Clôturer une réclamation fournisseur avec manquant

Lorsqu'un fournisseur vous indique qu'il ne remplacera pas les unités défectueuses, clôturez la réclamation avec manquant. Cette action enregistre la valeur perdue sur la réclamation et la clôture avec le statut Rejetée. Elle ne compte alors plus parmi ce que le fournisseur vous doit encore.

Avant de clôturer avec manquant

La réclamation doit encore comporter des unités à traiter, ne doit pas déjà être clôturée et ses unités doivent avoir quitté votre entrepôt. Une réclamation dont les unités sont encore bloquées ne peut pas être passée en perte.

Clôturer avec manquant n'apparaît que si vous êtes autorisé à gérer les réclamations fournisseurs, que la réclamation comporte encore des unités à traiter, qu'elle n'est pas déjà clôturée et qu'elle ne bloque pas de stock. Si les unités sont encore dans votre entrepôt, débloquez-les ou enregistrez d'abord leur sort. Cela s'applique aussi à une réclamation dont vous n'avez débloqué qu'une partie des unités.

Si la réclamation bloque encore ses unités, vous ne trouverez pas Clôturer avec manquant dans son menu d'actions. Vous y trouverez à la place Débloquer les unités bloquées (Enregistrer le sort des unités une fois que le remplacement des unités bloquées est arrivé), Elles sont déjà parties et, uniquement tant qu'aucune unité n'est partie, La marchandise est conforme. Débloquez d'abord les unités si elles quittent l'entrepôt.

Comment clôturer une réclamation avec manquant

1. Ouvrez Stock, puis Réclamations fournisseurs.
2. Recherchez la réclamation. L'onglet Ouvertes répertorie toutes les réclamations qui ne sont pas encore terminées, et le sélecteur Fournisseur permet de filtrer la liste.
3. Ouvrez le menu d'actions de la réclamation à l'aide du bouton à trois points situé en fin de ligne.
4. Choisissez Clôturer avec manquant. Dans une réclamation comportant plusieurs produits, l'action s'applique à un seul produit à la fois : la boîte de dialogue indique lequel ou vous permet de le choisir, et les autres produits restent ouverts.
5. Lisez la confirmation, qui indique le nombre d'unités qui seront passées en perte et leur valeur.
6. Choisissez à nouveau Clôturer avec manquant dans la boîte de dialogue pour confirmer, ou Annuler pour revenir en arrière.

Comment la perte est calculée

La perte correspond à la quantité restant à traiter multipliée par le coût unitaire enregistré dans la réclamation lors de son ouverture. Ce coût est une valeur figée : les modifications ultérieures du bon de commande d'origine ne le changent pas. Le montant indiqué dans la confirmation est donc celui qui sera enregistré.

La clôture avec manquant passe toujours en perte tout ce qui reste à traiter. Il n'est pas possible d'en passer une partie seulement en perte. Si le fournisseur a déjà envoyé des unités de remplacement, celles-ci ont déjà réduit la quantité due et seul le reste est passé en perte.

Vos niveaux de stock ne changent pas lorsque vous clôturez avec manquant et aucun mouvement de stock n'est créé. Les unités doivent déjà avoir quitté l'entrepôt : soit vous avez indiqué qu'elles avaient quitté votre entrepôt lorsque vous avez signalé le défaut, soit vous les avez débloquées plus tard, soit vous avez enregistré qu'elles étaient déjà parties dans le cadre d'un autre mouvement. Leur valeur est sortie avec elles à ce moment-là. Les passer à nouveau en perte en tant que stock réduirait votre quantité en stock deux fois pour une seule perte physique.

Retrouver la perte

Après la clôture avec manquant, la page Réclamations fournisseurs affiche un total cumulé suivi de la mention "passés en perte dans les réclamations clôturées avec manquant, enregistrés ici pour votre comptabilité". Il couvre toutes ces réclamations, quels que soient l'onglet, le fournisseur ou la page que vous consultez, et apparaît dès qu'il y a quelque chose à afficher. Une réclamation passe dans l'onglet Fermées avec le statut Rejetée une fois que tous ses produits sont clôturés et qu'aucun n'a été soldé ; si l'un de ses produits a été soldé, la réclamation affiche Soldée. Tant que d'autres produits restent ouverts, la réclamation conserve leur statut. Chaque produit indique le nombre d'unités passées en perte.

Une perte est un événement comptable daté, enregistré le jour de la clôture avec manquant. Il n'est pas possible d'enregistrer une perte dans un exercice clôturé.

La confirmation ne permet pas de saisir un motif ou une autre date. Conservez votre propre note sur le motif du refus du fournisseur, par exemple dans vos échanges par e-mail avec lui. L'historique de la réclamation indique qui l'a clôturée avec manquant et à quel moment.

Choisir la bonne action

Clôturer avec manquant est l'action à utiliser lorsque le défaut était réel, que les unités sont parties et qu'aucun remplacement n'est prévu.

La marchandise est conforme est l'action à utiliser lorsqu'il s'avère qu'il n'y avait pas de défaut et que les unités sont encore sur votre étagère. La réclamation est clôturée avec le statut Retirée, rien n'est passé en perte et les unités réintègrent le stock ordinaire et peuvent à nouveau faire l'objet d'une réclamation.

Supprimer la réclamation est destiné à une réclamation qui n'aurait jamais dû exister, par exemple pour un produit ou une quantité incorrects. Cette action supprime également les photos, les commentaires et l'historique de la réclamation.

Corriger une réclamation clôturée avec manquant

Il n'est pas possible de rouvrir une réclamation clôturée avec manquant. Si vous avez clôturé la mauvaise réclamation avec manquant et que rien n'a été reçu au titre de celle-ci, vous pouvez revenir en arrière en la supprimant. Cela supprime la perte avec la réclamation, remet en stock les unités qui étaient parties et libère la quantité réclamée sur la réception d'origine afin qu'elle puisse à nouveau faire l'objet d'une réclamation.

La suppression nécessite l'autorisation de supprimer des mouvements de stock ainsi que celle de gérer les réclamations. Elle est refusée dès qu'un remplacement a été reçu au titre de la réclamation ou que quoi que ce soit a été reçu sur le bon de commande de remplacement qui y est lié.

Créer une nouvelle réclamation pour les mêmes unités ne permet pas de contourner ce refus : une réclamation clôturée avec manquant continue de compter dans la quantité qui peut encore faire l'objet d'une réclamation sur la ligne du bon de commande.