Marquer un fournisseur comme actif ou inactif

Chaque fournisseur possède un interrupteur Actif, qui se règle manuellement. Les nouveaux fournisseurs sont actifs par défaut. Désactivez cet interrupteur lorsque vous n'achetez plus auprès d'un fournisseur, mais souhaitez conserver tout ce qui lui est associé.

L'interrupteur Actif se trouve dans la section Paramètres du formulaire fournisseur, que vous ajoutiez ou modifiiez un fournisseur.

Rendre un fournisseur inactif

1. Ouvrez Catalogue, puis Fournisseurs.
2. Cliquez sur le nom du fournisseur pour l'ouvrir.
3. Cliquez sur Modifier le fournisseur en haut de la page. Sur un téléphone, ouvrez le menu … et choisissez Modifier le fournisseur.
4. Faites défiler le formulaire jusqu'à la section Paramètres, en bas.
5. Désactivez l'interrupteur Actif.
6. Cliquez sur Enregistrer.

La modification d'un fournisseur nécessite l'autorisation Add / Edit Supplier. Sans cette autorisation, Modifier le fournisseur, Supprimer et le bouton d'ajout d'un fournisseur ne s'affichent pas. Un fournisseur extérieur à vos services que vous pouvez voir parce qu'il fournit une commande à laquelle vous avez accès s'ouvre avec la mention Lecture seule.

Que se passe-t-il lorsqu'un fournisseur est inactif ?

La liste Fournisseurs affiche les fournisseurs actifs par défaut : un fournisseur inactif n'y apparaît donc plus. Partout où il apparaît encore, son nom est grisé et accompagné de la mention Inactif.

Ses bons de commande, réclamations, produits, mouvements de stock, prix et documents restent intacts, et vos chiffres et rapports ne sont pas affectés. Seuls les listes et les menus déroulants de fournisseurs se comportent différemment.

Un fournisseur inactif disparaît également des menus déroulants de fournisseurs lorsque vous créez un bon de commande ou ajoutez un composant à un assemblage, ainsi que des filtres de fournisseurs de la liste des bons de commande et de la page Réclamations fournisseurs. Les bons de commande existants qui indiquent ce fournisseur ne sont pas affectés. Pour créer un nouveau bon de commande pour ce fournisseur ou filtrer par ce fournisseur depuis l'un de ces menus déroulants, réactivez-le d'abord.

L'interrupteur Actif du fournisseur est distinct du paramètre actif de chaque produit. Rendre un fournisseur inactif ne modifie pas ses produits, qui continuent d'apparaître dans les listes de produits et dans le stock comme auparavant.

Afficher ou réactiver un fournisseur

Pour afficher ou réactiver un fournisseur inactif, élargissez d'abord le filtre de la liste.

1. Sur un ordinateur, ouvrez Catalogue, puis Fournisseurs.
2. Repérez Activité dans la barre latérale des filtres à côté de la liste.
3. Remplacez Fournisseurs actifs par Tous les fournisseurs dans Activité.
4. Ouvrez le fournisseur souhaité. Les fournisseurs inactifs sont grisés et accompagnés de la mention Inactif.
5. Cliquez sur Modifier le fournisseur.
6. Réactivez l'interrupteur Actif dans la section Paramètres.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque Activité est réglé sur Tous les fournisseurs, sa zone est entourée d'un cadre orange pour indiquer que la liste inclut davantage de fournisseurs que ceux avec lesquels vous travaillez habituellement.

Le filtre Activité est disponible uniquement dans la barre latérale des filtres sur un ordinateur. Sur un téléphone, le panneau de filtres ne propose que la recherche, le pays et le service : réactivez donc un fournisseur depuis un ordinateur.

Supprimer un fournisseur

Supprimer se trouve dans le menu … de la page du fournisseur. Son option Conserver l'historique marque tout de même tous les produits du fournisseur comme supprimés et supprime définitivement tous les fichiers associés : images et documents des produits, ainsi que les documents de ses bons de commande.

Les deux options de suppression sont refusées tant que le fournisseur a une réclamation ouverte. Conserver l'historique est également refusée tant que l'un de ses produits possède un stock, positif ou négatif. Le message nomme ces produits ; ramenez d'abord leur stock à zéro, par exemple avec une sortie de stock. Conserver l'historique est également refusée lorsque le fournisseur possède un enregistrement daté d'un exercice clôturé ou antérieur à celui-ci.

L'autre option, Supprimer définitivement, est réservée aux fournisseurs qui n'ont jamais été utilisés. Elle est refusée si le fournisseur possède un bon de commande ou une réclamation, ou si l'un de ses produits possède des mouvements de stock, du stock actuel, des ajustements de valeur, des lignes de commande, des réceptions, des inventaires, des utilisations dans un assemblage ou des notes, ou tout élément daté d'un exercice clôturé. Une suppression refusée ne modifie rien.

Comment le statut actif des fournisseurs a été défini initialement

Avant l'existence de l'interrupteur Actif, un fournisseur était considéré comme actif uniquement s'il possédait un bon de commande daté des 365 derniers jours ou avait été ajouté au cours de la dernière année. Cette ancienne règle a été appliquée une seule fois pour définir les valeurs initiales : certains fournisseurs que vous utilisez encore ont donc pu être initialement définis comme inactifs. Réactivez un tel fournisseur et il restera actif.