Importar productos y proveedores desde un archivo CSV

Puedes crear productos y proveedores en bloque desde un archivo CSV.

Cómo importar productos o proveedores

1. Abre Ajustes y después Importar, en la sección Datos e integraciones del menú de ajustes. La página se llama Importar datos.
2. Elige Productos o Proveedores en Qué importar.
3. En el paso 1, Obtén la plantilla, selecciona Descargar. La plantilla tiene la fila de encabezados correcta y filas de ejemplo para tu selección.
4. En el paso 2, rellena una fila por cada producto o proveedor en tu programa de hojas de cálculo. Deja la fila de encabezados exactamente como está.
5. Guarda el archivo como CSV UTF-8. En Excel, selecciona Guardar como y después CSV UTF-8.
6. Configura los interruptores de Cuando el archivo contiene… según tu archivo. Consulta las descripciones de los interruptores más abajo.
7. En el paso 3, Sube y revisa, arrastra el archivo al área de subida o selecciónalo con Elegir archivo CSV. El archivo se comprueba en cuanto lo eliges; no se guarda nada hasta que confirmas. Si cambias un interruptor después, el archivo vuelve a comprobarse.
8. Revisa los resultados. Listas para importar, Con un aviso y Por corregir cuentan filas, y una línea debajo cuenta las filas que ya están en StockBold y se omitirán.
9. Haz clic en cualquiera de esos recuentos para ver las filas correspondientes o selecciona Mostrar las … filas para abrir todas las filas comprobadas en una ventana donde puedes usar Buscar en las filas.
10. Selecciona el botón de importación, que indica el número de filas.
11. Selecciona Sí, importar en la confirmación.

En la parte inferior de la página, Referencia de columnas muestra todas las columnas, qué introducir y qué ocurre si están vacías. Utiliza Buscar una columna para buscar en la referencia o haz clic en el nombre de una columna para copiarlo.

Interruptores de importación

Sea cual sea la configuración de los interruptores, solo se excluyen las filas afectadas; el resto del archivo se importa igualmente. La importación nunca actualiza un producto o proveedor existente. Para cambiar los registros existentes, edítalos en las pantallas de productos o proveedores.

Requisitos del archivo

El archivo debe ser un CSV de 10 MB como máximo. Se rechaza una hoja de cálculo guardada como .xlsx; expórtala primero como CSV. Tanto las comas como los puntos y comas funcionan como separadores.

Un archivo que no esté en UTF-8 se lee como texto de Windows (Europa occidental) y aparece un aviso. Comprueba las letras acentuadas en la vista previa o guarda el archivo como CSV UTF-8 y vuelve a subirlo.

Un archivo de productos debe contener name, product_code, supplier, category y unit. Un archivo de proveedores debe contener company_name y puede contener solo esa columna. Si falta una columna obligatoria, se rechaza todo el archivo y no se comprueba ninguna fila.

Las columnas que la importación no reconoce se notifican con un aviso y se ignoran, por lo que una columna adicional con tus propias notas no detiene la importación. Las filas vacías se ignoran. Una fila con más celdas que el encabezado, normalmente porque un valor contiene una coma y no está entre comillas, falla por sí sola; el resto del archivo se comprueba igualmente.

Comprobaciones de las filas de productos

Las filas se comprueban de una en una. Una fila de producto falla y se excluye si un campo obligatorio está vacío o si el proveedor, la categoría o la unidad no existe y la creación está desactivada.

Una fila de producto también falla si el código de moneda es desconocido, si unit_price es mayor que cero pero currency está vacío, si lead_time_days o safety_stock es negativo o no es un número, o si un código de barras no supera la comprobación de formato o no es único.

ean debe tener 13 dígitos y un dígito de control válido, upc debe tener 12 dígitos y un dígito de control válido, y barcode puede tener hasta 50 letras, dígitos o guiones. Cada uno de los tres debe ser único entre tus productos y dentro del archivo. Un valor que ya esté en otro producto o en una fila anterior del archivo hace que la fila falle.

En Excel, aplica el formato Texto a las columnas ean y upc antes de escribirlos. De lo contrario, Excel los convierte en números como 5.9E+12 y elimina los ceros iniciales.

Formatos numéricos en archivos de productos

La importación decide una sola vez para todo el archivo si el separador decimal es una coma o un punto, utilizando todos los números de unit_price, lead_time_days, safety_stock, reorder_cover_days y las columnas de stock inicial. Escribe todos los números de la misma manera, por ejemplo 1234.56 en todo el archivo o 1.234,56 en todo el archivo.

