Importer des produits et des fournisseurs à partir d'un fichier CSV

Vous pouvez créer des produits et des fournisseurs en masse à partir d'un fichier CSV.

Comment importer des produits ou des fournisseurs

1. Ouvrez Paramètres, puis Importer, dans la section Données et intégrations du menu des paramètres. La page s'appelle Importer des données.
2. Choisissez Produits ou Fournisseurs sous Que souhaitez-vous importer ?.
3. À l'étape 1, Récupérez le modèle, sélectionnez Télécharger. Le modèle contient la ligne d'en-tête correcte et des lignes d'exemple pour votre sélection.
4. À l'étape 2, renseignez une ligne par produit ou fournisseur dans votre tableur. Laissez la ligne d'en-tête exactement telle quelle.
5. Enregistrez le fichier au format CSV UTF-8. Dans Excel, sélectionnez Enregistrer sous, puis CSV UTF-8.
6. Réglez les options sous Quand le fichier contient… en fonction de votre fichier. Consultez leur description ci-dessous.
7. À l'étape 3, Importez et vérifiez, déposez le fichier dans la zone d'import ou sélectionnez-le avec Choisir un fichier CSV. Le fichier est vérifié dès que vous le choisissez ; rien n'est enregistré avant votre confirmation. Si vous modifiez ensuite une option, le fichier est à nouveau vérifié.
8. Examinez les résultats. Prêt à importer, Avec avertissement et À corriger indiquent des nombres de lignes, et une ligne en dessous indique le nombre de lignes déjà présentes dans StockBold qui seront ignorées.
9. Cliquez sur l'un de ces nombres pour voir les lignes correspondantes, ou sélectionnez Tout afficher pour ouvrir toutes les lignes vérifiées dans une fenêtre où vous pouvez utiliser Rechercher dans les lignes.
10. Sélectionnez le bouton d'import, qui indique le nombre de lignes.
11. Sélectionnez Oui, importer dans la confirmation.

En bas de la page, Référence des colonnes répertorie chaque colonne, les données à saisir et ce qui se passe si elle est vide. Utilisez Rechercher une colonne pour effectuer une recherche, ou cliquez sur le nom d'une colonne pour le copier.

Options d'import

Quels que soient les réglages, seules les lignes concernées sont exclues ; le reste du fichier est quand même importé. L'import ne met jamais à jour un produit ou un fournisseur existant. Pour modifier des fiches existantes, utilisez les écrans des produits ou des fournisseurs.

Exigences relatives au fichier

Le fichier doit être un CSV de 10 Mo maximum. Un tableur enregistré au format .xlsx est refusé ; exportez-le d'abord au format CSV. Les virgules et les points-virgules sont tous deux acceptés comme séparateurs.

Un fichier qui n'est pas en UTF-8 est lu comme du texte Windows (Europe occidentale) et vous recevez un avertissement. Vérifiez les lettres accentuées dans l'aperçu, ou enregistrez le fichier au format CSV UTF-8 et importez-le à nouveau.

Un fichier de produits doit contenir name, product_code, supplier, category et unit. Un fichier de fournisseurs doit contenir company_name et peut se limiter à cette colonne. Si une colonne obligatoire manque, tout le fichier est rejeté et aucune vérification ligne par ligne n'est effectuée.

Les colonnes non reconnues par l'import sont signalées par un avertissement et ignorées : une colonne supplémentaire contenant vos propres notes ne bloque donc pas l'import. Les lignes vides sont ignorées. Une ligne comportant plus de cellules que l'en-tête, généralement parce qu'une valeur contient une virgule sans être entre guillemets, échoue seule ; le reste du fichier est quand même vérifié.

Vérification des lignes de produits

Les lignes sont vérifiées une par une. Une ligne de produit échoue et est exclue si un champ obligatoire est vide, ou si le fournisseur, la catégorie ou l'unité n'existe pas et que leur création est désactivée.

Une ligne de produit échoue également si le code de devise est inconnu, si unit_price est supérieur à zéro mais que currency est vide, si lead_time_days ou safety_stock est négatif ou n'est pas un nombre, ou si un code-barres ne respecte pas le format attendu ou n'est pas unique.

ean doit comporter 13 chiffres avec un chiffre de contrôle valide, upc doit comporter 12 chiffres avec un chiffre de contrôle valide, et barcode peut comporter jusqu'à 50 lettres, chiffres ou traits d'union. Chacun des trois doit être unique parmi vos produits et dans le fichier. Une valeur déjà présente sur un autre produit ou sur une ligne précédente du fichier entraîne l'échec de la ligne.

Dans Excel, définissez le format des colonnes ean et upc sur Texte avant de les saisir. Sinon, Excel les transforme en nombres tels que 5.9E+12 et supprime les zéros initiaux.

Formats numériques dans les fichiers de produits

L'import détermine une seule fois pour tout le fichier si le séparateur décimal est une virgule ou un point, à partir de tous les nombres dans unit_price, lead_time_days, safety_stock, reorder_cover_days et les colonnes de stock initial. Écrivez tous les nombres de la même façon, par exemple 1234.56 partout ou 1.234,56 partout.

