Registrar facturas de proveedores en un pedido de compra

Registrar las facturas de proveedores proporciona fechas reales a la previsión de pagos. Los plazos cuya fecha de referencia es la fecha de la factura o el final del mes de la factura se programan a partir de las fechas de factura que registres.

Hasta que una factura cubra un importe, la previsión lo estima a partir de la fecha de recepción. Si aún no se ha recibido nada, utiliza la fecha de entrega prevista y, en su defecto, la fecha del pedido.

Antes de empezar

Solo puedes añadir o editar facturas en un pedido Aprobado cuyo proveedor no se haya eliminado. El estado de la entrega y del pago no importa, por lo que puedes registrar una factura de anticipo antes de que lleguen las mercancías. En cualquier otro pedido no se muestran Añadir factura ni el icono del lápiz.

Cualquier persona que pueda abrir el pedido de compra puede ver la tarjeta y consultar sus facturas. Para añadir, editar y quitar facturas se necesita el permiso Manage PO Invoices. El propietario siempre lo tiene y los roles Administrador y Contabilidad lo incluyen. En los planes con permisos por persona, también se puede conceder a una persona. Sin él, la tarjeta es de solo lectura.

Si tu cuenta está restringida a determinados departamentos, solo puedes trabajar con facturas de pedidos de compra de esos departamentos.

Registrar una factura

1. Abre Compras.
2. Abre Ver pedidos de compra.
3. Abre el pedido de compra aprobado al que pertenece la factura.
4. En la tarjeta Facturas y pagos, selecciona Añadir factura junto a Facturas del proveedor. El encabezado del formulario indica el pedido y el proveedor, y muestra cuánto queda por facturar.
5. Introduce el número de factura del proveedor, si lo hay. No se puede registrar dos veces el mismo número para un mismo proveedor.
6. Indica como fecha de factura la que figura en la factura del proveedor. Por defecto aparece la fecha de hoy y no puede ser futura ni estar en un ejercicio cerrado.
7. Si el formulario pregunta qué cubre la factura, selecciona la tarjeta correspondiente. Consulta «Elegir qué cubre la factura» más abajo.
8. Introduce el importe en la moneda del pedido, no en la tuya. Debe ser mayor que cero. Usar los … completos rellena el importe que queda en la tarjeta que has elegido.
9. Para añadir una nota, selecciona Añadir una nota y escríbela.
10. Selecciona Guardar factura.

Consultar los totales facturados y los pagos

La tarjeta Facturas y pagos está en la barra lateral izquierda, debajo de la tarjeta que muestra el proveedor, el total y los estados. En la parte superior muestra cuánto se ha facturado y pagado, qué queda pendiente y una barra y una línea que indican cuánto queda por facturar.

Debajo aparecen el calendario de pagos, cuando las condiciones de pago tienen plazos, y después Facturas del proveedor, con una línea por factura ordenada por fecha de factura, seguida de los pagos registrados en el pedido.

Puedes registrar facturas parciales como entradas separadas. La tarjeta las suma en la cifra Facturado y muestra el porcentaje facturado y lo que queda debajo de la barra. Cuando las entradas suman el importe total del pedido, la línea indica Facturado por completo.

Elegir qué cubre la factura

Cuando el pedido tiene condiciones de pago, el formulario las muestra en una franja debajo del encabezado. Una etiqueta indica si se establecieron en el pedido o proceden del proveedor. Abre la franja para ver cada plazo, su importe en el pedido y si las facturas registradas lo cubren: Sin facturar, Facturado en parte con el importe que aún queda, o Facturado. Las personas que no pueden ver los precios de compra ven los plazos sin importes.

Lo que pregunta el formulario depende de las condiciones de pago:

Si no tienen plazos, no se pregunta nada. Si todos los plazos tienen la factura como fecha de referencia, no hay nada que elegir: una sola tarjeta indica que el importe se reparte entre ellos en proporción a sus porcentajes.

En los demás casos, ¿Qué cubre esta factura? muestra una tarjeta para todos los plazos que tienen la factura como fecha de referencia y una para cada plazo cuya fecha de referencia es otro evento, como la fecha del pedido, la aprobación o la recepción. Cada tarjeta muestra lo que queda en ella. Deja seleccionada la tarjeta de los plazos con la factura como fecha de referencia, salvo que la factura corresponda a un hito concreto, como una señal o un anticipo.

Si ningún plazo tiene la factura como fecha de referencia, solo aparecen tarjetas de plazos. Elige la que cubre la factura. Esos plazos vencen a partir de sus propios eventos, por lo que la fecha de la factura no los modifica. En una factura nueva con estas condiciones de pago, la tarjeta del primer plazo está seleccionada inicialmente, así que compruébala antes de guardar.

Debajo del importe, Hasta muestra lo que queda en la tarjeta seleccionada. Puedes introducir más, por ejemplo, cuando una sola factura del proveedor cobra dos plazos. El formulario te avisa, pero aun así la registra, siempre que no se supere el total del pedido. La parte que supera el plazo se imputa a los plazos que tienen la factura como fecha de referencia, empezando por los que aún tienen importe pendiente.

Entender las etiquetas de las facturas

Cada factura de la lista indica qué cubre: para el n.º 1 cuando corresponde a un plazo, repartida entre #2, #3 cuando se reparte entre plazos que tienen la factura como fecha de referencia, o Vínculo obsoleto.

Vínculo obsoleto significa que el plazo al que apuntaba la factura ya no forma parte de las condiciones de pago del pedido, normalmente porque estas cambiaron después de registrar la factura. El importe sigue contabilizándose y la previsión lo trata como si cubriera los plazos que tienen la factura como fecha de referencia. Para quitar la etiqueta, edita la factura, elige la tarjeta que cubre y guarda.

Editar o quitar una factura

Para corregir una factura, selecciona el icono del lápiz en su línea, cambia los datos y guarda.

Para quitar una factura, selecciona el icono de la papelera en su línea y después selecciona Eliminar para confirmar. No se puede quitar una factura cuya fecha esté en un ejercicio cerrado.

Es posible quitar facturas incluso después de que se haya reabierto el pedido, por lo que se puede quitar una factura registrada por error. Para añadir y corregir facturas, hay que esperar a que el pedido vuelva a aprobarse.

El total facturado supera el total del pedido

Una barra roja que indica que el total facturado supera el total del pedido significa que las facturas ya no se ajustan al pedido, normalmente porque el total del pedido se redujo después de registrarlas. No se bloquea nada, pero revisa las facturas y el total del pedido, ya que la previsión utiliza cifras que no concuerdan.