Lieferantenreklamation mit Fehlmenge abschließen

Wenn ein Lieferant Ihnen mitteilt, dass er mangelhafte Einheiten nicht ersetzt, schließen Sie die Reklamation mit Fehlmenge ab. Dabei wird der verlorene Wert für die Reklamation erfasst und die Reklamation mit dem Status Abgelehnt geschlossen. Sie zählt dann nicht mehr zu dem, was der Lieferant Ihnen noch schuldet.

Vor dem Abschluss mit Fehlmenge

Für die Reklamation müssen noch Einheiten offen sein, sie darf noch nicht geschlossen sein und ihre Einheiten müssen Ihr Lager verlassen haben. Eine Reklamation, deren Material noch gesperrt ist, kann nicht abgeschrieben werden.

Mit Fehlmenge abschließen erscheint nur, wenn Sie Lieferantenreklamationen verwalten dürfen, für die Reklamation noch Einheiten offen sind, sie noch nicht geschlossen ist und keinen Bestand gesperrt hält. Wenn sich die Einheiten noch in Ihrem Lager befinden, geben Sie sie zuerst frei oder erfassen Sie ihren Verbleib. Das gilt auch für eine Reklamation, deren Einheiten Sie nur teilweise freigegeben haben.

Wenn die Einheiten für die Reklamation noch gesperrt sind, finden Sie Mit Fehlmenge abschließen nicht in ihrem Aktionsmenü. Stattdessen finden Sie Gesperrte Einheiten freigeben (Ausgang erfassen, sobald die Ersatzlieferung für gesperrte Einheiten eingetroffen ist), Bereits abgegangen und, nur solange noch keine Einheit abgegangen ist, Material ist in Ordnung. Geben Sie die Einheiten zuerst frei, wenn sie das Lager verlassen.

So schließen Sie eine Reklamation mit Fehlmenge ab

1. Öffnen Sie Bestand und dann Reklamationen.
2. Suchen Sie die Reklamation. Der Tab Offen listet alle noch nicht abgeschlossenen Reklamationen auf. Mit der Auswahl Lieferant können Sie die Liste eingrenzen.
3. Öffnen Sie das Aktionsmenü der Reklamation über die Schaltfläche mit den drei Punkten am Ende ihrer Zeile.
4. Wählen Sie Mit Fehlmenge abschließen. Bei einer Reklamation mit mehreren Produkten wird jeweils ein Produkt bearbeitet: Der Dialog zeigt an, welches Produkt betroffen ist, oder lässt Sie eines auswählen. Die anderen Produkte bleiben offen.
5. Lesen Sie die Bestätigung. Sie zeigt, wie viele Einheiten abgeschrieben werden und welchen Wert sie haben.
6. Wählen Sie im Dialog erneut Mit Fehlmenge abschließen, um zu bestätigen, oder Abbrechen, um den Vorgang abzubrechen.

So wird die Abschreibung berechnet

Die Abschreibung entspricht der noch offenen Menge multipliziert mit den Stückkosten, die beim Öffnen der Reklamation erfasst wurden. Diese Kosten sind eine Momentaufnahme: Spätere Änderungen an der ursprünglichen Bestellung ändern sie nicht. Der in der Bestätigung angezeigte Betrag ist daher der Betrag, der erfasst wird.

Beim Abschluss mit Fehlmenge wird immer die gesamte noch offene Menge abgeschrieben. Es gibt keine Möglichkeit, nur einen Teil davon abzuschreiben. Wenn der Lieferant bereits Ersatzeinheiten geliefert hat, haben diese die noch geschuldete Menge bereits reduziert. Nur der Rest wird abgeschrieben.

Ihr Bestand ändert sich beim Abschluss mit Fehlmenge nicht, und es wird keine Lagerbewegung erstellt. Die Einheiten müssen bereits abgegangen sein: Entweder haben Sie bei der Meldung des Mangels angegeben, dass sie Ihr Lager verlassen hatten, Sie haben sie später freigegeben oder Sie haben erfasst, dass sie bereits durch eine andere Lagerbewegung abgegangen waren. Ihr Wert wurde bei dem jeweiligen Vorgang mit ausgebucht. Würden sie erneut als Bestand abgeschrieben, würde Ihr aktueller Bestand für einen einzigen physischen Verlust zweimal verringert.

