Alertes de stock et quantités de sécurité

Une quantité de sécurité est le stock tampon que vous souhaitez conserver. Lorsque le calcul automatique est activé, StockBold combine votre consommation et le délai d'approvisionnement prévu pour calculer un point de commande et une date de réapprovisionnement prévue pour chaque produit.

Un produit est en stock faible lorsque son stock disponible — le stock physique moins les unités bloquées pour des réclamations fournisseurs — est inférieur ou égal à son point de commande, ou lorsque sa date de réapprovisionnement arrive. Il est signalé à toutes les personnes qui peuvent le voir, sauf si elles l'ont masqué.

Lorsque le calcul automatique est désactivé, le point de commande et la date de réapprovisionnement ne sont ni calculés ni utilisés. Un produit pour lequel un Stock de sécurité manuel est défini est en stock faible lorsque son stock disponible est inférieur ou égal à cette quantité. Un produit sans stock de sécurité manuel ne déclenche aucune alerte.

Définissez la quantité de sécurité sur le produit. Rien d'autre n'est nécessaire pour les alertes : tous les produits sont inclus et il n'y a aucune liste à laquelle les ajouter.

Définir la quantité de sécurité

1. Ouvrez Catalogue, puis Afficher les produits.
2. Cliquez sur le produit.
3. Sélectionnez Fiche produit dans l'aperçu qui s'ouvre.
4. Sélectionnez Modifier le produit et faites défiler jusqu'à Niveaux de stock. Vous pouvez aussi ouvrir l'onglet Point de commande et sélectionner Modifier les paramètres pour ouvrir le formulaire directement à la section Niveaux de stock.
5. Saisissez le Délai d'approvisionnement prévu en jours. Le point de commande comprend le stock que vous consommerez en attendant le fournisseur : un délai incorrect déclenche donc l'alerte le mauvais jour.
6. Saisissez une valeur dans Stock de sécurité manuel si vous souhaitez un stock tampon fixe. Si cela suffit à vos besoins, arrêtez-vous ici et enregistrez.
7. Activez l'option Activer le calcul automatique du stock de sécurité pour calculer le stock tampon à partir de votre consommation.
8. Réglez le curseur Mois de stock de sécurité sur le nombre de mois de stock à conserver comme stock tampon.
9. Réglez le curseur Période de calcul (mois) sur le nombre de mois passés de consommation à prendre en compte pour calculer la moyenne. Les deux curseurs acceptent des valeurs de 1 à 12 mois.
10. Enregistrez le produit.

Modifier le produit et Modifier les paramètres n'apparaissent que pour les rôles autorisés à gérer les produits. Si vous ne les voyez pas, demandez à un administrateur d'effectuer la modification ou de vous accorder les droits de modification des produits.

Calcul des valeurs

Lorsque le calcul automatique est activé, la quantité de sécurité enregistrée pour le produit correspond à la plus élevée des deux valeurs : la quantité calculée ou votre Stock de sécurité manuel. La valeur manuelle est un minimum, pas un maximum. Le point de commande et la date de réapprovisionnement prévue utilisent cette valeur la plus élevée. Augmenter la valeur manuelle au-delà de la quantité calculée avance donc la date de réapprovisionnement et l'alerte.

La consommation comprend les mouvements Sortie, les mouvements Sortie d'assemblage — les composants consommés lorsqu'un assemblage est terminé — et les mouvements Ajustement dont la quantité est négative. Les marchandises reçues sur un bon de commande, les transferts, le stock retrouvé, le stock initial et les unités défectueuses qui sortent du stock dans le cadre d'une réclamation fournisseur ne constituent pas une consommation et n'augmentent jamais les valeurs.

Seuls les mois passés complets comptent, car le mois en cours n'est pas terminé. Le total est divisé par le nombre complet de mois de la Période de calcul (mois) : un mois sans consommation fait donc baisser la moyenne.

Le stock de sécurité correspond à la consommation mensuelle multipliée par Mois de stock de sécurité. La consommation quotidienne correspond à la consommation mensuelle divisée par 30. Le point de commande correspond à la plus élevée des deux valeurs, le stock de sécurité calculé ou votre Stock de sécurité manuel, à laquelle s'ajoute la consommation quotidienne multipliée par votre délai d'approvisionnement prévu.

Arrondir le stock de sécurité calculé, l'interrupteur situé sous les curseurs, ne modifie pas la quantité de sécurité : celle-ci est arrondie à l'unité dans les deux cas. L'interrupteur arrondit la consommation mensuelle moyenne affichée dans l'aperçu du formulaire et dans la colonne Consommation mensuelle de la page des alertes.

