Vincular un pedido de compra de sustitución a una reclamación

Cuando un proveedor acepta sustituir material defectuoso, normalmente envía las unidades sin cargo en un nuevo pedido de compra con precio cero. Al vincular el pedido a la reclamación, indicas a StockBold que ambos están relacionados.

Cuando registras una recepción del pedido vinculado, las unidades de sustitución entran en existencias al coste unitario que la reclamación heredó de la entrega original, en lugar del precio cero del documento de sustitución. La cantidad que queda por resolver en la reclamación disminuye según lo recibido.

Hasta que vincules un pedido, nada relaciona la reclamación con la mercancía entrante: la reclamación permanece abierta, la sustitución entraría en existencias a coste cero y la reclamación nunca podrá resolverse.

Reclamaciones que mantienen bloqueadas unidades defectuosas

Todo lo anterior describe la situación cuando las unidades defectuosas ya han salido de tus existencias. Si la reclamación aún mantiene bloqueadas las unidades defectuosas en tu estantería, todavía no ha salido nada, por lo que no hay valor que restituir. La parte de la sustitución que corresponde a las unidades bloqueadas entra sin coste. Una vez que haya llegado, registra qué ocurrió con las unidades bloqueadas: si se devolvieron al proveedor, se desecharon o se conservaron.

Una reclamación con unidades bloqueadas también tiene otras vías que no necesitan sustitución: puedes marcarla con El material está bien si resulta que el material está en buen estado, o registrar que las unidades ya salieron.

Vincular el pedido

1. Abre Existencias y después Reclamaciones a proveedores.
2. Busca la reclamación. La pestaña Abiertas muestra todas las reclamaciones que aún no han finalizado, y el selector Proveedor permite acotar la lista.
3. Abre el menú de acciones al final de la fila de la reclamación. Si la reclamación aún mantiene bloqueadas sus unidades defectuosas, Vincular pedido de compra de sustitución aparece debajo de las opciones para las existencias bloqueadas.
4. Elige Vincular pedido de compra de sustitución. Si ya hay un pedido vinculado, la opción muestra Cambiar el pedido de compra de sustitución.
5. Selecciona el pedido en Pedido de compra de sustitución. La lista muestra solo los pedidos de este proveedor que pueden asociarse a la reclamación, con su número y fecha.
6. Elige Guardar.

Después de guardar, la fila de la reclamación muestra Sustitución: seguido del número del pedido junto al estado. El número abre el pedido.

Una reclamación que estuviera Abierta pasa a Aceptada, lo que deja constancia de que el proveedor se ha comprometido a sustituir las unidades. Una reclamación que ya haya pasado de Abierta conserva su estado. El historial de la reclamación registra Pedido de compra de sustitución vinculado, con la fecha y quién lo hizo.

Qué pedidos pueden vincularse

Un pedido aparece en la lista solo si tiene una línea por cada producto que sigue pendiente en la reclamación y todas las líneas del pedido correspondientes a esos productos tienen precio cero. Las líneas de otros productos pueden tener precio.

Cada uno de esos productos debe tener aún unidades pendientes de recibir en el pedido, y no puede haber otra reclamación abierta ya vinculada a este. Si no aparece un pedido que esperabas encontrar, se debe a una de estas condiciones. Un pedido sin unidades pendientes de recibir no puede asociarse a la reclamación porque el coste se aplica cuando se recibe la mercancía.

El vínculo también puede rechazarse al guardar si ya han llegado en ese pedido unidades de sustitución del mismo producto para otra reclamación, al coste de esa reclamación. Vincularlo cambiaría el valor de esas unidades, así que usa un pedido separado para esta reclamación.

Recibir unidades de sustitución

Si el proveedor ha incluido la sustitución gratuita y un pedido de reaprovisionamiento con precio del mismo producto en un único pedido, pídele que lo separe o crea un pedido independiente de valor cero para la sustitución.

Si el pedido trae más unidades de las que aún se deben en la reclamación, las unidades debidas entran al coste de la reclamación y la resuelven. El excedente entra sin coste en una línea propia del mismo pedido y, al guardar la entrega, aparece un mensaje que lo indica.

Solo una reclamación abierta puede estar vinculada a un pedido de sustitución determinado, y ese pedido debe tener una línea por cada producto que siga pendiente en la reclamación. Mientras haya un pedido vinculado, no se puede añadir ningún producto a la reclamación: Añadir producto aparece desactivado y cualquier otro producto debe incluirse en una reclamación nueva. Cuando llega la mercancía, StockBold relaciona el pedido y el producto con la reclamación vinculada y disminuye la cantidad pendiente de esta.

Cambiar o quitar el vínculo

Para cambiar el pedido, abre de nuevo el menú de acciones, elige Cambiar el pedido de compra de sustitución, selecciona el pedido correcto y guarda.

Para quitar el vínculo, borra la selección y guarda. La eliminación del vínculo se registra en el historial de la reclamación y, si no se ha recibido nada para ella, vuelve a Abierta. Una vez que hayan llegado unidades del pedido vinculado, la reclamación puede pasar a otro pedido, pero no puede quedarse sin uno; el cuadro de diálogo lo indica.

Mientras haya un pedido de sustitución vinculado a una reclamación que mantiene unidades bloqueadas, no se ofrece la opción Eliminar. Si una reclamación de este tipo nunca debería haber existido y no ha ocurrido nada más con ella, quita primero el vínculo y Eliminar volverá a estar disponible.

Permisos y reclamaciones cerradas

Para vincular un pedido se necesita el permiso Manage Supplier Claims. Los propietarios de la organización siempre lo tienen, y se incluye de forma predeterminada con los roles Administrador, Responsable de la organización y Compras.

Sin el permiso, el menú de acciones sigue abriéndose porque cualquiera que pueda ver las reclamaciones puede leer el historial de una reclamación, pero no contiene Vincular pedido de compra de sustitución. La opción tampoco aparece en una reclamación que ya esté resuelta, rechazada o retirada, porque una reclamación cerrada no puede admitir una sustitución.