Bestellung erstellen und freigeben

Eine Bestellung durchläuft drei Status: Entwurf, Ausstehend und Freigegeben. Sie erstellen sie als Entwurf, reichen sie zur Freigabe ein und eine Person mit Freigaberecht gibt sie frei. Jeder Schritt ist eine separate Aktion. Die jeweilige Schaltfläche befindet sich im farbigen Banner oben in der Bestellung.

Bestellung erstellen

1. Öffnen Sie im oberen Menü Einkauf.
2. Wählen Sie Neue Bestellung. Sie können eine Bestellung auch auf der Seite eines Lieferanten mit Neue Bestellung oder über die Nachbestellliste beginnen.
3. Wählen Sie unter Lieferant den Lieferanten. Seine Währung, Zahlungsbedingung und sein Incoterm werden automatisch ausgefüllt. Sie können diese Angaben ändern.
4. Prüfen Sie das Bestelldatum. Es darf nicht nach dem heutigen Datum liegen.
5. Wählen Sie unter Lieferung an Lagerort ein Lager.
6. Prüfen Sie die Währung.
7. Wenn die Bestellung nicht in der Währung Ihrer Organisation erfolgt, geben Sie den tatsächlichen Wechselkurs ein. Er ist zunächst auf 1 gesetzt. Bei einem Kurs von 1 würde der Bestand mit dem Betrag in der Fremdwährung bewertet. Die Zeile unter dem Feld lautet: 1 [Ihre Währung] = [Kurs] [Bestellwährung].
8. Füllen Sie bei Bedarf Erwartete Lieferung, Lieferantenreferenz, Notizen und Versandkosten aus.
9. Wählen Sie unter Produkte für jede Position Produkt hinzufügen. Jede Position benötigt eines der Produkte dieses Lieferanten, eine Menge größer als null, einen Preis von null oder mehr und eine Steuer.
10. Wählen Sie Speichern.

Speichern bleibt deaktiviert, bis der Lieferant, das Bestelldatum, Lieferung an Lagerort, eine gültige Währung und mindestens eine vollständige Produktposition ausgefüllt sind. Die Schaltfläche bleibt auch deaktiviert, wenn das Bestelldatum in der Zukunft liegt, die Erwartete Lieferung vor dem Bestelldatum liegt, ein Preis negativ ist oder der Wechselkurs oder die Versandkosten keine gültige Zahl sind. Lieferung an Lagerort bleibt auch erforderlich, wenn Sie die Bestellung später bearbeiten.

Sie können eine Bestellung nicht speichern, wenn ihr Bestelldatum in ein gesperrtes Geschäftsjahr fällt.

Bestellungen in einer anderen Währung als der Ihrer Organisation sind ab dem Tarif Starter enthalten. Im Tarif Free ist das Feld Währung auf die Währung Ihrer Organisation festgelegt und zeigt ein Vorhängeschloss an.

Zum Erstellen, Bearbeiten und Einreichen von Bestellungen benötigen Sie die Berechtigung Create / Edit / Delete Purchase Orders. Ohne diese Berechtigung wird Neue Bestellung weder im Menü noch auf der Seite des Lieferanten angezeigt.

Bestellung zur Freigabe einreichen

Eine neue Bestellung hat den Status Entwurf. Bis Sie sie einreichen, muss niemand etwas damit tun.

1. Öffnen Sie die Bestellung.
2. Wählen Sie oben im blauen Banner Entwurf die Schaltfläche Freigabe anfordern. Wenn Sie die Bestellung selbst freigeben dürfen, lautet dieselbe Schaltfläche Zur Freigabe.
3. Bestätigen Sie im Dialog. Wenn Sie einen Entwurf einreichen, den eine andere Person erstellt hat, nennt der Dialog diese Person und bittet Sie um Bestätigung. Die Bestellung wechselt zu Ausstehend.

Die Schaltfläche ist deaktiviert, während Sie die Bestellung bearbeiten. Speichern Sie daher zuerst Ihre Änderungen. Sie wird nicht angezeigt, wenn Sie die Berechtigung Create / Edit / Delete Purchase Orders nicht haben, das Geschäftsjahr der Bestellung gesperrt ist oder der Lieferant gelöscht wurde.

Beim Einreichen werden die Freigebenden benachrichtigt, es sei denn, Sie könnten die Bestellung selbst freigeben. Wenn für die Abteilung oder die Organisation ein Standardfreigeber festgelegt ist, wird nur diese Person benachrichtigt. Wenn keiner festgelegt ist, werden alle Personen benachrichtigt, die die Bestellung freigeben und sehen können – mit Ausnahme der Person, die sie eingereicht hat.

