bloquées peut aussi être résolue sans remplacement : levez-la si la marchandise s'avère conforme, ou enregistrez que les unités sont déjà sorties.

Lier le bon de commande

1. Ouvrez Stock, puis Réclamations fournisseurs.
2. Recherchez la réclamation. L'onglet Ouvertes répertorie toutes les réclamations qui ne sont pas encore terminées, et le sélecteur Fournisseur permet de filtrer la liste.
3. Ouvrez le menu d'actions à la fin de la ligne de la réclamation. Si la réclamation bloque encore ses unités défectueuses, Lier le bon de commande de remplacement apparaît sous les options de résolution du stock bloqué.
4. Choisissez Lier le bon de commande de remplacement. Si un bon de commande est déjà lié, l'option s'intitule Changer le bon de commande de remplacement.
5. Sélectionnez le bon de commande sous Bon de commande de remplacement. La liste affiche uniquement les bons de commande de ce fournisseur auxquels la réclamation peut être liée, avec leur numéro et leur date.
6. Choisissez Enregistrer.

Après l'enregistrement, la ligne de la réclamation affiche Remplacement : suivi du numéro du bon de commande à côté du statut. Ce numéro permet d'ouvrir le bon de commande.

Une réclamation qui était Ouverte passe à Acceptée, ce qui indique que le fournisseur s'est engagé à remplacer les unités. Une réclamation qui a déjà dépassé le statut Ouverte conserve son statut. L'historique de la réclamation enregistre Bon de commande de remplacement lié, avec la date et l'auteur de l'action.

Quels bons de commande peuvent être liés

Un bon de commande n'apparaît dans la liste que s'il comporte une ligne pour chaque produit encore en attente dans la réclamation et si toutes ses lignes concernant ces produits sont à prix nul. Les lignes concernant d'autres produits peuvent avoir un prix.

Pour chacun de ces produits, des unités doivent encore être attendues sur le bon de commande, et aucune autre réclamation ouverte ne doit déjà y être liée. Si un bon de commande attendu est absent, l'une de ces conditions en est la raison. Un bon de commande sur lequel il ne reste rien à recevoir ne peut pas être lié à la réclamation, car le coût est appliqué à la réception des marchandises.

La liaison peut encore être refusée lors de l'enregistrement si des unités de remplacement du même produit sont déjà arrivées sur ce bon de commande pour une autre réclamation, au coût de cette réclamation. La liaison modifierait la valeur de ces unités ; utilisez donc un bon de commande distinct pour cette réclamation.

Recevoir les unités de remplacement

Si le fournisseur a placé le remplacement gratuit et un réapprovisionnement payant du même produit sur un seul bon de commande, demandez-lui de les séparer ou créez un bon de commande distinct d'une valeur nulle pour le remplacement.

Si le bon de commande apporte plus d'unités que celles encore dues au titre de la réclamation, les unités dues entrent au coût de la réclamation et la soldent. Les unités excédentaires entrent à coût nul sur une ligne distincte du même bon de commande, et un message vous l'indique lorsque vous enregistrez la réception.

Une seule réclamation ouverte peut être liée à un bon de commande de remplacement donné, et ce bon de commande doit comporter une ligne pour chaque produit encore en attente dans la réclamation. Tant qu'un bon de commande est lié, aucun produit ne peut être ajouté à la réclamation : Ajouter un produit est grisé et tout autre produit doit être ajouté à une nouvelle réclamation. À l'arrivée des marchandises, StockBold associe le bon de commande et le produit à la réclamation qui leur est liée et réduit les quantités en attente de celle-ci.

Modifier ou supprimer la liaison

Pour changer de bon de commande, ouvrez à nouveau le menu d'actions, choisissez Changer le bon de commande de remplacement, sélectionnez le bon de commande voulu et enregistrez.

Pour supprimer la liaison, effacez la sélection et enregistrez. La suppression est consignée dans l'historique de la réclamation et une réclamation pour laquelle rien n'a été reçu repasse à Ouverte. Une fois que des unités du bon de commande lié sont arrivées, la réclamation peut être liée à un autre bon de commande, mais ne peut pas rester sans liaison ; la boîte de dialogue vous l'indique.

Tant qu'un bon de commande de remplacement est lié à une réclamation qui bloque des unités, Supprimer la réclamation n'est pas proposé. Si une telle réclamation n'aurait jamais dû exister et qu'aucune autre action n'a été effectuée sur celle-ci, supprimez d'abord la liaison : Supprimer la réclamation redevient alors disponible.

Autorisations et réclamations clôturées

La liaison nécessite l'autorisation Manage Supplier Claims. Les propriétaires de l'organisation la possèdent toujours, et elle est accordée par défaut aux rôles Administrateur, Responsable de l'organisation et Achats.

Sans cette autorisation, le menu d'actions s'ouvre quand même, car toute personne pouvant consulter les réclamations peut lire leur historique, mais il ne contient pas Lier le bon de commande de remplacement. Cette option est également absente pour une réclamation déjà soldée, rejetée ou retirée, car une réclamation clôturée ne peut pas recevoir de remplacement.