Stock inicial y stock encontrado

StockBold ofrece dos formas de añadir existencias que no llegaron en un pedido de compra. El stock inicial registra la cantidad que ya tienes el día que empiezas a usar StockBold. El stock encontrado registra existencias que se dieron de baja y que han aparecido después.

No son intercambiables: el stock inicial requiere un coste unitario, el stock encontrado no, y cada uno tiene sus propias reglas sobre cuándo puedes usarlo.

Ambos están en Nuevo movimiento, en Existencias y después Movimientos. El mismo menú Nuevo movimiento también está en la página de cada producto activo, en su pestaña Movimientos.

Cada uno requiere su propio permiso: Initial Stock Movement y Found Items Movement. Si puedes abrir Nuevo movimiento, pero no aparece Stock inicial o Stock encontrado, no tienes el permiso correspondiente. Tampoco se permite guardar ese registro por ninguna otra vía. Consulta a la persona que gestiona los permisos de tu equipo.

Registrar stock inicial

Puedes registrar el stock inicial una vez por producto y solo mientras el producto no tenga ningún movimiento. En cuanto exista cualquier otro movimiento asociado al producto, la opción se cierra de forma permanente. Esta comprobación abarca toda la organización, por lo que el stock inicial de un producto se registra en un solo almacén.

1. Abre Existencias y después Movimientos.
2. Selecciona Nuevo movimiento y después Stock inicial.
3. Elige un proveedor si quieres reducir la lista de productos.
4. Elige el producto. No se ofrecen productos inactivos.
5. Espera a que termine la comprobación de elegibilidad debajo del campo del producto. Si el producto no cumple los requisitos, el mensaje indica si ya se estableció el stock inicial o si ya existen otros movimientos. El campo Coste unitario se desactiva y Añadir stock inicial permanece desactivado.
6. Elige el almacén.
7. Introduce la cantidad.
8. Introduce el coste unitario. La etiqueta del campo indica la moneda de tu organización. El coste es obligatorio: un campo vacío se rechaza. Puedes introducir 0, pero solo si las existencias realmente no costaron nada, ya que 0 se conserva como un coste real.
9. Establece como fecha de la operación la fecha a la que corresponde esa cantidad. No puede ser futura.
10. Añade un comentario si resulta útil.
11. Selecciona Añadir stock inicial.

El stock inicial registrado antes de que el coste fuera obligatorio puede no tener ningún coste. Su capa de coste en la página del producto aparece marcada como Falta el coste, esas unidades se valoran a 0 y el informe Valoración del inventario muestra cuántos productos están afectados.

Registrar stock encontrado

El stock encontrado está destinado a existencias que ya habías dado de baja. Para el producto y almacén que elijas, la cantidad que puedes añadir está limitada a todas las salidas registradas allí a lo largo del tiempo, menos todo lo que ya se haya recuperado, ya sea como stock encontrado o mediante un ajuste.

El panel muestra estas cifras en Límite de stock encontrado: Total de salidas (histórico), Ya añadido como stock encontrado, Ya recuperado con ajustes cuando los haya y Máximo permitido. El límite se aplica independientemente de cómo se recuperen las existencias, incluso mediante un recuento de inventario aprobado.

Un hallazgo con fecha pasada solo puede recuperar salidas registradas hasta esa fecha que no se hayan recuperado ya. Por tanto, la cantidad permitida puede ser inferior a la que muestra Máximo permitido. No se acepta un hallazgo que supere el límite y el mensaje indica cuántas unidades se pueden registrar.

Usa el stock encontrado solo para existencias que se registraron como retiradas y que han aparecido. Las mercancías que realmente llegaron sin registrarse no son stock encontrado: recíbelas como una entrega de un pedido de compra, para que se incorporen al coste que tuvieron. Si se registraran como stock encontrado, se valorarían al coste de salidas anteriores y cancelarían un consumo que realmente tuvo lugar.

1. Abre Existencias y después Movimientos.
2. Selecciona Nuevo movimiento y después Stock encontrado.
3. Elige un proveedor si quieres reducir la lista de productos.
4. Elige el producto. No se ofrecen productos inactivos.
5. Elige el almacén. Las cifras de Límite de stock encontrado se aplican a ese producto en ese almacén.
6. Introduce la cantidad. No puede superar el Máximo permitido, y una fecha pasada puede permitir una cantidad menor.
7. Establece la fecha de la operación. No puede ser futura.
8. Usa el comentario para registrar dónde y cómo se encontraron las existencias.
9. Selecciona Añadir stock encontrado.

Un hallazgo también reduce el coste de las ventas. El informe Coste de las ventas lo muestra como Correcciones (stock encontrado) en el periodo del hallazgo; no modifica un periodo anterior.

Cuando el Máximo permitido es cero, el campo de cantidad y el botón de crear están desactivados, y el panel indica que todas las salidas ya se han contabilizado. Esto significa que el stock encontrado no es la herramienta adecuada para lo que estás viendo. Si tienes más existencias de las que muestra StockBold y no se dio nada de baja, las unidades entraron sin registrarse: recíbelas en un pedido de compra. Para ajustar todo el almacén después de hacer el recuento, usa Recuentos de inventario, en Existencias.

Ejercicios cerrados

Ambos registros se rechazan si la fecha de la operación cae en un ejercicio que tu organización ha cerrado. El error indica el ejercicio. Cambia la fecha o consulta a alguien que tenga el permiso Lock/Unlock Years.

Registrar varios movimientos

Para el stock inicial, elige el siguiente producto antes de volver a guardar. El producto que acabas de guardar ya tiene un movimiento y deja de cumplir los requisitos.

Importar stock inicial

También puedes introducir el stock inicial al importar productos desde un archivo. Esos campos son opcionales y solicitan el valor total de la cantidad, en lugar del coste por unidad, en la moneda base de tu organización.

Una vez que una fila indica una cantidad, su valor es obligatorio. Si el valor está vacío o no es válido, la fila se rechaza con un error, y 0 se acepta como un coste real de cero. Importar stock inicial requiere el permiso Import Movements; sin él, los productos se importan igualmente, pero se omiten las cifras de existencias.