Stock initial et stock retrouvé

StockBold propose deux façons d'ajouter du stock qui n'est pas arrivé sur un bon de commande. Le stock initial enregistre la quantité que vous détenez déjà le jour où vous commencez à utiliser StockBold. Le stock retrouvé enregistre du stock qui avait été passé en perte et qui a depuis été retrouvé.

Ces deux options ne sont pas interchangeables : le stock initial nécessite un coût unitaire, contrairement au stock retrouvé, et chacune possède ses propres règles d'utilisation.

Les deux sont accessibles depuis Nouveau mouvement, sous Stock, puis Mouvements. Le même menu Nouveau mouvement est également disponible sur la page d'un produit actif, dans son onglet Mouvements.

Chacune des deux options nécessite une autorisation distincte : Initial Stock Movement et Found Items Movement. Si vous pouvez ouvrir Nouveau mouvement, mais que Stock initial ou Stock retrouvé est absent, vous ne disposez pas de l'autorisation correspondante. L'enregistrement de cette entrée est également refusé par toute autre voie. Adressez-vous à la personne qui gère les autorisations de votre équipe.

Enregistrer le stock initial

Vous pouvez enregistrer le stock initial une seule fois par produit, et uniquement si le produit ne possède encore aucun mouvement. Dès qu'un autre mouvement existe pour ce produit, l'option est définitivement indisponible. Cette vérification couvre toute votre organisation : le stock initial d'un produit ne peut donc être enregistré que dans un seul entrepôt.

1. Ouvrez Stock, puis Mouvements.
2. Sélectionnez Nouveau mouvement, puis Stock initial.
3. Choisissez un fournisseur si vous souhaitez réduire la liste des produits.
4. Choisissez le produit. Les produits inactifs ne sont pas proposés.
5. Attendez la fin de la vérification d'éligibilité sous le champ du produit. Si le produit n'est pas éligible, le message indique si le stock initial a déjà été défini ou si d'autres mouvements existent déjà. Le champ Coût unitaire est désactivé et Ajouter un stock initial reste grisé.
6. Choisissez l'entrepôt.
7. Saisissez la quantité.
8. Saisissez le coût unitaire. Le champ indique la devise de votre organisation. Un coût est obligatoire ; une valeur vide est refusée. Vous pouvez saisir 0, mais uniquement si le stock n'a réellement rien coûté, car 0 est conservé comme un coût réel.
9. Indiquez comme date de l'opération la date à laquelle cette quantité était exacte. Elle ne peut pas être dans le futur.
10. Ajoutez un commentaire si cela est utile.
11. Sélectionnez Ajouter un stock initial.

Un stock initial enregistré avant que le coût ne soit obligatoire peut ne pas avoir de coût du tout. Sa couche de coût sur la page du produit porte la mention Coût manquant, ces unités sont valorisées à 0 et le rapport Valorisation du stock indique le nombre de produits concernés.

Enregistrer du stock retrouvé

Le stock retrouvé concerne le stock que vous aviez déjà passé en perte. Pour le produit et l'entrepôt choisis, la quantité que vous pouvez ajouter est limitée au total de toutes les sorties de stock qui y ont été enregistrées, diminué de tout ce qui a déjà été réintégré, que ce soit comme stock retrouvé ou par un ajustement.

Le panneau affiche ces chiffres sous Limite du stock retrouvé : Total des sorties (toutes dates), Déjà ajouté comme stock retrouvé, Déjà récupéré par des ajustements lorsqu'il y en a, et Maximum autorisé. Cette limite s'applique quelle que soit la manière dont le stock est réintégré, y compris par un inventaire approuvé.

Un stock retrouvé dont la date est passée ne peut réintégrer que des sorties de stock enregistrées jusqu'à cette date et qui n'ont pas déjà été réintégrées. La quantité autorisée peut donc être inférieure à celle indiquée par Maximum autorisé. Une réintégration dépassant la limite est refusée et le message indique combien d'unités peuvent être enregistrées.

Utilisez le stock retrouvé uniquement pour du stock enregistré comme sorti et qui a été retrouvé. Les marchandises réellement arrivées sans avoir été enregistrées ne sont pas du stock retrouvé : enregistrez-les comme une réception sur un bon de commande, afin qu'elles entrent à leur coût réel. Si elles étaient enregistrées comme stock retrouvé, elles seraient valorisées au coût de sorties de stock antérieures et annuleraient une consommation qui a réellement eu lieu.

1. Ouvrez Stock, puis Mouvements.
2. Sélectionnez Nouveau mouvement, puis Stock retrouvé.
3. Choisissez un fournisseur si vous souhaitez réduire la liste des produits.
4. Choisissez le produit. Les produits inactifs ne sont pas proposés.
5. Choisissez l'entrepôt. Les chiffres de Limite du stock retrouvé s'appliquent à ce produit dans cet entrepôt.
6. Saisissez la quantité. Elle ne peut pas dépasser Maximum autorisé, et une date passée peut autoriser une quantité inférieure.
7. Définissez la date de l'opération. Elle ne peut pas être dans le futur.
8. Utilisez le commentaire pour indiquer où et comment le stock a été retrouvé.
9. Sélectionnez Ajouter du stock retrouvé.

Une réintégration réduit également votre coût des marchandises vendues. Le rapport Coût des marchandises vendues l'affiche sous Corrections (stock retrouvé) dans la période où le stock a été retrouvé ; il ne modifie pas une période antérieure.

Lorsque Maximum autorisé est égal à zéro, le champ de quantité et le bouton de création sont désactivés, et le panneau indique que toutes les sorties de stock ont été prises en compte. Cela signifie que le stock retrouvé n'est pas l'outil adapté à votre situation. Si vous détenez plus de stock que ne l'indique StockBold et que rien n'a été passé en perte, les unités sont entrées sans avoir été enregistrées : réceptionnez-les sur un bon de commande. Pour mettre en concordance tout le stock de l'entrepôt après l'avoir compté, utilisez Inventaires, sous Stock.

Exercices clôturés

Les deux types d'entrée sont refusés si la date de l'opération se situe dans un exercice que votre organisation a clôturé. Le message d'erreur indique l'année concernée. Modifiez la date ou adressez-vous à une personne disposant de l'autorisation Lock/Unlock Years.

Enregistrer plusieurs mouvements

Pour le stock initial, choisissez le produit suivant avant d'enregistrer à nouveau. Le produit que vous venez d'enregistrer possède désormais un mouvement et n'est plus éligible.

Importer le stock initial

Vous pouvez également saisir le stock initial lors de l'importation de produits depuis un fichier. Ces champs sont facultatifs et demandent la valeur totale de la quantité, plutôt qu'un coût unitaire, dans la devise de base de votre organisation.

Dès qu'une ligne indique une quantité, sa valeur est obligatoire. Une valeur vide ou invalide entraîne le rejet de la ligne avec un message d'erreur, et 0 est accepté comme un coût réel nul. L'importation du stock initial nécessite l'autorisation Import Movements ; sans celle-ci, les produits sont tout de même importés et les données de stock sont ignorées.