Se permiten separadores de miles. lead_time_days y safety_stock siguen la misma regla, por lo que un separador de miles en esas columnas se lee correctamente en lugar de truncar el número.

Si un valor es ambiguo, escribe los números enteros sin separador de miles, como 1234, o asegúrate de que otro número del archivo tenga decimales, como un precio escrito como 2.50. Después, vuelve a subir el archivo.

Comprobaciones de las filas de proveedores y departamentos

Una fila de proveedor solo falla si el nombre de la empresa está vacío, si el nombre coincide con el de un proveedor existente y Nombres de proveedor que ya están en StockBold está desactivado, si el mismo nombre aparece dos veces en el archivo o si email o contact_email no es una dirección de correo electrónico.

Un país, código de condiciones de pago, Incoterm, moneda o departamento que no coincida con tus ajustes no hace que la fila falle. El campo se deja vacío y aparece un aviso. Escribe los países por su nombre en inglés, por ejemplo Italy o Germany, y lee los avisos antes de dar por hecho que esos campos se han importado.

Los nombres y códigos se comparan sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas. Los productos y proveedores eliminados no cuentan: sus códigos y nombres pueden volver a utilizarse, y una fila no puede indicar un proveedor eliminado.

Si perteneces a departamentos, solo importas a los tuyos. Una fila con la celda departments vacía se asigna a todos tus departamentos, y una fila que indique un departamento al que no perteneces falla. Para todos los demás, departments contiene nombres de departamentos separados por comas; un nombre que no coincida se ignora y aparece un aviso.

Stock inicial y cobertura de reaprovisionamiento

La plantilla de productos incluye columnas opcionales de stock inicial: initial_stock_quantity, initial_stock_value, initial_stock_location, initial_stock_comment e initial_stock_date.

Una cantidad de 0 significa que no hay stock inicial. Una cantidad negativa o que no sea un número hace que la fila falle.

La fecha debe escribirse como YYYY-MM-DD, debe ser la fecha de hoy o una anterior y no debe estar en un ejercicio cerrado. Una fecha que incumpla cualquiera de estas reglas hace que la fila falle. Si la fecha está vacía, se utiliza la fecha de hoy en la zona horaria de tu organización.

initial_stock_location es el nombre del almacén. Si no coincide con uno de tus almacenes, se utiliza tu almacén predeterminado y aparece un aviso. Si tu organización no tiene ningún almacén configurado, el producto se crea igualmente sin su stock inicial y aparece un aviso.

Cuando una fila tiene una cantidad, el valor es obligatorio. Si está vacío o no es un número igual o mayor que 0, la fila se rechaza con un error que indica initial_stock_value. Introduce 0 solo si las existencias realmente no costaron nada.

La columna opcional reorder_cover_days establece cuántos días de consumo debe cubrir un pedido sugerido más allá del punto de pedido. Debe ser un número entero entre 1 y 365. Déjala vacía u omite la columna para asignar al producto el valor predeterminado de 30. Cualquier otro valor, como una fracción o 400, hace que la fila falle.

Resultados de la importación

Las filas fallidas no impiden importar las correctas. Se importa cada fila válida y, si una fila se rechaza mientras se guarda, solo se excluye esa fila. Si no hay ninguna fila válida, no se importa nada.

Después de la importación, Filas por revisar muestra todas las filas que no se importaron o que se guardaron sin alguna de sus partes, como el stock inicial. Indica el número de fila y el motivo para que puedas corregir las filas e importar un segundo archivo que contenga solo esas filas.

Permisos y límites del plan

La opción Importar aparece en el menú de ajustes solo para las personas con el permiso Import Products. Todas las acciones de la página requieren este permiso, incluida la descarga de plantillas.

La creación de stock inicial también requiere Import Movements, porque registra un movimiento de inventario. Sin este permiso, los productos se importan igualmente, pero se omite su stock inicial. Los resultados indican a cuántas filas afecta esto antes de que confirmes, y la confirmación lo repite. El propietario de la organización tiene ambos permisos automáticamente.

Tu plan puede limitar el número de productos o proveedores que puedes tener. Si ya has alcanzado el límite, el área de subida se sustituye por una invitación a mejorar el plan.

De lo contrario, en el momento de comprobar el archivo se compara el límite con el recuento actual más las filas que han superado la comprobación. Si el total supera el límite, el archivo se rechaza inmediatamente con un mensaje que indica tu recuento actual y el límite, y no llegas al botón de importación. Reduce primero el archivo o mejora el plan. Si estás dentro del límite, los resultados muestran tu recuento actual, el límite y el recuento que alcanzarías.