Añadir documentos y notas a un producto

Cada producto tiene sus propias pestañas Documentos y Notas. Usa Documentos para archivos como fichas técnicas, certificaciones, facturas de proveedores y fotos. Usa Notas para intercambiar mensajes breves por escrito con tus compañeros sobre el producto.

Nada de lo que se escribe en Notas se adjunta a un archivo, y los archivos subidos no aparecen en Notas.

Subir un documento

1. Abre Catálogo y luego Ver productos.
2. Haz clic en el producto.
3. Selecciona Página del producto en la vista previa que se abre.
4. Selecciona la pestaña Documentos. El número entre paréntesis junto al nombre de la pestaña indica cuántos archivos están ya adjuntos.
5. Selecciona Subir en la parte superior derecha del panel de documentos.
6. Elige un archivo. Se aceptan archivos PDF, Word, Excel y CSV, e imágenes en formato JPG, PNG, GIF o WEBP. Los demás tipos se rechazan con un mensaje que indica los tipos permitidos.
7. Rellena Título. Subir archivo permanece desactivado hasta que tenga un valor.
8. Elige una Categoría si quieres asignar una.
9. Indica una Fecha si quieres asignar una.
10. Introduce Notas si quieres añadirlas.
11. Selecciona Subir archivo.

Para abandonar la subida, selecciona Cancelar.

El campo Notas del formulario de subida describe ese archivo, no el producto. Por ejemplo, puedes introducir el número de emisión de un certificado. Los comentarios sobre el producto van en la pestaña Notas.

Arrastrar y soltar requiere Manage Documents, igual que Subir. Sin ese permiso, la página no reacciona al soltar un archivo. Si sueltas varios archivos a la vez, solo se sube el primero.

El tamaño máximo del archivo que puedes subir depende de tu plan. La subida también se rechaza con un mensaje si hace que tu organización supere su límite total de almacenamiento. Cuando el almacenamiento ya está lleno, Subir aparece desactivado y debajo se muestra una invitación a contratar un plan superior.

Buscar y abrir documentos de productos

Cada documento muestra una imagen pequeña de su primera página en el caso de los PDF y las imágenes, junto con su título, categoría, fecha y la persona que lo subió. Selecciona la imagen o el título para obtener una vista previa, o selecciona Descargar para guardar una copia en tu ordenador.

Los botones situados encima de la lista filtran los documentos por categoría. Incluyen Todos, cada categoría con su número de documentos y Sin categoría cuando algunos documentos no tienen ninguna. Una línea como 3 de 12 documentos indica cuántos se muestran. También puedes seleccionar la categoría de un documento para filtrar por ella.

Selecciona el control de edición de un documento para cambiar su Título, Categoría, Fecha y Notas. No puedes cambiar el archivo en sí. Para sustituirlo, sube el nuevo archivo y luego elimina el antiguo.

Gestionar las categorías de documentos

Las categorías se comparten en toda la organización; no se crean para cada producto. Al subir o editar un documento, la lista Categoría ofrece las categorías existentes y Ninguna categoría. Las personas con Manage Documents también disponen de Nueva categoría, que crea y selecciona una categoría en una sola acción, y de Gestionar en Ajustes. Cuando aún no existe ninguna categoría, la lista ofrece Crear la primera categoría.

1. Abre Ajustes y luego Documentos, bajo el encabezado Existencias del menú de ajustes. Las categorías están en la sección Tipos de documento.
2. Para añadir una categoría, escribe su nombre en Nombre de la categoría nueva.
3. Selecciona Crear.
4. Para cambiar el nombre de una categoría, selecciona el control de edición de su fila.
5. Cambia el nombre y guarda.
6. Para quitar una categoría, selecciona el control de eliminación de su fila.
7. Confirma la eliminación.

Documentos aparece en el menú de ajustes solo para las personas con Manage Documents. Sus categorías se aplican a los documentos de productos, no a los documentos subidos en un pedido de compra.

No se puede eliminar una categoría que todavía esté en uso. Su control de eliminación aparece desactivado y, al pasar el cursor por encima, se explica que la categoría tiene documentos. La columna Documentos de la misma fila muestra cuántos hay. Primero mueve esos documentos a otra categoría o cambia el nombre de la categoría en su lugar.

Buscar archivos en toda tu organización

Todos los archivos subidos en tu organización, tanto en productos como en pedidos de compra, también aparecen en una misma página. Abre Catálogo y luego Documentos.

La página tiene las carpetas Todos los documentos, Pedidos de compra y Productos. Usa Filtros para acotar la lista por Categoría, Proveedor, Producto, Tipo y las fechas Desde y Hasta. La lista muestra quién subió cada archivo y cuándo, y puedes cambiar entre una vista de lista y una de cuadrícula.

Selecciona varios documentos para descargarlos juntos o, si tienes Manage Documents, eliminarlos. En esta página, la eliminación espera cinco segundos, con la opción Deshacer, antes de completarse.

Buscar dentro de los archivos

El cuadro de búsqueda de la página Documentos busca coincidencias en nombres y títulos. Marca Buscar también dentro de PDF e imágenes para buscar también en el texto de los archivos.

Esto requiere Búsqueda OCR en documentos, que activa el propietario de la organización en Ajustes y luego Documentos. Está incluida en el plan Starter y superiores, con un límite mensual de páginas escaneadas que depende del plan.

El texto de cada archivo se lee en segundo plano después de la subida. Es posible que un archivo recién subido no se pueda encontrar por su contenido de inmediato, y una página cuyo texto no se pueda leer nunca se podrá encontrar por su contenido.

Añadir notas y responder a ellas

1. Abre la página del producto.
2. Selecciona la pestaña Notas.
3. Escribe tu nota.
4. Selecciona Enviar.

También puedes enviar una nota con Ctrl+Intro, o Cmd+Intro en un Mac. Para responder a una nota existente, selecciona Responder debajo de ella. Cuando una nota ya tiene respuestas, selecciona el número de respuestas que aparece debajo para mostrarlas.

Puedes editar y eliminar tus propias notas. Esos controles no aparecen en las notas escritas por otras personas, y un compañero no puede modificar las tuyas.

La pestaña Notas muestra las 50 notas más recientes, empezando por la más reciente, sin opción de pasar a páginas anteriores. Las respuestas no cuentan para ese límite de 50. El número junto a la pestaña Notas cuenta solo las notas, no las respuestas.

Permisos de documentos y notas

Los documentos se controlan mediante View Documents y Manage Documents. Sin View Documents, la pestaña Documentos muestra Acceso restringido en lugar de la lista, y Documentos no aparece en el menú Catálogo.

Con View Documents, pero sin Manage Documents, puedes obtener una vista previa de los archivos y descargarlos, pero Subir aparece desactivado y los controles de edición y eliminación no aparecen.

Las notas no requieren ningún permiso específico. Cualquiera que pueda abrir el producto puede leer sus notas y añadir una.