L'enregistrement d'une modification de n'importe quel paramètre de réapprovisionnement — délai d'approvisionnement, jours de couverture, quantité manuelle, interrupteur du calcul automatique ou ses curseurs — recalcule immédiatement les valeurs du produit. Si un calcul a été effectué pour votre organisation moins d'une minute auparavant, l'onglet Point de commande indique que les valeurs seront mises à jour dans la minute.

Les nouveaux mouvements de stock et les approbations de commandes sont pris en compte par le calcul régulier, qui s'exécute environ une fois par heure. Si un recalcul ne peut pas être effectué, le produit est tout de même enregistré et le prochain calcul horaire le met à jour.

La carte Niveaux de stock

La page du produit, dans son onglet Aperçu, et l'Aperçu rapide affichent une carte Niveaux de stock. Elle indique le stock physique, le Stock de sécurité, le Point de commande et la Consommation moyenne des derniers mois complets.

Un libellé décrit le niveau de stock. Une jauge en dessous indique le stock de sécurité et le point de commande, avec une ligne pour le stock physique. Le même libellé apparaît à côté de En stock dans le panneau latéral de la page du produit.

Un niveau de 0 est considéré comme une absence de niveau. Sans stock de sécurité ni point de commande, la carte n'affiche ni libellé ni jauge, mais uniquement la phrase Sans stock de sécurité ni point de commande, il n'y a aucun niveau auquel comparer le stock. Lorsque le calcul automatique est désactivé, Point de commande et Consommation moyenne affichent un tiret.

Masquer un produit

1. Ouvrez Stock, puis Liste des alertes. La page s'intitule Alertes produits.
2. Accédez à l'onglet Produits masqués.
3. Choisissez un produit à l'aide du sélecteur de produit situé à côté du titre.
4. Sélectionnez Masquer.

Vous pouvez aussi utiliser le bouton en forme de cloche sur la page du produit, la cloche dans la colonne Alertes de la liste des produits ou celle de la colonne Alertes de la page Afficher le stock. La colonne Alertes de la page Afficher le stock est masquée tant que vous ne choisissez pas de l'afficher.

Sur la page du produit et dans la liste des produits, la cloche a trois apparences :

Pour réactiver les alertes, sélectionnez à nouveau la cloche, choisissez Réactiver les alertes de stock faible dans le menu Plus d'actions de la page du produit, ou sélectionnez Réactiver dans l'onglet Produits masqués.

Le masquage est personnel. Un produit que vous masquez disparaît uniquement de votre propre onglet À traiter et de vos notifications ; toutes les autres personnes qui peuvent le voir reçoivent toujours des alertes. Un membre limité à certains services ne voit que les produits de ces services et ne reçoit des alertes que pour ceux-ci.

Trouver les produits à traiter

L'onglet À traiter de la page Alertes produits répertorie tous les produits actifs que vous pouvez voir et qui sont en stock faible. Les produits que vous avez masqués sont exclus.

Lorsque le calcul automatique est activé, un produit figure dans la liste si son stock disponible — le stock physique moins les unités bloquées pour des réclamations fournisseurs — est inférieur ou égal à son Point de commande, ou si sa date de réapprovisionnement prévue est passée. Lorsque le calcul automatique est désactivé, il figure dans la liste si son stock disponible est inférieur ou égal à son Stock de sécurité manuel. La colonne Point de commande affiche alors cette quantité, accompagnée de la mention stock de sécurité manuel, et les colonnes calculées à partir de la consommation restent vides.

La colonne En stock affiche toujours la totalité du stock physique. Lorsque des réclamations fournisseurs en bloquent une partie, une ligne sous la valeur indique le nombre d'unités disponibles et le nombre d'unités bloquées.

L'onglet comporte deux groupes. À commander contient les produits en stock faible sans bon de commande. Déjà commandé contient les produits pour lesquels un bon de commande est en cours : une commande approuvée ou en attente d'approbation, avec une ligne pour le produit qui n'a pas encore été entièrement livrée.

Une commande en brouillon ou une commande qui n'a pas été approuvée ne compte pas : le produit reste donc dans À commander. Un produit dont le stock physique est faible et qui est déjà commandé n'a pas encore de date de réapprovisionnement, mais figure tout de même dans Déjà commandé. Dans chaque groupe, le produit le plus urgent selon la date de fin de stock prévue apparaît en premier.

Notifications quotidiennes de stock faible

Une fois par jour, StockBold vous informe dans l'application et par e-mail des produits que vous pouvez voir et qui viennent de passer en stock faible, en indiquant la quantité en stock et toute commande en attente. Chaque produit est signalé une fois lorsqu'il passe en stock faible. S'il repasse au-dessus de son point de commande puis redescend plus tard, il est à nouveau signalé dans la prochaine notification quotidienne.

S'il reste en stock faible, vous recevez un rappel après 7 jours, ou après le nombre de jours défini dans Paramètres, puis Organisation, sous Alertes de stock faible (Rappeler après (jours)).

