Importare prodotti e fornitori da un file CSV

Puoi creare prodotti e fornitori in blocco da un file CSV.

Come importare prodotti o fornitori

1. Apri Impostazioni, poi Importa, nella sezione Dati e integrazioni del menu delle impostazioni. La pagina si chiama Importa dati.
2. Scegli Prodotti o Fornitori sotto Cosa importare.
3. Nel passaggio 1, Ottieni il modello, seleziona Scarica. Il modello contiene la riga di intestazione corretta e righe di esempio per la tua scelta.
4. Nel passaggio 2, compila una riga per ogni prodotto o fornitore nel tuo programma per fogli di calcolo. Lascia la riga di intestazione esattamente com'è.
5. Salva il file come CSV UTF-8. In Excel, seleziona Salva con nome, poi CSV UTF-8.
6. Imposta gli interruttori sotto Quando il file contiene… in base al contenuto del file. Consulta le descrizioni degli interruttori qui sotto.
7. Nel passaggio 3, Carica e controlla, trascina il file nell'area di caricamento oppure selezionalo con Scegli il file CSV. Il file viene controllato non appena lo scegli; nulla viene salvato finché non confermi. Se in seguito modifichi un interruttore, il file viene controllato di nuovo.
8. Esamina i risultati. Pronte per l'importazione, Con un avviso e Da correggere indicano il numero di righe; una nota sotto questi conteggi indica quante righe sono già presenti in StockBold e saranno saltate.
9. Fai clic su uno qualsiasi di questi conteggi per vedere le righe corrispondenti, oppure seleziona Mostra tutte le righe per aprire tutte le righe controllate in una finestra in cui puoi usare Cerca nelle righe.
10. Seleziona il pulsante di importazione, che riporta il numero di righe.
11. Seleziona Sì, importa nella finestra di conferma.

Nella parte inferiore della pagina, Riferimento delle colonne elenca tutte le colonne, cosa inserire e cosa succede se sono vuote. Usa Cerca una colonna per cercare nell'elenco oppure fai clic sul nome di una colonna per copiarlo.

Interruttori di importazione

Qualunque sia l'impostazione degli interruttori, vengono escluse solo le righe interessate; il resto del file viene comunque importato. L'importazione non aggiorna mai un prodotto o un fornitore esistente. Per modificare i record esistenti, usa le schermate dei prodotti o dei fornitori.

Requisiti del file

Il file deve essere un CSV di dimensioni non superiori a 10 MB. Un foglio di calcolo salvato come .xlsx viene rifiutato; esportalo prima come CSV. Come separatori sono accettati sia la virgola sia il punto e virgola.

Un file che non è in UTF-8 viene letto come testo Windows (Europa occidentale) e ricevi un avviso. Controlla le lettere accentate nell'anteprima oppure salva il file come CSV UTF-8 e caricalo di nuovo.

Un file di prodotti deve contenere name, product_code, supplier, category e unit. Un file di fornitori deve contenere company_name e può contenere anche solo questa colonna. Se manca una colonna obbligatoria, l'intero file viene rifiutato e non viene controllata nessuna riga.

Le colonne che l'importazione non riconosce vengono segnalate con un avviso e ignorate, quindi una colonna aggiuntiva con le tue note non blocca l'importazione. Le righe vuote vengono ignorate. Una riga con più celle rispetto all'intestazione, di solito perché un valore contiene una virgola e non è racchiuso tra virgolette, non va a buon fine; il resto del file viene comunque controllato.

Controlli delle righe dei prodotti

Le righe vengono controllate una alla volta. Una riga di prodotto non va a buon fine e viene esclusa se un campo obbligatorio è vuoto oppure se il fornitore, la categoria o l'unità di misura non esiste e la loro creazione è disattivata.

Una riga di prodotto non va a buon fine anche se il codice valuta è sconosciuto, se unit_price è maggiore di zero ma currency è vuoto, se lead_time_days o safety_stock è negativo o non è un numero, oppure se un codice a barre non supera il controllo del formato o non è univoco.

ean deve essere composto da 13 cifre con una cifra di controllo valida, upc deve essere composto da 12 cifre con una cifra di controllo valida e barcode può contenere fino a 50 lettere, cifre o trattini. Ciascuno dei tre deve essere univoco tra i tuoi prodotti e all'interno del file. Un valore già presente su un altro prodotto o su una riga precedente del file invalida la riga.

In Excel, imposta il formato delle colonne ean e upc su Testo prima di inserirne i valori. Altrimenti, Excel li trasforma in numeri come 5.9E+12 ed elimina gli zeri iniziali.

Formati numerici nei file di prodotti

L'importazione stabilisce una sola volta per l'intero file se il separatore decimale è la virgola o il punto, usando tutti i numeri presenti in unit_price, lead_time_days, safety_stock, reorder_cover_days e nelle colonne della giacenza iniziale. Scrivi tutti i numeri nello stesso modo, per esempio sempre 1234.56 oppure sempre 1.234,56.

