Notificar material defectuoso y abrir una reclamación

Una reclamación al proveedor registra ante el proveedor el material defectuoso. Tú eliges si las unidades han salido de tu almacén o siguen allí.

Si las unidades ya no están, salen de existencias de inmediato mediante un movimiento con el motivo Defectuoso / reclamación al proveedor; no tienes que registrar nada más. Si siguen en tu almacén, no se registra ningún movimiento: permanecen en existencias, conservan su valor y quedan bloqueadas para que nada más pueda utilizarlas hasta que decidas qué hacer con ellas.

Quién puede abrir una reclamación

Necesitas el permiso Manage Supplier Claims, que también te permite leer los pedidos de compra a partir de los cuales se inicia una reclamación. Si tu acceso está limitado a determinados departamentos, solo puedes reclamar productos de tus departamentos.

Si no aparece Abrir reclamación, pregunta a quien gestione tus usuarios por el permiso o comprueba si tu plan incluye reclamaciones a proveedores. Las reclamaciones a proveedores están incluidas en el plan Starter y superiores.

Cómo abrir una reclamación

Las reclamaciones siempre se remontan a una entrega que ya se ha recibido. No puedes abrir una desde un pedido de compra ni desde un envío.

1. Abre Existencias, después Reclamaciones a proveedores y luego Abrir reclamación en la parte superior de la página.
2. En Pedido recibido, elige el pedido en el que llegaron las unidades defectuosas. Solo se muestran los pedidos con al menos una entrega.
3. Marca cada producto defectuoso. Cada producto muestra lo que se entregó y, si una parte ya está en una reclamación, Ya reclamadas. Si el pedido tiene más de una línea para el mismo producto, marca la línea en la que llegaron las unidades defectuosas. Un producto solo aparece una vez en una reclamación, por lo que ya no se puede marcar la otra línea.
4. Introduce la Cantidad de unidades defectuosas de cada producto marcado.
5. Comprueba Retirar de para cada producto marcado y cámbialo si las unidades están en otro almacén.
6. Responde a ¿Dónde está ahora la mercancía? Elige Siguen en mi almacén para mantener las unidades en existencias, con su valor y bloqueadas para que nadie más pueda utilizarlas mientras la reclamación esté abierta. Elige Ya no están en mi almacén para retirarlas de existencias ahora y trasladar su valor a la reclamación. No hay ninguna opción predeterminada y la respuesta se aplica a todos los productos que hayas marcado.
7. Si la mercancía ha salido, elige Devuelto al proveedor o Desechado.
8. Añade Notas si es necesario explicar el defecto. En una reclamación que mueve existencias, las notas se copian al movimiento para que el historial de movimientos muestre por qué salieron las unidades.
9. Haz clic en Abrir reclamación. Por ejemplo, cuando marcas varios productos, el botón puede mostrar Abrir reclamación con 3 productos.

Los productos se guardan uno tras otro. Si se rechaza uno, los productos guardados antes permanecen en la reclamación y los demás siguen marcados, para que puedas corregirlo y continuar.

Comprobar el coste heredado

La reclamación copia de forma permanente su coste unitario de la línea del pedido de compra: el precio de la línea convertido a tu moneda más los costes adicionales por unidad de esa línea. Esto determina el valor de la reclamación. Si más adelante el proveedor envía una sustitución gratuita, esta entra en existencias con ese coste heredado, no con el precio del pedido de sustitución. Si eliges el pedido equivocado, tanto la reclamación como las existencias de sustitución tendrán un coste incorrecto.

El panel muestra el Coste unitario heredado de cada producto debajo de su cantidad y, una vez que introduces una cantidad, el valor de ese producto en la reclamación. Utiliza ambas cifras para comprobar que has elegido el pedido correcto.

