Ersatzbestellung mit einer Reklamation verknüpfen

Wenn ein Lieferant zustimmt, fehlerhaftes Material zu ersetzen, sendet er die Einheiten üblicherweise kostenlos auf einer neuen Bestellung zum Preis null. Durch die Verknüpfung der Bestellung mit der Reklamation erkennt StockBold, dass beide zusammengehören.

Wenn Sie einen Wareneingang für die verknüpfte Bestellung buchen, gehen die Ersatzeinheiten zu den Stückkosten in den Bestand ein, die die Reklamation aus dem ursprünglichen Wareneingang übernommen hat, und nicht zum Preis null auf dem Ersatzdokument. Die noch offene Menge der Reklamation verringert sich um die eingegangene Menge.

Solange Sie keine Bestellung verknüpfen, verbindet nichts die Reklamation mit der eingehenden Ware: Die Reklamation bleibt offen, die Ersatzlieferung würde zu Kosten von null in den Bestand eingehen und die Reklamation kann niemals erledigt werden.

Reklamationen mit gesperrten fehlerhaften Einheiten

Alles oben Beschriebene gilt, wenn die fehlerhaften Einheiten Ihren Bestand bereits verlassen haben. Wenn die Reklamation die fehlerhaften Einheiten noch in Ihrem Regal sperrt, hat noch nichts den Bestand verlassen und es gibt keinen Wert wiederherzustellen. Der Teil der Ersatzlieferung, der an die Stelle der gesperrten Einheiten tritt, geht ohne Kosten in den Bestand ein. Sobald er eingegangen ist, erfassen Sie, was mit den gesperrten Einheiten geschehen ist: an den Lieferanten zurückgesandt, verschrottet oder behalten.

Eine Reklamation mit gesperrten Einheiten lässt sich auch ohne Ersatzlieferung abschließen: Lösen Sie sie auf, wenn sich herausstellt, dass das Material in Ordnung ist, oder erfassen Sie, dass die Einheiten den Bestand bereits verlassen haben.

Bestellung verknüpfen

1. Öffnen Sie Bestand und dann Reklamationen.
2. Suchen Sie die Reklamation. Der Tab Offen zeigt alle noch nicht abgeschlossenen Reklamationen, und mit der Auswahl Lieferant können Sie die Liste eingrenzen.
3. Öffnen Sie das Aktionsmenü am Ende der Zeile der Reklamation. Wenn die Reklamation ihre fehlerhaften Einheiten noch sperrt, erscheint Ersatzbestellung verknüpfen unter den Optionen für den gesperrten Bestand.
4. Wählen Sie Ersatzbestellung verknüpfen. Wenn bereits eine Bestellung verknüpft ist, lautet der Eintrag Ersatzbestellung ändern.
5. Wählen Sie unter Ersatzbestellung die Bestellung aus. Die Liste zeigt nur die Bestellungen dieses Lieferanten, die für die Reklamation verwendet werden können, mit Nummer und Datum.
6. Wählen Sie Speichern.

Nach dem Speichern zeigt die Zeile der Reklamation neben dem Status Ersatzlieferung: gefolgt von der Nummer der Bestellung. Über die Nummer öffnen Sie die Bestellung.

Eine Reklamation mit dem Status Offen wechselt zu Anerkannt. Damit wird festgehalten, dass der Lieferant den Ersatz der Einheiten zugesagt hat. Eine Reklamation, die den Status Offen bereits hinter sich hat, behält ihren Status. Im Verlauf der Reklamation steht dann Ersatzbestellung verknüpft, mit Datum und der Person, die verknüpft hat.

Welche Bestellungen verknüpft werden können

Eine Bestellung erscheint nur dann in der Liste, wenn sie für jedes in der Reklamation noch offene Produkt eine Position enthält und alle Positionen der Bestellung für diese Produkte den Preis null haben. Positionen für andere Produkte können Preise enthalten.

