Bons de commande
Ajouter et gérer un fournisseur
Ajoutez un fournisseur, gérez ses informations et utilisez sa page. Découvrez comment les conditions de paiement et les Incoterms sont gérés et qui peut les modifier.
Les fournisseurs se trouvent dans Catalogue, puis Fournisseurs. La liste affiche vos fournisseurs actifs, avec une étoile pour marquer les favoris. Les filtres à gauche permettent de restreindre la liste par nom d'entreprise, pays, nom du contact, activité et service. Cliquez sur le nom d'un fournisseur pour ouvrir sa page.
Ajouter un fournisseur
- Ouvrez Catalogue, puis Fournisseurs.
- Sélectionnez Ajouter en haut à droite.
- Sous Informations sur l'entreprise, saisissez le Nom de l'entreprise. C'est le seul champ obligatoire et deux fournisseurs ne peuvent pas porter le même nom.
- Renseignez le Site web, l'E-mail de l'entreprise, le Téléphone de l'entreprise et le N° de TVA / SIRET si vous les connaissez, puis le Contact principal et l'Adresse.
- Dans la section Paramètres, choisissez les Services, la Devise, la Condition de paiement et l'Incoterm.
- Laissez Actif activé.
- Sélectionnez Enregistrer.
La Devise, la Condition de paiement et l'Incoterm sont renseignés sur chaque nouveau bon de commande pour ce fournisseur et peuvent être modifiés sur le bon de commande. Le Pays détermine la langue dans laquelle le PDF du bon de commande est rédigé. Les Services déterminent qui peut voir le fournisseur et ses bons de commande lorsque les comptes sont limités à certains services.
L'ajout, la modification et la suppression de fournisseurs nécessitent l'autorisation Add / Edit Supplier. Sans cette autorisation, Ajouter, Modifier le fournisseur et Supprimer ne sont pas affichés.
Le nombre de fournisseurs dépend de votre offre. Une fois la limite atteinte, Ajouter est grisé et la liste affiche un message vous invitant à changer d'offre.
Vous n'avez pas à importer de logo. Lorsqu'un fournisseur a un Site web, StockBold récupère l'icône de ce site peu après l'enregistrement et l'affiche comme logo du fournisseur. La modification du site web remplace le logo.
Modifier un fournisseur
Ouvrez le fournisseur et sélectionnez Modifier le fournisseur en haut de la page. Sur téléphone, cette option se trouve dans le menu …. Le formulaire est le même que pour l'ajout.
Si vous retirez un service du fournisseur, une fenêtre Retirer des services du fournisseur répertorie d'abord les produits du fournisseur qui quittent également ce service. Sélectionnez Retirer et enregistrer pour continuer.
La page du fournisseur
La page s'ouvre sur l'onglet Accueil, avec des chiffres tels que le nombre total de commandes, le montant total dépensé, la valeur du stock et les réceptions en attente, suivis de Informations sur l'entreprise, Contact principal, Paiement et expédition et des bons de commande les plus récents.
Les autres onglets sont Produits, avec les produits du fournisseur et leur stock ; Bons de commande, qui apparaît si vous pouvez consulter les bons de commande ; et Documents, avec les fichiers associés aux produits et aux bons de commande du fournisseur. Nouvelle commande permet de commencer un bon de commande pour ce fournisseur et Nouveau produit permet de lui ajouter un produit.
Avec l'autorisation Add / Edit Supplier, l'onglet Accueil comporte également une carte Reconnaissance des e-mails. Elle affiche les domaines et adresses e-mail du fournisseur, que la boîte de réception fournisseurs utilise pour classer les e-mails sous ce fournisseur. Les articles sur la boîte de réception fournisseurs expliquent son fonctionnement.
Si votre compte est limité à certains services, vous voyez les fournisseurs de ces services. Un fournisseur extérieur à ces services qui approvisionne un bon de commande que vous pouvez voir s'ouvre avec la mention Lecture seule.
Conditions de paiement et Incoterms
L'en-tête de la page Fournisseurs comporte deux autres boutons, Incoterms et Conditions de paiement. Seules leurs icônes apparaissent sur les petits écrans.
Chacun ouvre une fenêtre qui répertorie vos codes, avec un champ pour ajouter un code, tel que FOB ou NET30, et une description facultative. Les codes doivent être uniques. Survolez une ligne pour afficher ses boutons de modification et de suppression ; sur un écran tactile, ils sont toujours affichés.
La modification des Incoterms nécessite l'autorisation Manage Incoterms, incluse dans les rôles Administrateur, Achats et Comptabilité. La modification des conditions de paiement nécessite l'autorisation Manage Payment Terms, incluse dans les rôles Administrateur et Achats. Le propriétaire dispose toujours des deux autorisations. Sans l'autorisation correspondante, la fenêtre se limite à répertorier les codes.
Un Incoterm ou une condition de paiement utilisé par un fournisseur ou un bon de commande ne peut pas être supprimé ; le message indique combien l'utilisent.
Une condition de paiement peut également comporter des règles d'échéances qui créent un échéancier de paiement sur chaque bon de commande. Consultez Conditions de paiement et échéances sur un bon de commande.
Désactiver ou supprimer un fournisseur
Pour ne plus utiliser un fournisseur, désactivez Actif plutôt que de le supprimer. Il disparaît de vos listes et sélecteurs et conserve tout son historique. Consultez Marquer un fournisseur comme actif ou inactif.