Elegir un almacén y una cantidad

Retirar de determina el almacén sobre el que actúa la reclamación. Si la mercancía ha salido, elige el almacén del que se retiró. Si se queda, elige el almacén donde está bloqueada; las unidades deben estar físicamente allí. Las existencias pueden moverse después de su recepción, por lo que el material defectuoso a menudo ya no está en el almacén de entrega.

El panel selecciona inicialmente el almacén de entrega del pedido si todavía tiene existencias; de lo contrario, selecciona el almacén que más tiene. El número junto al selector es la cantidad en existencias allí.

Retirar de solo aparece cuando el producto tiene existencias registradas en uno o más almacenes. Si no se muestra, las unidades salen del almacén de entrega del pedido y se rechaza el guardado si ese almacén no tiene suficientes.

La cantidad no puede superar ninguno de estos dos límites:

1. Lo que aún se puede reclamar en la línea: la cantidad entregada menos la cantidad ya reclamada. El panel lo indica con En esta línea se pueden reclamar como máximo seguido de la cantidad.
2. Lo que está libre en el almacén elegido: la cantidad en existencias menos todo lo que ya esté bloqueado por otra reclamación y, para la mercancía que conservas, menos todo lo asignado a un montaje abierto.

Abrir reclamación permanece desactivado mientras una cantidad supere lo que se puede reclamar o lo que hay en existencias, y hasta que respondas dónde está la mercancía. El número junto a Retirar de es la cifra total en existencias; no disminuye cuando una reclamación bloquea unidades. Por tanto, una cantidad que el panel acepta aún puede rechazarse al guardar, con un mensaje que indica cuántas unidades están libres.

Si las unidades salen, reclamar unidades que no tienes haría que las existencias quedaran por debajo de cero. Si se quedan, el bloqueo debe estar respaldado por unidades que realmente estén allí.

Cantidad ya reclamada

La cantidad ya reclamada en la misma línea sigue contando después de que una reclamación se resuelva o se cierre con faltante. Cerrar una reclamación no libera sus unidades.

Marcar una reclamación con El material está bien libera las unidades porque estaban en buen estado y nunca salieron. Eliminar la reclamación también las libera y, si habían salido, las devuelve a existencias. En una reclamación cuyas unidades salieron al abrirla, deshacer unidades con Corregir una salida las devuelve a existencias y las retira de la reclamación.

Devoluciones, desecho y unidades bloqueadas

Devuelto al proveedor y Desechado registran cómo salió el material; ambas opciones retiran las unidades de existencias de la misma manera. Una reclamación tiene un único destino: todas sus unidades se devuelven o todas se desechan, y la primera salida determina cuál. Las unidades que sigan el otro destino necesitan una reclamación propia.

Elige Siguen en mi almacén para mantener las unidades en existencias con su valor completo. Ningún otro movimiento, montaje o diferencia de recuento de inventario puede consumirlas hasta que las desbloquees, marques la reclamación con El material está bien o registres que ya han salido.

Añadir productos de otro pedido

Una reclamación puede contener varios productos de un mismo pedido. Para añadir más adelante un producto de otro pedido del mismo proveedor, elige Añadir producto en la fila de la reclamación.

Puedes hacerlo hasta que se vincule un pedido de sustitución a la reclamación. Después, Añadir producto aparece desactivado porque el mismo pedido debe cubrir todos los productos. No se vuelve a preguntar dónde está la mercancía: todos los productos comparten la respuesta de la reclamación.

Fechas de reclamación y productos inactivos

La reclamación se fecha al guardarla. No hay ningún campo de fecha, por lo que no puedes dar a un defecto detectado hoy la fecha en que llegó el material.

Si las unidades permanecen en tu almacén, todavía no se crea ningún movimiento de existencias. Se registra un movimiento cuando las desbloqueas, con la fecha de ese día, y tampoco se puede antedatar. En ambos casos, la fecha debe corresponder a un ejercicio que no esté cerrado.

No se puede reclamar un producto inactivo hasta que lo reactives.