Für jedes dieser Produkte müssen auf der Bestellung noch Einheiten ausstehen, und keine andere offene Reklamation darf bereits mit der Bestellung verknüpft sein. Fehlt eine erwartete Bestellung, liegt das an einer dieser Bedingungen. Eine Bestellung, bei der nichts mehr aussteht, kann nicht für die Reklamation verwendet werden, da die Kosten beim Wareneingang angesetzt werden.

Die Verknüpfung kann beim Speichern dennoch abgelehnt werden, wenn auf dieser Bestellung bereits Ersatzeinheiten desselben Produkts für eine andere Reklamation zu deren Kosten eingegangen sind. Eine Verknüpfung würde den Wert dieser Einheiten ändern. Verwenden Sie daher eine separate Bestellung für diese Reklamation.

Wareneingang der Ersatzeinheiten

Wenn der Lieferant die kostenlose Ersatzlieferung und eine kostenpflichtige Nachbestellung desselben Produkts auf einer Bestellung zusammengefasst hat, bitten Sie ihn, diese aufzuteilen, oder erstellen Sie eine separate Bestellung zum Preis null für die Ersatzlieferung.

Wenn mit der Bestellung mehr Einheiten eingehen, als für die Reklamation noch ausstehen, gehen die ausstehenden Einheiten zu den Kosten der Reklamation in den Bestand ein und erledigen sie. Die überschüssigen Einheiten gehen ohne Kosten auf einer eigenen Position derselben Bestellung in den Bestand ein. Beim Speichern des Wareneingangs erscheint eine entsprechende Meldung.

Nur eine offene Reklamation kann auf eine bestimmte Ersatzbestellung verweisen, und diese Bestellung muss für jedes in der Reklamation noch offene Produkt eine Position enthalten. Solange eine Bestellung verknüpft ist, kann der Reklamation kein Produkt hinzugefügt werden: Produkt hinzufügen ist ausgegraut, und ein weiteres Produkt gehört in eine neue Reklamation. Beim Wareneingang ordnet StockBold die Bestellung und das Produkt der mit ihnen verknüpften Reklamation zu und reduziert deren offene Menge.

Verknüpfung ändern oder entfernen

Um die Bestellung zu ändern, öffnen Sie erneut das Aktionsmenü, wählen Sie Ersatzbestellung ändern, wählen Sie die richtige Bestellung aus und speichern Sie.

Um die Verknüpfung zu entfernen, heben Sie die Auswahl auf und speichern Sie. Das Entfernen wird im Verlauf der Reklamation erfasst. Eine Reklamation, für die noch nichts eingegangen ist, wechselt zurück zu Offen. Sobald Einheiten der verknüpften Bestellung eingegangen sind, kann die Reklamation mit einer anderen Bestellung verknüpft werden, aber nicht ohne Bestellung bleiben; der Dialog weist darauf hin.

Solange eine Ersatzbestellung mit einer Reklamation verknüpft ist, die Einheiten sperrt, wird Löschen nicht angeboten. Wenn eine solche Reklamation nie hätte angelegt werden sollen und mit ihr sonst noch nichts geschehen ist, entfernen Sie zuerst die Verknüpfung. Danach ist Löschen wieder verfügbar.

Berechtigungen und geschlossene Reklamationen

Für die Verknüpfung ist die Berechtigung Manage Supplier Claims erforderlich. Organisationsinhaber haben sie immer, und sie ist standardmäßig in den Rollen Administrator, Organisationsleitung und Einkauf enthalten.

Ohne diese Berechtigung lässt sich das Aktionsmenü weiterhin öffnen, da jeder, der Reklamationen anzeigen kann, auch deren Verlauf lesen kann. Ersatzbestellung verknüpfen ist darin jedoch nicht enthalten. Der Eintrag fehlt auch bei einer Reklamation, die bereits erledigt, abgelehnt oder zurückgezogen ist, da eine geschlossene Reklamation keine Ersatzlieferung aufnehmen kann.