I separatori delle migliaia sono consentiti. lead_time_days e safety_stock seguono la stessa regola, quindi un separatore delle migliaia in queste colonne viene interpretato correttamente senza troncare il numero.

Per un valore ambiguo, scrivi i numeri interi senza separatore delle migliaia, come 1234, oppure assicurati che un altro numero nel file abbia decimali, come un prezzo scritto 2.50. Poi carica di nuovo il file.

Controlli delle righe dei fornitori e reparti

Una riga di fornitore non va a buon fine solo se il nome azienda è vuoto, se il nome corrisponde a quello di un fornitore esistente e Nomi di fornitori già presenti in StockBold è disattivato, se lo stesso nome compare due volte nel file oppure se email o contact_email non è un indirizzo e-mail.

Un paese, un codice delle condizioni di pagamento, un Incoterm, una valuta o un reparto che non corrisponde alle tue impostazioni non invalida la riga. Il campo viene lasciato vuoto e ricevi un avviso. Scrivi i paesi con il loro nome in inglese, per esempio Italy o Germany, e leggi gli avvisi prima di dare per scontato che quei campi siano stati importati.

La corrispondenza di nomi e codici viene verificata senza distinzione tra maiuscole e minuscole. I prodotti e i fornitori eliminati non vengono considerati: i loro codici e nomi possono essere riutilizzati e una riga non può indicare un fornitore eliminato.

Se appartieni a dei reparti, importi solo nei tuoi. Una riga con la cella departments vuota viene assegnata a tutti i tuoi reparti, mentre una riga che indica un reparto a cui non appartieni non va a buon fine. Per tutti gli altri, departments elenca i nomi dei reparti separati da virgole; un nome che non trova corrispondenza viene ignorato con un avviso.

Giacenza iniziale e copertura del riordino

Il modello per i prodotti include colonne facoltative per la giacenza iniziale: initial_stock_quantity, initial_stock_value, initial_stock_location, initial_stock_comment e initial_stock_date.

Una quantità pari a 0 significa che non c'è giacenza iniziale. Una quantità negativa o che non è un numero invalida la riga.

La data deve essere scritta come YYYY-MM-DD, deve essere quella di oggi o precedente e non deve essere in un anno chiuso. Una data che non rispetta una qualsiasi di queste regole invalida la riga. Se la data è vuota, viene usata quella di oggi nel fuso orario della tua organizzazione.

initial_stock_location è il nome del magazzino. Se non corrisponde a uno dei tuoi magazzini, viene usato il magazzino predefinito e ricevi un avviso. Se la tua organizzazione non ha configurato alcun magazzino, il prodotto viene comunque creato senza la giacenza iniziale e ricevi un avviso.

Quando una riga contiene una quantità, il valore è obbligatorio. Se è vuoto o non è un numero pari o superiore a 0, la riga viene rifiutata con un errore che indica initial_stock_value. Inserisci 0 solo se la giacenza non è effettivamente costata nulla.

La colonna facoltativa reorder_cover_days imposta quanti giorni di consumo deve coprire un ordine suggerito oltre il punto di riordino. Deve essere un numero intero da 1 a 365. Lascia vuota la cella o ometti la colonna per assegnare al prodotto il valore predefinito di 30. Qualsiasi altro valore, come una frazione o 400, invalida la riga.

Risultati dell'importazione

Le righe non riuscite non bloccano quelle valide. Ogni riga valida viene importata e, se una riga viene rifiutata durante il salvataggio, viene esclusa solo quella riga. Se nessuna riga è valida, non viene importato nulla.

Dopo l'importazione, Righe da controllare elenca tutte le righe che non sono state importate o che sono state salvate senza una loro parte, come la giacenza iniziale. Per ciascuna indica il numero di riga e il motivo, così puoi correggere le righe e importare un secondo file contenente solo quelle righe.

Permessi e limiti del piano

La voce Importa compare nel menu delle impostazioni solo per chi ha il permesso Import Products. Ogni azione nella pagina richiede questo permesso, incluso il download dei modelli.

Anche la creazione della giacenza iniziale richiede Import Movements, perché registra un movimento di magazzino. Senza questo permesso, i prodotti vengono comunque importati ma la loro giacenza iniziale viene saltata. I risultati indicano quante righe sono interessate prima della conferma e la conferma ripete questa informazione. Il proprietario dell'organizzazione dispone automaticamente di entrambi i permessi.

Il tuo piano potrebbe limitare il numero di prodotti o fornitori che puoi avere. Se hai già raggiunto il limite, l'area di caricamento viene sostituita da un invito a passare a un piano superiore.

Altrimenti, al momento del controllo del file, il limite viene verificato rispetto alla somma del numero attuale e delle righe che hanno superato il controllo. Se il totale supera il limite, il file viene rifiutato immediatamente con un messaggio che indica il numero attuale e il limite, e non arrivi al pulsante di importazione. Riduci il contenuto del file o passa prima a un piano superiore. Quando rientri nel limite, i risultati mostrano il numero attuale, il limite e il numero che raggiungeresti.