Avisos de stock y cantidades de seguridad

La cantidad de seguridad es la reserva que quieres mantener en existencias. Con el cálculo automático activado, StockBold combina tu consumo y el plazo de aprovisionamiento previsto para calcular un punto de pedido y una fecha de reaprovisionamiento prevista para cada producto.

Un producto tiene stock bajo cuando sus existencias disponibles —las existencias menos las unidades bloqueadas por reclamaciones a proveedores— están en su punto de pedido o por debajo de él, o cuando llega su fecha de reaprovisionamiento. Se señala a todas las personas que pueden verlo, salvo que lo hayan silenciado.

Con el cálculo automático desactivado, no se calculan ni se utilizan el punto de pedido ni la fecha de reaprovisionamiento. Un producto con un Stock de seguridad manual tiene stock bajo cuando sus existencias disponibles son iguales o inferiores a esa cantidad. Un producto sin esa cantidad no genera ningún aviso.

Establece la cantidad de seguridad en el producto. No hace falta nada más para recibir avisos: se incluyen todos los productos y no hay ninguna lista a la que tengas que añadirlos.

Establecer la cantidad de seguridad

1. Abre Catálogo y después Ver productos.
2. Haz clic en el producto.
3. Selecciona Página del producto en la vista previa que se abre.
4. Selecciona Editar producto y desplázate hasta Niveles de stock. También puedes abrir la pestaña Punto de pedido y seleccionar Editar parámetros para abrir el formulario directamente en Niveles de stock.
5. Introduce el Plazo de aprovisionamiento previsto en días. El punto de pedido incluye las existencias que consumirás mientras esperas al proveedor, por lo que un plazo incorrecto desplaza el aviso a un día equivocado.
6. Introduce una cifra en Stock de seguridad manual si quieres una reserva fija. Si eso es todo lo que necesitas, termina aquí y guarda.
7. Activa Activar el cálculo automático del stock de seguridad para calcular la reserva a partir de tu consumo.
8. Ajusta el control deslizante Meses de stock de seguridad al número de meses de existencias que quieres mantener como reserva.
9. Ajusta el control deslizante Periodo de cálculo (meses) al número de meses anteriores de consumo que quieres promediar. Ambos controles admiten de 1 a 12 meses.
10. Guarda el producto.

Editar producto y Editar parámetros solo aparecen para los roles con permiso para gestionar productos. Si no los ves, pide a un administrador que haga el cambio o te conceda permisos para editar productos.

Cómo se calculan las cifras

Con el cálculo automático activado, la cantidad de seguridad guardada en el producto es la mayor de estas dos cifras: la cantidad calculada y tu Stock de seguridad manual. La cifra manual es un mínimo, no un límite máximo. El punto de pedido y la fecha de reaprovisionamiento prevista utilizan esa cifra mayor, por lo que, si elevas la cifra manual por encima de la cantidad calculada, la fecha de reaprovisionamiento y el aviso se adelantan.

El consumo incluye los movimientos de Salida, los de Salida de montaje —componentes consumidos al completar un montaje— y los de Ajuste con cantidad negativa. Los productos recibidos mediante un pedido de compra, los traspasos, el stock encontrado, el stock inicial y las unidades defectuosas que salen de existencias por una reclamación al proveedor no son consumo y nunca aumentan las cifras.

Solo cuentan los meses anteriores completos, ya que el mes actual no ha terminado. El total se divide entre el número completo de meses del Periodo de cálculo, por lo que un mes sin consumo reduce la media.

El stock de seguridad es el consumo mensual multiplicado por Meses de stock de seguridad. El consumo diario es el consumo mensual dividido entre 30. El punto de pedido es la mayor de estas dos cifras: el stock de seguridad calculado y tu Stock de seguridad manual, más el consumo diario multiplicado por el plazo de aprovisionamiento previsto.

Redondear el resultado del stock de seguridad, el interruptor situado debajo de los controles deslizantes, no cambia la cantidad de seguridad: se redondea a unidades enteras en cualquier caso. El interruptor redondea el consumo mensual medio que se muestra en la vista previa del formulario y en la columna Consumo mensual de la página de avisos.

Al guardar un cambio en cualquier ajuste de reaprovisionamiento —el plazo de aprovisionamiento, los días de cobertura, la cantidad manual, el interruptor de cálculo automático o sus controles deslizantes— se recalculan inmediatamente las cifras del producto. Si se ha ejecutado un cálculo para tu organización hace menos de un minuto, la pestaña Punto de pedido indica que las cifras se actualizarán en el plazo de un minuto.