Bestellung freigeben

Mit der Freigabe wird die Bestellung verbindlich.

1. Öffnen Sie die Bestellung. Sie muss den Status Ausstehend haben: Ein Entwurf kann nicht direkt freigegeben werden.
2. Wählen Sie im bernsteinfarbenen Banner Ausstehend die Schaltfläche Freigeben.
3. Bestätigen Sie im Dialog Bestellung freigeben.

Inhaber können jede Bestellung freigeben. Alle anderen benötigen Approve Purchase Orders, womit sie jede Bestellung freigeben können, oder Approve Own Purchase Orders, womit sie nur selbst erstellte Bestellungen freigeben können. Ohne eine dieser Berechtigungen wird die Schaltfläche Freigeben nicht angezeigt. Wenn Ihr Konto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, können Sie nur Bestellungen freigeben, die Sie sehen können.

Die Schaltfläche Freigeben verschwindet auch, während die Bestellung bearbeitet wird. Das Banner weist dann darauf hin, dass die Bestellung beim Speichern auf Entwurf zurückgesetzt wird. Die Schaltfläche wird ebenfalls ausgeblendet, wenn der Lieferant gelöscht wurde oder das Geschäftsjahr der Bestellung gesperrt ist.

Wenn sich eine Bestellung vor der Freigabe ändert

Wenn jemand die Bestellung zwischen dem Laden auf Ihrem Bildschirm und dem Auswählen von Freigeben ändert, wird die Freigabe verweigert. Sie sehen eine Meldung, dass die Bestellung seit dem Laden geändert wurde, und die Seite wird mit der aktuellen Version neu geladen. Prüfen Sie die Bestellung erneut und geben Sie sie dann frei.

Das Festlegen des erwarteten Lieferdatums über den Bericht Zahlungsprognose gilt als eine solche Änderung. Die Bestellung bleibt dabei Ausstehend, aber die Änderung wird in ihrem Verlauf erfasst. Eine Freigabe über einen Bildschirm, der zuvor geladen wurde, wird daher auf dieselbe Weise verweigert.

Die Prüfung vergleicht den Stand mit der zuletzt erfassten Änderung an der Bestellung. Daher zählt jede protokollierte Bearbeitung: Produkte, Summen, Daten, Notizen, Versandkosten oder Wechselkurs. Dies dient der finanziellen Absicherung: Die Freigabe legt den Betrag fest, zu dem sich Ihre Organisation verpflichtet. Sie kann daher nicht auf Basis von Zahlen erteilt werden, die bereits ersetzt wurden.

Was nach der Freigabe geschieht

Nach der Freigabe wird in der Bestellung festgehalten, wer sie wann freigegeben hat. Das grüne Banner Freigegeben zeigt beides an; auf einem Smartphone zeigt es nur den Status.

Die Freigabe startet auch die Übergabe. Die Person, die die Freigabe angefordert hat, wird benachrichtigt. Falls niemand sie angefordert hat, wird stattdessen die Person benachrichtigt, die die Bestellung erstellt hat – es sei denn, Sie sind diese Person. Wenn eine standardmäßig für den Versand zuständige Person festgelegt ist und für die Bestellung noch keine Lieferung angelegt ist, wird eine angelegt und dieser Person zugewiesen, und sie wird benachrichtigt. Wenn eine standardmäßig für die Zahlung zuständige Person festgelegt ist, wird sie darüber benachrichtigt, dass die Bestellung freigegeben wurde und bezahlt werden muss.

Jede Benachrichtigung richtet sich nach den Benachrichtigungseinstellungen des jeweiligen Empfängers. Eine fehlgeschlagene Benachrichtigung macht die Freigabe nicht rückgängig.

Freigegebene Bestellung wieder öffnen

Eine freigegebene Bestellung kann nicht mehr bearbeitet werden. Um sie zu ändern, wählen Sie im Banner Freigegeben die Schaltfläche Wieder öffnen. Dadurch wird sie auf Entwurf zurückgesetzt und muss anschließend erneut freigegeben werden.

Für Wieder öffnen benötigen Sie die Berechtigung Create / Edit / Delete Purchase Orders. Die Schaltfläche wird ohne diese Berechtigung sowie bei gesperrtem Geschäftsjahr oder gelöschtem Lieferanten ausgeblendet.

Der Status „Nicht freigegeben“

Die Bestellansicht hat auch einen Status Nicht freigegeben, der als rotes Banner angezeigt wird. Das hier beschriebene Anfordern und Erteilen einer Freigabe versetzt eine Bestellung nie in diesen Status.