Ubicaciones de estantería: configurar estanterías en un almacén

Las ubicaciones de estantería te permiten registrar en qué estantería de un almacén se encuentran las existencias de un producto, no solo en qué almacén. Una estantería es un código que eliges, como A-01-1, y pertenece a un solo almacén. Las estanterías tienen un único nivel, sin zonas, pasillos, racks ni huecos por encima o por debajo. Si quieres incluirlos en el nombre, incorpóralos al código.

Las estanterías desglosan las existencias que ya hay en un almacén. Nunca añaden ni eliminan existencias ni cambian su valor. Solo los productos para los que activas el seguimiento por estantería se contabilizan estantería por estantería; los demás productos funcionan exactamente igual que antes. Consulta Ubicaciones de estantería: seguimiento de un producto por estantería.

Añadir estanterías

1. Abre Ajustes y, después, Almacenes.
2. En la fila del almacén, selecciona Estanterías en la columna Acciones. El botón también muestra cuántas estanterías tiene el almacén. Se abre la ventana Estanterías, con el nombre del almacén y su número de estanterías debajo del título.
3. En Añadir estanterías, en la parte inferior de la ventana, escribe o pega los códigos de estantería, uno por línea o separados por comas, por ejemplo A-01-1.
4. Selecciona Añadir estantería. Cuando introduces varios códigos, el botón muestra cuántos hay, por ejemplo Añadir 3 estanterías.

El cuadro Añadir estanterías admite un código por línea o códigos separados por comas, por lo que un código de estantería no puede contener comas. Después de añadir los códigos, aparece un informe debajo del cuadro que indica cuántas estanterías se han creado, con una línea Omitida y el motivo por cada código que no se ha añadido.

Un código se omite si está repetido en la lista, si el almacén ya tiene una estantería con ese código o si tiene más de 50 caracteres. Las líneas vacías se ignoran y se eliminan los espacios al principio y al final de cada código.

Los códigos son únicos dentro de cada almacén, sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas: a-01 y A-01 son la misma estantería. Dos almacenes distintos pueden tener cada uno una estantería llamada A-01.

Buscar estanterías en la ventana

La ventana muestra las estanterías del almacén agrupadas por pasillo. El pasillo es la parte del código anterior al primer guion, punto, barra o espacio. Por ejemplo, A-01 y A-02 aparecen bajo Pasillo A, junto con el número de estanterías que contiene. Los códigos que no contienen ninguno de esos caracteres aparecen al final, bajo Otras.

Los códigos de cada grupo se muestran en orden natural, de modo que A-2 aparece antes que A-10. Para encontrar una estantería, escribe parte de su código en Buscar estanterías. La agrupación solo cambia cómo se muestra la lista; las estanterías siguen teniendo un único nivel.

Cambiar el nombre de una estantería

Selecciona el lápiz de una estantería para convertir su código en un cuadro editable. Pulsa Intro o haz clic en cualquier otro lugar para guardar, o pulsa Esc para cancelar.

El nuevo código debe tener entre 1 y 50 caracteres y no debe estar ya en uso por otra estantería del mismo almacén. Si no se puede usar, el motivo aparece debajo del cuadro. Una vez guardado, la estantería pasa al lugar que le corresponde según el nuevo código. Al cambiarle el nombre, conserva sus existencias: las unidades permanecen donde están, bajo el nuevo código.

Eliminar estanterías

Para eliminar una estantería, selecciona la papelera de la estantería. Primero aparece una confirmación. Indica si la estantería está vacía; si aún contiene existencias, indica cuántas unidades de cuántos productos hay en ella.

Eliminar una estantería que contiene existencias no cambia ninguna cantidad ni valor de las existencias, y no se registra ningún movimiento de inventario. Las unidades dejan de estar en una estantería y pasan a Sin asignar en ese almacén. Puedes moverlas a otra estantería más adelante; consulta Ubicaciones de estantería: mover existencias entre estanterías. Los movimientos anteriores que usaron la estantería siguen mostrando su código.

Una estantería eliminada no se puede restaurar. Puedes añadir una nueva estantería con el mismo código, pero empieza vacía.

Para eliminar todas las estanterías de un almacén a la vez, por ejemplo, para empezar de nuevo con una distribución distinta, selecciona Eliminar todas las estanterías debajo del título, junto al número de estanterías. La confirmación muestra cuántas estanterías se eliminarán y cuántas unidades de cuántos productos contienen. Escribe el nombre del almacén exactamente como se muestra para habilitar el botón.

Las estanterías se eliminan juntas: se eliminan todas o ninguna. Sus unidades pasan a Sin asignar en ese almacén. Al igual que con una sola estantería, las cantidades y los valores de las existencias no cambian, no se registra ningún movimiento de inventario y los movimientos anteriores siguen mostrando las estanterías que usaron. Después, la ventana muestra que el almacén no tiene estanterías, con el cuadro Añadir estanterías listo para introducir nuevos códigos.

Quién puede gestionar las estanterías

Para añadir, cambiar el nombre y eliminar estanterías, incluida la eliminación de todas ellas, se necesita el permiso Manage Shelves. Los roles Administrador y Responsable de la organización lo incluyen, y el propietario de la organización siempre lo tiene. Manage Warehouses se aplica a los propios almacenes, no a sus estanterías. Cualquiera de los dos permisos hace que se muestre Almacenes en el menú Ajustes.

Sin Manage Shelves, la ventana Estanterías es de solo lectura: puedes ver y buscar estanterías, pero no se muestran los botones para cambiar el nombre y eliminar, Eliminar todas las estanterías ni el cuadro Añadir estanterías. Ver las estanterías no requiere ningún permiso específico.

Planes sin ubicaciones de estantería

En un plan sin ubicaciones de estantería, el botón Estanterías sigue apareciendo en cada almacén, pero una breve nota con un candado sustituye al cuadro Añadir estanterías e indica el plan que incluye ubicaciones de estantería. El propietario ve un enlace Comparar planes; a los demás se les pide que hablen con el propietario de la organización.

Si tu organización cambió a uno de esos planes después de usar estanterías, lo que ya tiene sigue funcionando. Las estanterías se conservan y puedes cambiarles el nombre y eliminarlas; los productos cuyo seguimiento ya estaba activado conservan sus cantidades por estantería y sus movimientos siguen pidiendo estanterías. Solo añadir nuevas estanterías y activar el seguimiento por estantería para más productos requieren un plan que incluya ubicaciones de estantería.

Ver qué contiene cada estantería

Abre Existencias y, después, Estanterías para ver todo lo almacenado en una estantería. La página muestra las estanterías de un almacén agrupadas por pasillo, con los productos y las cantidades de cada una. Consulta Ubicaciones de estantería: la página Estanterías.