Los nuevos movimientos de stock y las aprobaciones de pedidos se incorporan al cálculo periódico, que se ejecuta aproximadamente una vez por hora. Si no se puede ejecutar un recálculo, el producto se guarda igualmente y la siguiente ejecución horaria lo actualiza.

La tarjeta Niveles de stock

La página del producto, en su pestaña Resumen, y la Vista rápida muestran una tarjeta Niveles de stock. Esta muestra las existencias, el Stock de seguridad, el Punto de pedido y el Consumo medio de los últimos meses completos.

Una etiqueta describe el nivel de stock. Debajo, un indicador marca el stock de seguridad y el punto de pedido, con una línea para las existencias. La misma etiqueta aparece junto a En existencias en el panel lateral de la página del producto.

Un nivel de 0 cuenta como ausencia de nivel. Si no hay stock de seguridad ni punto de pedido, la tarjeta no muestra ninguna etiqueta ni indicador, solo el texto Sin stock de seguridad ni punto de pedido no hay un nivel con el que comparar el stock. Mientras el cálculo automático está desactivado, Punto de pedido y Consumo medio muestran un guion.

Silenciar un producto

1. Abre Existencias y después Lista de avisos. La página se titula Avisos de productos.
2. Ve a la pestaña Productos silenciados.
3. Elige un producto con el selector de productos situado junto al encabezado.
4. Selecciona Silenciar.

También puedes usar el botón de campana de la propia página del producto, la campana de la columna Avisos de la lista de productos o la campana de la columna Avisos de Ver existencias. La columna Avisos de Ver existencias está oculta hasta que eliges mostrarla.

En la página del producto y en la lista de productos, la campana tiene tres aspectos:

Para reactivar los avisos, vuelve a seleccionar la campana, elige Reactivar avisos de stock bajo en el menú Más acciones de la página del producto o selecciona Reactivar en la pestaña Productos silenciados.

Silenciar es personal. Un producto que silencias solo desaparece de tu propia pestaña Requieren atención y de tus notificaciones; las demás personas que pueden verlo siguen recibiendo avisos. Un miembro limitado a determinados departamentos solo ve y recibe avisos sobre los productos de esos departamentos.

Encontrar productos que requieren atención

La pestaña Requieren atención de Avisos de productos enumera todos los productos activos que puedes ver y que tienen stock bajo. Se excluyen los productos que has silenciado.

Con el cálculo automático activado, un producto aparece en la lista cuando sus existencias disponibles —las existencias menos las unidades bloqueadas por reclamaciones a proveedores— están en su Punto de pedido o por debajo de él, o cuando ha pasado su fecha de reaprovisionamiento prevista. Con el cálculo automático desactivado, aparece cuando las existencias disponibles son iguales o inferiores a su Stock de seguridad manual. En ese caso, la columna Punto de pedido muestra esa cantidad, marcada como stock de seguridad manual, y las columnas calculadas a partir del consumo quedan vacías.

La columna En existencias sigue mostrando todas las unidades en existencias. Cuando hay unidades bloqueadas por reclamaciones a proveedores, una línea debajo de la cifra muestra cuántas están disponibles y cuántas están bloqueadas.

La pestaña tiene dos grupos. Por pedir contiene productos con stock bajo que no tienen un pedido de compra. Ya pedido contiene productos con un pedido de compra en camino: un pedido aprobado o pendiente de aprobación, con una línea del producto que todavía no se ha entregado por completo.

Un pedido en borrador o un pedido que no se ha aprobado no cuenta, por lo que el producto permanece en Por pedir. Un producto con pocas existencias que ya está pedido todavía no tiene fecha de reaprovisionamiento, pero sigue apareciendo en Ya pedido. Dentro de cada grupo, el producto más urgente según la fecha prevista de fin de stock aparece primero.

Avisos diarios de stock bajo

Una vez al día, StockBold te informa en la aplicación y por correo electrónico sobre los productos que puedes ver y que acaban de pasar a tener stock bajo, incluida la cantidad en existencias y cualquier pedido pendiente. Cada producto se anuncia una vez cuando pasa a tener stock bajo. Si vuelve a superar su punto de pedido y más adelante cae de nuevo, se anuncia otra vez en el siguiente aviso diario.

