Pedidos de compra
Controla cada compra desde la aprobación hasta el pago. Consulta las entregas, las facturas del proveedor y el saldo pendiente en cada pedido.
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Por qué es importante
Aprueba antes de recibir
Un pedido no puede recibirse ni marcarse como pagado antes de su aprobación.
Aprueba las cifras definitivas
Si modificas un pedido pendiente de aprobación, vuelve a borrador y necesita una nueva aprobación.
Planifica los pagos
Consulta los vencimientos de cada proveedor, mes a mes, según las condiciones de pago acordadas.
Cómo funciona
Cada pedido reúne la información de la compra, desde el primer borrador hasta el último pago, para que compras, almacén y administración trabajen con las mismas cifras.
Paso 1 de 4
Prepara el pedido
Parte de la Lista de reaprovisionamiento, con el proveedor, los productos y las cantidades ya indicados. También puedes crear el pedido desde cero y añadir precios, divisa, fecha de entrega y condiciones de pago.
- Cantidades sugeridas teniendo en cuenta lo ya pedido
- Crea el pedido desde cero si lo necesitas
- Indica precios, divisa y condiciones de pago
Paso 2 de 4
Solicita la aprobación
La persona que debe aprobarlo recibe un aviso en la aplicación y por correo electrónico. Si modificas el pedido mientras espera la aprobación, vuelve a borrador y debe aprobarse de nuevo.
- Responsables de aprobación por departamento
- Solicitudes registradas con nombre y hora
- Los cambios requieren una nueva aprobación
Paso 3 de 4
Envía y recibe
Exporta el pedido aprobado en PDF y envíalo al proveedor. Registra la mercancía recibida en Envíos, aunque llegue en varias entregas, y consulta lo que falta por recibir.
- Exporta el PDF para enviarlo al proveedor
- Recibe la mercancía en varias entregas
- Consulta lo pendiente en cada línea
Paso 4 de 4
Registra facturas y pagos
Registra las facturas del proveedor y los pagos en el pedido, incluso si hay varias facturas. Añade los aranceles y el transporte cuando conozcas los importes.
- Varias facturas, sin superar el total del pedido
- Saldo pendiente tras cada pago
- Aranceles y otros costes repartidos según el valor
En detalle
Aprobación por departamento
Distingue quién puede aprobar cualquier pedido y quién solo puede aprobar los suyos. En cada departamento, define quién aprueba, recibe y paga.
Stock valorado a su coste real
Los aranceles, el transporte, el seguro y la manipulación se reparten entre las líneas según su valor. El importe debido al proveedor no cambia.
Facturas dentro del total
Registra varias facturas en un mismo pedido. Si una supera el total del pedido, se rechaza.
Pagos a plazos
Divide el pago en plazos, por ejemplo, un 30 % al hacer el pedido y un 70 % a los 30 días de la factura. Los vencimientos se calculan automáticamente.
Importes confirmados y estimados
La previsión distingue los importes con fecha de pago confirmada de los estimados, y los pedidos aprobados de los borradores.
Precios contrastados con las facturas
Marca los precios como confirmados después de cotejarlos con la factura y filtra los pedidos pendientes de revisión.
Varias divisas, una valoración
Compra en la divisa del proveedor. El stock y los informes mantienen su valor en tu moneda, con el tipo de cambio indicado en el pedido.
Historial de aprobaciones
Cada solicitud, aprobación y vuelta a borrador queda registrada con nombre y hora.
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Preguntas frecuentes
¿Tienes otra pregunta?
Escríbenos desde la página de contacto o busca en las guías.
¿Cómo envío el pedido al proveedor?
Expórtalo en PDF y envíalo al proveedor por correo electrónico o por el medio que uses habitualmente.
¿Qué pasa si el pedido cambia después de aprobarlo?
Si lo vuelves a abrir, pasa a borrador y necesita otra aprobación. La mercancía ya recibida permanece registrada.
¿Cómo registro un pago?
Haz el pago a través de tu banco y después regístralo en el pedido para actualizar el saldo pendiente. La previsión de pagos también se actualiza.
¿Puedo registrar una factura antes de recibir la mercancía?
Sí. Registra la factura cuando llegue y la previsión de pagos tendrá en cuenta su fecha.
¿Puedo comprar en una divisa extranjera?
Sí. Cada pedido tiene su propia divisa y tipo de cambio. El stock se valora en tu moneda.
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