Lieferantenrechnungen zu einer Bestellung erfassen

Durch das Erfassen von Lieferantenrechnungen stehen der Zahlungsprognose tatsächliche Daten zur Verfügung. Raten mit dem Rechnungsdatum oder dem Ende des Rechnungsmonats als Bezugsdatum werden anhand der erfassten Rechnungsdaten eingeplant.

Solange ein Betrag nicht durch eine Rechnung abgedeckt ist, schätzt die Prognose ihn anhand des Wareneingangsdatums. Wenn noch nichts eingegangen ist, verwendet sie das erwartete Lieferdatum und andernfalls das Bestelldatum.

Bevor Sie beginnen

Sie können Rechnungen nur bei einer Bestellung mit dem Status Freigegeben hinzufügen oder bearbeiten, deren Lieferant nicht gelöscht wurde. Der Liefer- und Zahlungsstatus spielt keine Rolle, sodass Sie eine Anzahlungsrechnung erfassen können, bevor die Ware eintrifft. Auf allen anderen Bestellungen werden Rechnung hinzufügen und das Stiftsymbol nicht angezeigt.

Alle, die die Bestellung öffnen können, können die Karte sehen und ihre Rechnungen lesen. Zum Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Rechnungen ist die Berechtigung Manage PO Invoices erforderlich. Der Inhaber hat sie immer; die Rollen Administrator und Buchhaltung enthalten sie ebenfalls. Bei Tarifen mit Berechtigungen pro Person kann sie auch einer einzelnen Person erteilt werden. Ohne diese Berechtigung ist die Karte schreibgeschützt.

Wenn Ihr Konto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, können Sie nur mit Rechnungen zu Bestellungen in diesen Abteilungen arbeiten.

Rechnung erfassen

1. Öffnen Sie Einkauf.
2. Öffnen Sie Bestellungen anzeigen.
3. Öffnen Sie die freigegebene Bestellung, zu der die Rechnung gehört.
4. Wählen Sie in der Karte Rechnungen und Zahlungen neben Lieferantenrechnungen die Schaltfläche Rechnung hinzufügen. Die Formularüberschrift nennt die Bestellung und den Lieferanten und zeigt, welcher Betrag noch in Rechnung gestellt werden kann.
5. Geben Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten ein, falls vorhanden. Dieselbe Nummer kann für einen Lieferanten nicht zweimal erfasst werden.
6. Stellen Sie das Rechnungsdatum auf das Datum der Lieferantenrechnung ein. Zunächst ist das heutige Datum voreingestellt. Das Datum darf weder in der Zukunft noch in einem gesperrten Geschäftsjahr liegen.
7. Wenn das Formular fragt, was die Rechnung abdeckt, wählen Sie die passende Karte. Siehe „Wählen, was die Rechnung abdeckt“ weiter unten.
8. Geben Sie den Betrag in der Währung der Bestellung ein, nicht in Ihrer eigenen. Er muss größer als null sein. Vollen Betrag … verwenden trägt den verbleibenden Betrag der ausgewählten Karte ein.
9. Um eine Notiz hinzuzufügen, wählen Sie Notiz hinzufügen und geben Sie sie ein.
10. Wählen Sie Rechnung speichern.

Rechnungssummen und Zahlungen anzeigen

Die Karte Rechnungen und Zahlungen befindet sich in der linken Seitenleiste unter der Karte mit Lieferant, Gesamtbetrag und Statusangaben. Oben zeigt sie, wie viel in Rechnung gestellt und bezahlt wurde, was offen ist sowie anhand eines Balkens und einer Zeile, welcher Betrag noch in Rechnung gestellt werden kann.

Darunter folgen der Zahlungsplan, sofern die Zahlungsbedingung Raten enthält, und anschließend Lieferantenrechnungen mit einer Zeile pro Rechnung in der Reihenfolge des Rechnungsdatums. Danach werden die auf der Bestellung erfassten Zahlungen angezeigt.

Sie können Teilrechnungen als separate Einträge erfassen. Die Karte addiert sie im Wert In Rechnung gestellt und zeigt unter dem Balken den in Rechnung gestellten Prozentsatz und den verbleibenden Betrag. Wenn die Einträge zusammen den vollen Bestellwert ergeben, steht in der Zeile Vollständig berechnet.

