Créer et approuver un bon de commande

Un bon de commande passe par trois états : Brouillon, En attente et Approuvé. Vous le créez en tant que Brouillon, le soumettez pour approbation, puis une personne disposant des droits d'approbation l'approuve. Chaque étape est une action distincte, dont le bouton se trouve dans la bannière colorée en haut de la commande.

Créer un bon de commande

1. Ouvrez Achats dans le menu supérieur.
2. Sélectionnez Nouveau bon de commande. Vous pouvez aussi commencer une commande depuis la page d'un fournisseur avec Nouvelle commande, ou depuis la Liste de réapprovisionnement.
3. Choisissez le Fournisseur. Sa devise, sa Condition de paiement et son Incoterm sont renseignés automatiquement et vous pouvez les modifier.
4. Vérifiez la Date du bon de commande, qui ne peut pas être postérieure à aujourd'hui.
5. Choisissez un Entrepôt de livraison.
6. Vérifiez la Devise.
7. Si la commande n'est pas dans la devise de votre organisation, saisissez le Taux de change réel. Il est initialisé à 1, et un taux de 1 valoriserait le stock au montant en devise étrangère. La ligne sous le champ indique 1 [votre devise] = [taux] [devise de la commande].
8. Renseignez Livraison prévue, Référence fournisseur, Notes et Frais de port si nécessaire.
9. Sous Produits, sélectionnez Ajouter un produit pour chaque ligne. Chaque ligne doit comporter un produit de ce fournisseur, une quantité supérieure à zéro, un prix supérieur ou égal à zéro et une taxe.
10. Sélectionnez Enregistrer.

Enregistrer reste indisponible tant que le fournisseur, la Date du bon de commande, l'Entrepôt de livraison, une devise valide et au moins une ligne de produit complète ne sont pas renseignés. Il reste également indisponible si la Date du bon de commande est dans le futur, si la Livraison prévue est antérieure à la Date du bon de commande, si un prix est négatif ou si le taux de change ou les frais de port ne sont pas un nombre valide. L'Entrepôt de livraison reste obligatoire lorsque vous modifiez la commande par la suite.

Vous ne pouvez pas enregistrer une commande dont la Date du bon de commande tombe dans un exercice clôturé.

Les commandes dans une devise autre que celle de votre organisation sont incluses dans l'offre Starter et les offres supérieures. Avec l'offre Free, le champ Devise est fixé sur la devise de votre organisation et affiche un cadenas.

La création, la modification et la soumission de commandes nécessitent l'autorisation Create / Edit / Delete Purchase Orders. Sans cette autorisation, Nouveau bon de commande n'apparaît pas dans le menu et Nouvelle commande n'apparaît pas sur la page du fournisseur.

Soumettre une commande pour approbation

Une nouvelle commande est un Brouillon. Rien n'est attendu de cette commande tant que vous ne l'avez pas soumise.

1. Ouvrez le bon de commande.
2. Dans la bannière bleue Brouillon en haut de la page, sélectionnez Demander l'approbation. Si vous êtes autorisé à approuver vous-même la commande, ce même bouton indique Passer à l'approbation.
3. Confirmez dans la boîte de dialogue. Si vous soumettez un brouillon créé par une autre personne, la boîte de dialogue indique le nom de son créateur et vous demande de confirmer. La commande passe à l'état En attente.

Le bouton est désactivé pendant que vous modifiez la commande : enregistrez donc d'abord vos modifications. Il n'apparaît pas si vous ne disposez pas de l'autorisation Create / Edit / Delete Purchase Orders, si l'exercice de la commande est clôturé ou si le fournisseur a été supprimé.

La soumission informe les personnes chargées d'approuver, sauf si vous pouvez approuver vous-même la commande. Si une personne chargée de l'approbation par défaut est définie pour le service ou l'organisation, elle seule est informée. Si aucune n'est définie, toutes les personnes qui peuvent approuver la commande et la voir sont informées, à l'exception de la personne qui l'a soumise.

Approuver une commande

L'approbation engage la commande.

1. Ouvrez le bon de commande. Il doit être En attente : un Brouillon ne peut pas être approuvé directement.
2. Dans la bannière orange En attente, sélectionnez Approuver.
3. Confirmez dans la boîte de dialogue Approuver le bon de commande.

Les propriétaires peuvent approuver toutes les commandes. Toute autre personne doit disposer de l'autorisation Approve Purchase Orders, qui couvre toutes les commandes, ou de l'autorisation Approve Own Purchase Orders, qui couvre uniquement les commandes qu'elle a elle-même créées. Sans l'une de ces autorisations, le bouton Approuver n'apparaît pas. Si votre compte est limité à certains services, vous ne pouvez approuver que les commandes que vous êtes autorisé à voir.

Le bouton Approuver disparaît également pendant la modification de la commande, et la bannière indique alors que l'enregistrement remettra la commande à l'état Brouillon. Il est également masqué si le fournisseur a été supprimé ou si l'exercice de la commande est clôturé.

Lorsqu'une commande change avant son approbation

Si quelqu'un modifie la commande entre le moment où votre écran l'a chargée et celui où vous sélectionnez Approuver, l'approbation est refusée. Un message indique que le bon de commande a été modifié depuis son chargement, puis la page se recharge avec la version actuelle. Relisez la commande, puis approuvez-la.

Définir la date de livraison prévue depuis le rapport Prévision des paiements compte comme une telle modification. Elle laisse la commande En attente, mais elle est enregistrée dans l'historique de la commande. Une approbation depuis un écran chargé avant cette modification est donc refusée de la même manière.

La vérification se base sur la dernière modification enregistrée de la commande : toute modification consignée compte, qu'elle concerne les produits, les totaux, les dates, les notes, les frais de port ou le taux de change. C'est une sécurité financière : l'approbation fixe le montant auquel votre organisation s'engage, elle ne peut donc pas être accordée sur la base de chiffres qui ont déjà été remplacés.

Après l'approbation

Une fois approuvée, la commande indique qui l'a approuvée et quand. La bannière verte Approuvé affiche ces deux informations ; sur un téléphone, elle affiche uniquement l'état.

L'approbation lance également la transmission aux personnes concernées. La personne qui a demandé l'approbation est informée, ou, si personne ne l'a demandée, la personne qui a créé la commande, sauf s'il s'agit de vous. Si une personne chargée des expéditions par défaut est définie et que la commande n'a pas encore d'enregistrement d'expédition, un enregistrement est créé, lui est attribué et elle est informée. Si une personne chargée des paiements par défaut est définie, elle est informée que la commande est approuvée et doit être payée.

Chaque notification suit les paramètres de notification de son destinataire, et l'échec d'une notification n'annule pas l'approbation.

Rouvrir une commande approuvée

Une commande approuvée ne peut plus être modifiée. Pour la modifier, sélectionnez Rouvrir dans la bannière Approuvé. Elle repasse alors à l'état Brouillon et doit être approuvée à nouveau.

Rouvrir nécessite l'autorisation Create / Edit / Delete Purchase Orders et est masqué si vous ne la possédez pas, ainsi que si l'exercice est clôturé ou si le fournisseur a été supprimé.

L'état Non approuvé

L'écran de la commande comporte également un état Non approuvé, affiché sous forme de bannière rouge. La demande d'approbation et l'approbation décrites ici ne placent jamais une commande dans cet état.