Si sigue con stock bajo, recibes un recordatorio después de 7 días o después del número de días establecido en Ajustes, luego Organización, en Avisos de stock bajo (Volver a avisar tras (días)).

Para detener estas notificaciones, abre Ajustes, después Notificaciones, y desmarca la casilla En la aplicación o Correo de la fila Stock bajo. Ambas están activadas salvo que las desactives. El correo no muestra importes.

Previsión de existencias

La tarjeta Previsión de existencias del panel enumera los productos con cálculo automático activado que previsiblemente agotarán sus existencias en un plazo de 30 días o que ya no tienen existencias, primero los que antes se agotan. Cada fila indica cuánto tiempo deberían durar las existencias, por ejemplo, Se agota en ~12 días, calculado a partir del consumo mensual medio y las existencias disponibles.

Las unidades bloqueadas por reclamaciones a proveedores no cuentan. Un producto cuyas existencias restantes están todas bloqueadas por reclamaciones se muestra sin existencias.

Una vez pasada la fecha de reaprovisionamiento de un producto, su fila se marca como Reaprovisionamiento vencido y se mueve al principio. En su lugar, se marca como En pedido cuando hay un pedido de compra pendiente, con la misma regla que el grupo Ya pedido. Una fila marcada como Recalculando ha recibido existencias desde el último cálculo; la siguiente ejecución horaria la actualiza.

Los productos con el cálculo automático desactivado no aparecen en la lista. Cuando algunos lo tienen desactivado, la tarjeta indica debajo de la lista cuántos de tus productos utilizan el cálculo automático respecto al total —por ejemplo, 12 de 37 productos usan el cálculo automático— y que los demás no están incluidos. Cuando ningún producto se va a agotar en ese plazo, indica cuántos productos con cálculo automático ha comprobado. A diferencia de los avisos, la tarjeta no es personal: incluye todos los productos que puedes ver.

Productos que no generan avisos

Con el cálculo automático activado, el producto se evalúa según su punto de pedido y su fecha de reaprovisionamiento. Para ello se necesita consumo registrado en los meses completos que se promedian o un Stock de seguridad manual. El punto de pedido cambia con el consumo y el plazo de aprovisionamiento.

Un producto con el cálculo automático desactivado y sin cantidad manual, o con el cálculo activado, sin consumo registrado todavía —sin salidas, consumo de montaje ni ajustes negativos— y sin cantidad manual, nunca llega a la pestaña Requieren atención ni aparece en las notificaciones, por muy bajas que sean sus existencias.

Avisos de productos indica cuántos de tus productos no tienen ni cálculo automático ni stock de seguridad manual, con un enlace Ver productos. En la lista de productos, el filtro Solo productos sin avisos de stock bajo permite encontrarlos.

La propia página de un producto de este tipo indica Los avisos de stock bajo están desactivados para este producto: no tiene ni cálculo automático ni stock de seguridad manual, con un botón Activar el cálculo automático para las personas con permiso para gestionar productos. Comprueba esos productos manualmente en lugar de esperar un aviso.

Desactivar o activar el cálculo automático

La fecha de reaprovisionamiento prevista y la fecha de fin de stock dejan de calcularse. El producto desaparece de la Previsión de existencias del panel, y su página y Ver existencias muestran esas fechas como no calculadas. Su punto de pedido y su consumo medio también se muestran como no calculados y dejan de generar avisos.

A partir de entonces, el producto solo genera avisos de stock bajo a partir de tu Stock de seguridad manual. Si no tiene esa cantidad, desaparece de la pestaña Requieren atención y de las notificaciones de stock bajo.

Para activar el cálculo automático sin abrir el formulario del producto, abre su pestaña Punto de pedido. Mientras está desactivado, un aviso indica El cálculo automático está desactivado para este producto, y Reaprovisionar antes de y Fecha de fin de stock muestran No calculado.

Las personas con permiso para gestionar productos disponen de un botón Activar el cálculo automático. A las demás se les indica que alguien que pueda editar productos puede activarlo. El botón activa Activar el cálculo automático del stock de seguridad, deja todos los demás ajustes como están y calcula las fechas inmediatamente o en el plazo de un minuto si acaba de ejecutarse un cálculo.

Un producto sin consumo registrado en los meses que se promedian sigue sin obtener fechas. Los valores muestran Requiere historial de salidas y un aviso indica que no se ha registrado consumo en los últimos meses completos; el mes actual no se incluye.