Les séparateurs de milliers sont acceptés. lead_time_days et safety_stock suivent la même règle : un séparateur de milliers dans ces colonnes est donc correctement interprété au lieu de tronquer le nombre.

Pour une valeur ambiguë, écrivez les nombres entiers sans séparateur de milliers, comme 1234, ou assurez-vous qu'un autre nombre du fichier comporte des décimales, par exemple un prix écrit 2.50. Importez ensuite le fichier à nouveau.

Vérification des lignes de fournisseurs et services

Une ligne de fournisseur échoue uniquement si le nom de l'entreprise est vide, si le nom correspond à celui d'un fournisseur existant et que Noms de fournisseurs déjà présents dans StockBold est désactivé, si le même nom apparaît deux fois dans le fichier, ou si email ou contact_email n'est pas une adresse e-mail.

Un pays, un code de conditions de paiement, un Incoterm, une devise ou un service qui ne correspond pas à vos paramètres ne fait pas échouer la ligne. Le champ reste vide et vous recevez un avertissement. Écrivez les pays avec leur nom anglais, par exemple Italy ou Germany, et lisez les avertissements avant de supposer que ces champs ont été importés.

Les noms et les codes sont reconnus indifféremment en majuscules ou en minuscules. Les produits et fournisseurs supprimés ne sont pas pris en compte : leurs codes et noms peuvent être réutilisés, et une ligne ne peut pas désigner un fournisseur supprimé.

Si vous appartenez à des services, vous importez uniquement dans les vôtres. Une ligne dont la cellule departments est vide est affectée à tous vos services, et une ligne qui indique un service auquel vous n'appartenez pas échoue. Pour toutes les autres personnes, departments contient les noms des services séparés par des virgules ; un nom sans correspondance est ignoré avec un avertissement.

Stock initial et couverture de réapprovisionnement

Le modèle de produits comprend des colonnes facultatives de stock initial : initial_stock_quantity, initial_stock_value, initial_stock_location, initial_stock_comment et initial_stock_date.

Une quantité de 0 signifie qu'il n'y a pas de stock initial. Une quantité négative ou qui n'est pas un nombre fait échouer la ligne.

La date doit être écrite au format YYYY-MM-DD, correspondre à aujourd'hui ou à une date antérieure et ne pas se trouver dans un exercice clôturé. Une date qui ne respecte pas l'une de ces règles fait échouer la ligne. Si la date est vide, la date du jour dans le fuseau horaire de votre organisation est utilisée.

initial_stock_location est le nom de l'entrepôt. S'il ne correspond à aucun de vos entrepôts, votre entrepôt par défaut est utilisé et vous recevez un avertissement. Si votre organisation n'a configuré aucun entrepôt, le produit est quand même créé sans son stock initial et vous recevez un avertissement.

Lorsqu'une ligne comporte une quantité, la valeur est obligatoire. Si elle est vide ou n'est pas un nombre supérieur ou égal à 0, la ligne est refusée avec une erreur mentionnant initial_stock_value. Saisissez 0 uniquement si le stock n'a réellement rien coûté.

La colonne facultative reorder_cover_days définit le nombre de jours de consommation qu'une commande suggérée doit couvrir au-delà du point de commande. Elle doit contenir un nombre entier de 1 à 365. Laissez-la vide ou omettez la colonne pour attribuer au produit la valeur par défaut de 30. Toute autre valeur, comme une fraction ou 400, fait échouer la ligne.

Résultats de l'import

Les lignes en échec n'empêchent pas l'import des lignes valides. Chaque ligne valide est importée et, si une ligne est refusée lors de son enregistrement, seule cette ligne est exclue. Si aucune ligne n'est valide, rien n'est importé.

Après l'import, Lignes à examiner répertorie chaque ligne qui n'a pas été importée ou qui a été enregistrée sans une partie de ses données, comme son stock initial. Le numéro de ligne et la raison sont indiqués afin que vous puissiez corriger les lignes et importer un second fichier contenant uniquement celles-ci.

Autorisations et limites de l'offre

L'entrée Importer apparaît dans le menu des paramètres uniquement pour les personnes disposant de l'autorisation Import Products. Toute action sur la page nécessite cette autorisation, y compris le téléchargement des modèles.

La création de stock initial nécessite également Import Movements, car elle enregistre un mouvement de stock. Sans cette autorisation, les produits sont quand même importés, mais leur stock initial est ignoré. Les résultats indiquent le nombre de lignes concernées avant votre confirmation, et la confirmation le rappelle. Le propriétaire de l'organisation dispose automatiquement des deux autorisations.

Votre offre peut limiter le nombre de produits ou de fournisseurs que vous pouvez détenir. Si vous avez déjà atteint la limite, la zone d'import est remplacée par une invitation à changer d'offre.

Sinon, la limite est vérifiée en additionnant votre nombre actuel et les lignes ayant passé la vérification, au moment où le fichier est vérifié. Si le total dépasse la limite, le fichier est immédiatement rejeté avec un message indiquant votre nombre actuel et votre limite, et vous n'accédez pas au bouton d'import. Réduisez d'abord le fichier ou changez d'offre. Si vous restez dans la limite, les résultats indiquent votre nombre actuel, la limite et le nombre que vous atteindriez.