Abschreibung finden

Nach dem Abschluss mit Fehlmenge zeigt die Seite Reklamationen eine laufende Gesamtsumme der hier für Ihre Buchhaltung erfassten Abschreibungen aus mit Fehlmenge abgeschlossenen Reklamationen. Sie umfasst alle mit Fehlmenge abgeschlossenen Reklamationen, unabhängig davon, welchen Tab, Lieferanten oder welche Seite Sie gerade anzeigen, und erscheint, sobald ein Wert vorliegt. Eine Reklamation wird in den Tab Geschlossen verschoben und erhält den Status Abgelehnt, sobald alle ihre Produkte geschlossen sind und keines erledigt wurde. Wurde eines ihrer Produkte erledigt, zeigt die Reklamation Erledigt an. Solange andere Produkte noch offen sind, behält die Reklamation deren Status. Bei jedem Produkt wird angezeigt, wie viele Einheiten abgeschrieben wurden.

Eine Abschreibung ist ein datierter Buchungsvorgang, der an dem Tag erfasst wird, an dem Sie mit Fehlmenge abschließen. In einem gesperrten Geschäftsjahr kann keine Abschreibung erfasst werden.

In der Bestätigung können Sie weder einen Grund noch ein anderes Datum eingeben. Notieren Sie selbst, warum der Lieferant abgelehnt hat, zum Beispiel im E-Mail-Verlauf mit ihm. Der Verlauf der Reklamation erfasst, wer sie mit Fehlmenge abgeschlossen hat und wann.

Die richtige Aktion wählen

Mit Fehlmenge abschließen ist die richtige Aktion, wenn der Mangel tatsächlich vorlag, die Einheiten abgegangen sind und keine Ersatzlieferung kommt.

Material ist in Ordnung ist die richtige Aktion, wenn sich herausgestellt hat, dass kein Mangel vorlag, und die Einheiten noch in Ihrem Regal liegen. Die Reklamation wird mit dem Status Zurückgezogen geschlossen, es wird nichts abgeschrieben und die Einheiten gehen zurück in den regulären Bestand und können erneut reklamiert werden.

Löschen ist für eine Reklamation vorgesehen, die überhaupt nicht hätte angelegt werden dürfen, etwa für das falsche Produkt oder die falsche Menge. Dabei werden auch die Fotos, Kommentare und der Verlauf der Reklamation entfernt.

Eine mit Fehlmenge abgeschlossene Reklamation korrigieren

Eine mit Fehlmenge abgeschlossene Reklamation kann nicht wieder geöffnet werden. Wenn Sie die falsche Reklamation mit Fehlmenge abgeschlossen haben und dafür noch nichts eingegangen ist, können Sie dies durch Löschen der Reklamation rückgängig machen. Dabei wird die Abschreibung zusammen mit der Reklamation entfernt, bereits abgegangene Einheiten werden wieder eingebucht und die reklamierte Menge auf dem ursprünglichen Wareneingang wird wieder freigegeben, sodass sie erneut reklamiert werden kann.

Zum Löschen benötigen Sie sowohl die Berechtigung zum Löschen von Lagerbewegungen als auch die Berechtigung zum Verwalten von Reklamationen. Das Löschen wird abgelehnt, sobald für die Reklamation eine Ersatzlieferung eingegangen ist oder auf der damit verknüpften Ersatzbestellung überhaupt etwas eingegangen ist.

Eine neue Reklamation für dieselben Einheiten anzulegen, umgeht diese Einschränkung nicht: Eine mit Fehlmenge abgeschlossene Reklamation wird weiterhin auf die Menge angerechnet, die auf der Bestellposition noch reklamiert werden kann.