Cerrar un ejercicio finalizado

El cierre de un ejercicio bloquea todo lo fechado en un año determinado. Cierra un ejercicio cuando sus cuentas sean definitivas para que no se pueda modificar después una cifra que tu contable ya haya declarado.

Por ejemplo, una vez cerrado 2024, nadie en tu organización puede crear, editar ni eliminar un pedido de compra o un movimiento de inventario fechado en 2024, registrar una entrega fechada en 2024 ni añadir o quitar un ajuste de valor fechado en 2024.

El cierre se basa en la fecha que figura en el registro, no en la fecha de hoy. Cerrar el ejercicio anterior no te impide trabajar en el actual.

El cierre se aplica a todos, incluida la persona que lo realizó y los administradores. No hay excepciones. Para modificar un registro de un ejercicio cerrado, primero reabre el ejercicio, haz el cambio y vuelve a cerrarlo.

Planes y permisos

El cierre de ejercicios está incluido en el plan Starter y superiores. En un plan que no lo incluye, al confirmar Cerrar se abre una invitación a mejorar el plan. Siempre se puede reabrir un ejercicio, y los ejercicios cerrados anteriormente permanecen cerrados después de pasar a un plan sin cierre de ejercicios.

Para cerrar y reabrir ejercicios se necesita el permiso Lock/Unlock Years. Los roles Administrador y Contabilidad lo incluyen; los demás roles no.

Para conceder el permiso a alguien con otro rol, abre Ajustes, después Usuarios, abre la ficha de esa persona y marca Lock/Unlock Years en su pestaña Permisos. Dar a una persona permisos que su rol no incluye es posible en el plan Pro y superiores.

Sin el permiso, Cierre del ejercicio no aparece en el menú Ajustes y se rechazan las solicitudes de cierre o reapertura desde esa cuenta.

Cerrar un ejercicio

1. Abre Ajustes.
2. Selecciona Cierre del ejercicio en el menú de la izquierda.
3. Busca el año que quieres cerrar en Ejercicios disponibles.
4. Selecciona Cerrar junto a ese año.
5. Lee el mensaje de confirmación.
6. Confirma el mensaje.

El año pasa a la tabla Ejercicios cerrados, que registra el año, quién lo cerró y la fecha del cierre.

La lista Ejercicios disponibles se elabora a partir de las fechas de tus pedidos de compra y movimientos de inventario, más el año actual. No se ofrecen los años que no tienen datos ni tampoco los años futuros. Los años que ya has cerrado desaparecen de la lista.

Qué bloquea el cierre de un ejercicio

El cierre del año de la fecha del pedido de compra bloquea su creación, la edición del pedido o de sus líneas, su aprobación, reapertura y eliminación, la confirmación de precios, la modificación de sus gastos de envío, la adición o eliminación de un coste adicional, la modificación de su tipo de cambio y la eliminación de un documento adjunto. También se rechaza el registro de una entrega cuando la propia fecha de entrega corresponde a un ejercicio cerrado.

En cuanto a las existencias, el cierre bloquea la creación de una salida, un ajuste o un traspaso fechados en ese año, así como la edición o eliminación de los ya existentes. También bloquea el registro de stock encontrado o stock inicial en ese año, la aprobación de un recuento de inventario cuya fecha de operación corresponda a ese año, la finalización o reapertura de un montaje finalizado en ese año, la adición o eliminación de un ajuste de valor fechado en ese año y la apertura de una reclamación al proveedor fechada en ese año.

Cuando cambias una fecha, tanto el año al que pertenece actualmente el registro como el año al que lo trasladas deben estar abiertos. No puedes sacar un registro de un ejercicio cerrado ni cambiar su fecha a una anterior que corresponda a ese ejercicio.

Qué puedes seguir haciendo

Todo lo que hay en un ejercicio cerrado sigue siendo plenamente consultable. Puedes abrir los registros, buscarlos, exportarlos y elaborar informes sobre ellos. Siguen contando para tus cifras de existencias y valoraciones. Solo se rechazan los cambios.

Ajustes de valoración del inventario

Mientras haya algún ejercicio cerrado, no se puede cambiar el Método de valoración de la organización (FIFO, LIFO o coste medio ponderado). Un nuevo método volvería a valorar todas las fechas pasadas, incluidos los ejercicios cerrados, por lo que la página de ajustes de la organización deshabilita el método e indica los ejercicios cerrados. Para cambiarlo, primero reabre esos ejercicios.

Incluir los gastos de envío de los pedidos de compra en la valoración del inventario sí se puede cambiar mientras haya un ejercicio cerrado. Solo se aplica a los pedidos de compra cuyos costes adicionales por unidad se vuelvan a calcular después, y los pedidos fechados en un ejercicio cerrado no se pueden modificar.

Reabrir un ejercicio

1. Abre Ajustes.
2. Selecciona Cierre del ejercicio en el menú de la izquierda.
3. Busca el año en la tabla Ejercicios cerrados.
4. Selecciona Reabrir en esa fila.
5. Confirma el mensaje que aparece.

Al reabrir el ejercicio se elimina el registro del cierre. La tabla Ejercicios cerrados muestra quién cerró un ejercicio y cuándo, pero, una vez reabierto, esa fila desaparece y no queda ningún registro de la reapertura. Si reabres un ejercicio para corregir una sola cifra, vuelve a cerrarlo en cuanto hagas la corrección.

Años naturales

El cierre abarca un año natural, de enero a diciembre, según la fecha de cada registro. Si tu ejercicio económico no va de enero a diciembre, el cierre de un ejercicio no coincidirá exactamente con él.