Wählen, was die Rechnung abdeckt

Wenn die Bestellung eine Zahlungsbedingung hat, zeigt das Formular diese in einem Band unter der Überschrift an. Eine Kennzeichnung gibt an, ob sie auf der Bestellung festgelegt wurde oder vom Lieferanten stammt. Öffnen Sie das Band, um jede Rate, ihren Wert auf der Bestellung und ihre Abdeckung durch erfasste Rechnungen zu sehen: Nicht berechnet, Teilweise berechnet mit dem noch offenen Betrag oder Berechnet. Personen, die keine Einkaufspreise sehen dürfen, sehen die Raten ohne Beträge.

Was das Formular abfragt, hängt von der Zahlungsbedingung ab:

Wenn sie keine Raten enthält, wird nichts abgefragt. Wenn alle Raten die Rechnung als Bezugsdatum haben, gibt es nichts auszuwählen: Eine einzelne Karte zeigt an, dass der Betrag entsprechend den Prozentsätzen auf sie verteilt wird.

Andernfalls zeigt Was deckt diese Rechnung ab? eine gemeinsame Karte für die Raten mit der Rechnung als Bezugsdatum und je eine Karte für jede Rate mit einem anderen Ereignis als Bezugsdatum, etwa dem Bestelldatum, der Freigabe oder dem Wareneingang. Jede Karte zeigt den darauf verbleibenden Betrag. Lassen Sie die Karte für die Raten mit der Rechnung als Bezugsdatum ausgewählt, es sei denn, die Rechnung bezieht sich auf einen bestimmten Meilenstein, etwa eine An- oder Vorauszahlung.

Wenn keine Rate die Rechnung als Bezugsdatum hat, erscheinen nur Karten für einzelne Raten. Wählen Sie die Karte der Rate, die die Rechnung abdeckt. Die Fälligkeit dieser Raten richtet sich nach ihren jeweiligen Ereignissen; das Rechnungsdatum verschiebt sie daher nicht. Bei einer neuen Rechnung für eine solche Zahlungsbedingung ist zunächst die Karte der ersten Rate ausgewählt. Prüfen Sie sie daher vor dem Speichern.

Unter dem Betrag zeigt Bis zu an, was auf der ausgewählten Karte verbleibt. Sie können mehr eingeben, zum Beispiel wenn eine Lieferantenrechnung zwei Raten berechnet. Das Formular warnt Sie, erfasst die Rechnung aber trotzdem, sofern der Bestellwert nicht überschritten wird. Der Teil, der über die Rate hinausgeht, wird auf Raten mit der Rechnung als Bezugsdatum angerechnet, beginnend mit denjenigen, bei denen noch ein Betrag verbleibt.

Rechnungskennzeichnungen verstehen

Bei jeder Rechnung in der Liste steht, was sie abdeckt: für #1, wenn sie sich auf eine Rate bezieht, aufgeteilt auf #2, #3, wenn sie auf Raten mit der Rechnung als Bezugsdatum verteilt wird, oder Zuordnung veraltet.

Zuordnung veraltet bedeutet, dass die Rate, auf die die Rechnung verwies, nicht mehr Teil der Zahlungsbedingung der Bestellung ist. Meist liegt das daran, dass die Zahlungsbedingung nach dem Erfassen der Rechnung geändert wurde. Der Betrag zählt weiterhin, und die Prognose behandelt ihn so, als würde er die Raten mit der Rechnung als Bezugsdatum abdecken. Um die Kennzeichnung zu entfernen, bearbeiten Sie die Rechnung, wählen Sie die Karte, die sie abdeckt, und speichern Sie.

Rechnung bearbeiten oder entfernen

Um eine Rechnung zu korrigieren, wählen Sie das Stiftsymbol in ihrer Zeile, ändern Sie die Angaben und speichern Sie.

Um eine Rechnung zu entfernen, wählen Sie das Papierkorbsymbol in ihrer Zeile und anschließend zur Bestätigung Löschen. Eine Rechnung mit einem Datum in einem gesperrten Geschäftsjahr kann nicht entfernt werden.

Das Entfernen ist auch nach dem erneuten Öffnen der Bestellung möglich, sodass eine versehentlich erfasste Rechnung entfernt werden kann. Mit dem Hinzufügen und Korrigieren von Rechnungen müssen Sie warten, bis die Bestellung erneut freigegeben ist.

Rechnungssumme übersteigt den Bestellwert

Ein roter Balken mit dem Hinweis, dass die Rechnungssumme den Bestellwert übersteigt, bedeutet, dass die Rechnungen nicht mehr zur Bestellung passen. Normalerweise wurde der Bestellwert nach dem Erfassen der Rechnungen reduziert. Es wird nichts blockiert, aber prüfen Sie die Rechnungen und den Bestellwert, da die Prognose mit nicht übereinstimmenden Zahlen arbeitet.