Traspasar existencias entre almacenes

Usa un traspaso para registrar existencias que se han movido físicamente entre almacenes, por ejemplo, de un almacén principal a una segunda instalación, de una tienda a la trastienda, o de una zona de estanterías para palés a la zona de producción.

Crear un traspaso

1. Abre Existencias y después Movimientos.
2. Selecciona Nuevo movimiento en la cabecera de la página. En una pantalla estrecha, el botón se llama Añadir.
3. Elige Traspaso en el menú.
4. Si quieres, elige un Proveedor para limitar la lista de productos a los de ese proveedor.
5. Elige el Producto. Los productos inactivos no se ofrecen. En un teléfono, puedes usar el enlace Escanear junto al campo del producto para buscarlo por código de barras.
6. Indica el Almacén de origen. Inicialmente aparece tu almacén predeterminado, si tienes uno, así que cámbialo si las existencias están en otro lugar. Cuando eliges un producto, la cantidad en existencias aparece entre paréntesis junto a cada almacén de la lista.
7. Indica el Almacén de destino. El almacén de origen no aparece en esta lista.
8. Introduce la Cantidad que quieres mover. Debe ser mayor que cero.
9. Comprueba la Fecha de operación. Inicialmente se establecen la fecha y hora actuales y no puede ser una fecha futura.
10. Si quieres, añade un Comentario para ayudar a quien consulte el movimiento más adelante.
11. Selecciona Crear traspaso.

Cada traspaso mueve un producto. Para mover varios productos entre los mismos dos almacenes, crea un traspaso para cada uno.

Cómo afectan los traspasos a las existencias y al valor

Un traspaso crea dos filas en la lista de movimientos: una negativa en el almacén de origen y otra positiva en el de destino, ambas con el motivo Traspaso. Son dos mitades del mismo registro y tu comentario aparece en ambas. Si al ordenarlas las filas quedaran en la misma posición, la fila negativa del origen aparece primero.

Las filas se compensan entre sí, por lo que el total de existencias del producto sigue siendo el mismo. No se compra, consume ni da de baja nada, por lo que el valor del inventario también se mantiene igual. Lo que cambia es el reparto de las unidades y su valor entre almacenes.

Como un traspaso no puede cambiar el total, no sirve para registrar existencias que se han consumido, vendido, perdido o encontrado. Para esos cambios, usa otra opción del menú Nuevo movimiento, como Salida o Ajuste.

Existencias disponibles y reclamaciones a proveedores

No puedes traspasar más unidades de las que hay en el almacén de origen. Si introduces una cantidad superior a las existencias allí disponibles, el campo de cantidad se pone rojo, aparece un mensaje que indica que la cantidad supera las existencias disponibles en el almacén de origen y Crear traspaso permanece deshabilitado hasta que reduzcas la cifra. La comprobación se repite al guardar, por lo que no puedes eludirla dejando la pantalla abierta.

Las unidades bloqueadas por una reclamación al proveedor abierta se pueden traspasar, y el bloqueo se traslada con ellas al nuevo almacén. Un traspaso no puede dejar en el origen menos unidades de las que están bloqueadas por la reclamación: mueve toda la cantidad bloqueada o desbloquéala primero en la reclamación. Si más adelante eliminas o reduces un traspaso que movió unidades bloqueadas, el bloqueo vuelve con ellas al almacén de origen.

Traspasos con fecha anterior y ejercicios cerrados

La comprobación de fechas anteriores es más estricta de lo que sugiere la cifra que aparece en pantalla. El mensaje del panel compara la cantidad con las existencias actuales del almacén de origen. Al guardar, los movimientos del almacén de origen se vuelven a procesar por orden de fecha, insertando el traspaso en la fecha de operación que elegiste. El traspaso se rechaza si el saldo acumulado de ese almacén quedara por debajo de cero en algún momento, y el mensaje indica la fecha en que ocurriría. Si esto sucede, cambia la fecha de operación a una posterior a la llegada de las existencias al origen.

Si la fecha de operación pertenece a un ejercicio cerrado, el traspaso se rechaza y no se guarda nada. El mensaje indica que el ejercicio está cerrado. Pon al traspaso una fecha de un ejercicio abierto o pide a alguien con el permiso Lock/Unlock Years que lo reabra.

Accesos directos y traspasos repetidos

En la página de un producto, abre la pestaña Movimientos y después usa Nuevo movimiento y Traspaso. El producto ya estará seleccionado.

En la lista de movimientos, pasa el cursor sobre el nombre del producto en una fila. Aparece un pequeño panel de Acciones rápidas. Selecciona el botón azul con dos flechas, llamado Traspaso, para abrir el panel con el producto de esa fila seleccionado.

Editar o eliminar un traspaso

Para corregir un traspaso, ábrelo desde la lista de movimientos y selecciona Editar. Puedes cambiar la cantidad, la fecha y hora, y el comentario. Los dos almacenes se muestran, pero no se pueden cambiar, por lo que un traspaso enviado al lugar equivocado debe eliminarse y registrarse de nuevo.

Al eliminar un traspaso, se eliminan a la vez los registros de origen y destino, y la acción no se puede deshacer.

Editar y eliminar requieren permisos distintos. Para editar necesitas Stock Out, Transfer & Adjustments, el mismo permiso necesario para crear un traspaso. Para eliminar necesitas Delete Stock Movements. Ninguno de los dos botones aparece en un movimiento con fecha de un ejercicio cerrado; en su lugar, el panel muestra un aviso que indica que el ejercicio está cerrado.

Permisos para traspasos

Traspaso solo aparece en el menú Nuevo movimiento para quienes tienen el permiso Stock Out, Transfer & Adjustments. Otras personas pueden seguir viendo Nuevo movimiento por los demás movimientos que tienen permiso para registrar, pero sin la opción Traspaso. Si no la ves, pide a quien gestione los usuarios que revise tus permisos.

Vaciar un almacén antes de eliminarlo

Los traspasos pueden ayudarte a vaciar un almacén que quieras cerrar. No se puede eliminar un almacén que aún tenga existencias, ni tampoco el almacén predeterminado. Traspasa sus existencias a otro almacén o dalas de baja mediante una salida antes de eliminarlo en Ajustes y después Almacenes.