Enregistrer des factures fournisseurs sur un bon de commande

L'enregistrement des factures fournisseurs permet à la prévision des paiements d'utiliser des dates réelles. Les échéances dont la date de référence est la date de facture ou la fin du mois de facture sont planifiées à partir des dates de facture que vous enregistrez.

Tant qu'aucune facture ne couvre un montant, la prévision l'estime à partir de la date de réception. Si rien n'a encore été réceptionné, elle utilise la date de livraison prévue, puis la date du bon de commande.

Avant de commencer

Vous pouvez ajouter ou modifier des factures uniquement sur un bon de commande Approuvé dont le fournisseur n'a pas été supprimé. Le statut de réception ou de paiement n'a pas d'importance : vous pouvez donc enregistrer une facture d'acompte avant l'arrivée des marchandises. Sur tout autre bon de commande, Ajouter une facture et l'icône en forme de crayon ne sont pas affichés.

Toute personne pouvant ouvrir le bon de commande peut voir la carte et consulter ses factures. L'ajout, la modification et la suppression de factures nécessitent l'autorisation Manage PO Invoices. Le propriétaire la possède toujours, et les rôles Administrateur et Comptabilité l'incluent. Sur les offres proposant des autorisations par personne, elle peut aussi être accordée à une personne. Sans cette autorisation, la carte est en lecture seule.

Si votre compte est limité à certains services, vous pouvez uniquement travailler sur les factures des bons de commande de ces services.

Enregistrer une facture

1. Ouvrez Achats.
2. Ouvrez Afficher les bons de commande.
3. Ouvrez le bon de commande approuvé auquel la facture correspond.
4. Dans la carte Factures et paiements, sélectionnez Ajouter une facture à côté de Factures fournisseur. L'en-tête du formulaire indique le bon de commande et le fournisseur, ainsi que le montant restant à facturer.
5. Saisissez le numéro de la facture du fournisseur, s'il y en a un. Un même numéro ne peut pas être enregistré deux fois pour un fournisseur.
6. Indiquez la date figurant sur la facture du fournisseur. Par défaut, il s'agit de la date du jour. Elle ne peut pas être dans le futur ni dans un exercice clôturé.
7. Si le formulaire demande ce que couvre la facture, sélectionnez la carte correspondante. Voir "Choisir ce que couvre la facture" ci-dessous.
8. Saisissez le montant dans la devise du bon de commande, et non dans la vôtre. Il doit être supérieur à zéro. Utiliser la totalité renseigne le montant restant sur la carte que vous avez choisie.
9. Pour ajouter une note, sélectionnez Ajouter une note et saisissez-la.
10. Sélectionnez Enregistrer la facture.

Consulter les totaux facturés et les paiements

La carte Factures et paiements se trouve dans la barre latérale gauche, sous la carte indiquant le fournisseur, le total et les statuts. En haut, elle indique les montants facturé et payé, le montant restant dû, ainsi qu'une barre et une ligne indiquant le montant restant à facturer.

En dessous figurent l'échéancier de paiement, lorsque les conditions de paiement comportent des échéances, puis Factures fournisseur, avec une ligne par facture dans l'ordre des dates de facture, suivies des paiements enregistrés sur le bon de commande.

Vous pouvez enregistrer les factures partielles séparément. La carte les additionne dans le montant Facturé et affiche le pourcentage facturé et le montant restant sous la barre. Lorsque le total des factures atteint le total du bon de commande, la ligne indique Entièrement facturé.

Choisir ce que couvre la facture

Lorsque le bon de commande comporte des conditions de paiement, le formulaire les affiche dans un bandeau sous l'en-tête. Un libellé indique si elles ont été définies sur le bon de commande ou si elles proviennent du fournisseur. Ouvrez le bandeau pour voir chaque échéance, sa valeur sur le bon de commande et si les factures enregistrées la couvrent : Non facturé, Partiellement facturé avec le montant restant, ou Facturé. Les personnes qui ne peuvent pas voir les prix d'achat voient les échéances sans les montants.

Ce que le formulaire demande dépend des conditions de paiement :

Si elles ne comportent aucune échéance, aucune question n'est posée. Si toutes les échéances ont la facture comme date de référence, il n'y a rien à choisir : une seule carte indique que le montant est réparti entre elles proportionnellement à leurs pourcentages.

Dans les autres cas, Que couvre cette facture ? affiche une carte regroupant les échéances ayant la facture comme date de référence, et une carte pour chaque échéance ayant un autre événement comme date de référence, par exemple la date du bon de commande, son approbation ou la réception. Chaque carte indique le montant restant. Laissez la carte des échéances ayant la facture comme date de référence sélectionnée, sauf si la facture correspond à une étape précise, comme un acompte ou une avance.

Si aucune échéance n'a la facture comme date de référence, seules les cartes des échéances apparaissent. Choisissez celle que couvre la facture. Ces échéances sont calculées à partir de leurs propres événements de référence : la date de facture ne les modifie donc pas. Pour une nouvelle facture avec de telles conditions de paiement, la carte de la première échéance est sélectionnée par défaut : vérifiez-la avant d'enregistrer.

Sous le montant, Jusqu'à indique le montant restant sur la carte sélectionnée. Vous pouvez saisir un montant supérieur, par exemple lorsqu'une facture fournisseur couvre deux échéances. Le formulaire vous avertit, mais enregistre quand même la facture, à condition que le total du bon de commande ne soit pas dépassé. La part dépassant le montant de l'échéance est imputée aux échéances ayant la facture comme date de référence, en commençant par celles pour lesquelles un montant reste à couvrir.

Comprendre les libellés des factures

Chaque facture de la liste indique ce qu'elle couvre : pour le n° 1 lorsqu'elle correspond à une échéance, répartie sur #2, #3 lorsqu'elle est répartie entre des échéances ayant la facture comme date de référence, ou Rattachement obsolète.

Rattachement obsolète signifie que l'échéance à laquelle la facture était rattachée ne fait plus partie des conditions de paiement du bon de commande, généralement parce que celles-ci ont changé après l'enregistrement de la facture. Le montant reste pris en compte et la prévision le considère comme couvrant les échéances ayant la facture comme date de référence. Pour faire disparaître le libellé, modifiez la facture, choisissez la carte correspondant à ce qu'elle couvre et enregistrez.

Modifier ou supprimer une facture

Pour corriger une facture, sélectionnez l'icône en forme de crayon sur sa ligne, modifiez les informations et enregistrez.

Pour supprimer une facture, sélectionnez l'icône en forme de corbeille sur sa ligne, puis sélectionnez Supprimer pour confirmer. Une facture datée d'un exercice clôturé ne peut pas être supprimée.

La suppression reste possible après la réouverture du bon de commande, afin qu'une facture enregistrée par erreur puisse être supprimée. Pour ajouter ou corriger des factures, vous devez attendre que le bon de commande soit de nouveau approuvé.

Le total facturé dépasse le total du bon de commande

Une barre rouge indiquant que le total facturé dépasse le total du bon de commande signifie que les factures ne correspondent plus au bon de commande, généralement parce que le total de celui-ci a été réduit après leur enregistrement. Rien n'est bloqué, mais vérifiez les factures et le total du bon de commande, car la prévision utilise des chiffres qui ne concordent pas.