Pour arrêter ces notifications, ouvrez Paramètres, puis Notifications, et décochez la case Dans l'application ou E-mail sur la ligne Stock faible. Les deux sont activées tant que vous ne les désactivez pas. L'e-mail n'affiche aucun montant.

Prévision de stock

La carte Prévision de stock du tableau de bord répertorie les produits dont le calcul automatique est activé et dont le stock devrait être épuisé dans les 30 jours, ou qui sont déjà en rupture de stock, en commençant par les ruptures les plus proches. Chaque ligne indique la durée pendant laquelle le stock devrait suffire, par exemple Rupture dans ~12 jours, calculée à partir de la consommation mensuelle moyenne et du stock disponible.

Les unités bloquées pour des réclamations fournisseurs ne comptent pas. Un produit dont tout le stock restant est bloqué pour des réclamations est affiché en rupture de stock.

Une fois la date de réapprovisionnement d'un produit passée, sa ligne porte la mention Réapprovisionnement en retard et remonte en haut de la liste. Elle porte plutôt la mention En commande lorsqu'un bon de commande est en attente, selon la même règle que pour le groupe Déjà commandé. Une ligne portant la mention Recalcul en cours a reçu du stock depuis le dernier calcul ; le prochain calcul horaire la met à jour.

Les produits dont le calcul automatique est désactivé ne figurent pas dans la liste. Lorsqu'il est désactivé pour certains produits, la carte indique sous la liste combien de vos produits utilisent le calcul automatique sur le total — par exemple 12 produits sur 37 utilisent le calcul automatique — et précise que les autres ne sont pas inclus. Lorsqu'aucun produit n'est concerné, elle indique combien de produits avec calcul automatique ont été vérifiés. Contrairement aux alertes, la carte n'est pas personnelle : elle couvre tous les produits que vous pouvez voir.

Produits qui ne déclenchent aucune alerte

Lorsque le calcul automatique est activé, le produit est évalué selon son point de commande et sa date de réapprovisionnement. Ceux-ci nécessitent une consommation enregistrée dans les mois complets utilisés pour la moyenne ou un Stock de sécurité manuel. Le point de commande évolue avec la consommation et le délai d'approvisionnement.

Un produit dont le calcul automatique est désactivé et qui n'a pas de quantité manuelle, ou dont le calcul automatique est activé mais qui n'a pas encore de consommation enregistrée (aucune sortie de stock, consommation d'assemblage ou ajustement négatif) ni de quantité manuelle, n'apparaît jamais dans l'onglet À traiter ni dans les notifications, quel que soit son niveau de stock.

La page Alertes produits indique combien de vos produits n'ont ni calcul automatique ni stock de sécurité manuel, avec un lien Afficher les produits. Dans la liste des produits, le filtre Uniquement les produits sans alertes de stock faible permet de les trouver.

La page d'un tel produit indique Les alertes de stock faible sont désactivées pour ce produit : il n'a ni calcul automatique ni stock de sécurité manuel, avec un bouton Activer le calcul automatique pour les personnes autorisées à gérer les produits. Vérifiez ces produits manuellement plutôt que d'attendre une alerte.

Désactiver ou activer le calcul automatique

La date de réapprovisionnement prévue et la date de fin de stock ne sont plus calculées. Le produit disparaît de la carte Prévision de stock du tableau de bord, et sa page ainsi que la page Afficher le stock indiquent que ces dates ne sont pas calculées. Son point de commande et sa consommation moyenne sont également indiqués comme non calculés et ne déclenchent plus d'alertes.

À partir de ce moment, le produit ne déclenche des alertes de stock faible qu'à partir de votre Stock de sécurité manuel. Sans cette valeur, il disparaît de l'onglet À traiter et des notifications de stock faible.

Pour activer le calcul automatique sans ouvrir le formulaire du produit, ouvrez l'onglet Point de commande du produit. Tant qu'il est désactivé, un message indique Le calcul automatique est désactivé pour ce produit, et Commander avant le et Date de fin de stock affichent Non calculé.

Les personnes autorisées à gérer les produits disposent d'un bouton Activer le calcul automatique. Les autres sont informées qu'une personne autorisée à modifier les produits peut l'activer. Le bouton active l'option Activer le calcul automatique du stock de sécurité, laisse tous les autres paramètres inchangés et calcule les dates immédiatement, ou dans la minute si un calcul vient d'être effectué.

Un produit sans consommation enregistrée dans les mois utilisés pour la moyenne n'obtient toujours pas de dates. Les valeurs affichent Historique de sorties requis, et un message indique qu'aucune consommation n'a été enregistrée dans les derniers mois complets ; le mois en cours n'est pas inclus.