Ein abgeschlossenes Jahr sperren

Eine Jahressperre friert alles ein, was auf ein bestimmtes Jahr datiert ist. Sperren Sie ein Jahr, sobald sein Abschluss feststeht, damit eine Zahl, die Ihre Buchhaltung bereits gemeldet hat, nachträglich nicht mehr geändert werden kann.

Sobald beispielsweise 2024 gesperrt ist, kann niemand in Ihrer Organisation eine auf 2024 datierte Bestellung oder Lagerbewegung erstellen, bearbeiten oder löschen, einen auf 2024 datierten Wareneingang buchen oder eine auf 2024 datierte Wertanpassung hinzufügen oder entfernen.

Die Sperre richtet sich nach dem Datum auf dem Datensatz, nicht nach dem heutigen Datum. Wenn Sie das vergangene Jahr sperren, können Sie im laufenden Jahr weiterarbeiten.

Eine Sperre gilt für alle, auch für die Person, die sie eingerichtet hat, und für Administratoren. Es gibt keine Möglichkeit, sie zu umgehen. Um einen Datensatz in einem gesperrten Jahr zu ändern, entsperren Sie das Jahr zunächst, nehmen Sie die Änderung vor und sperren Sie es erneut.

Tarife und Berechtigungen

Das Sperren eines Jahres ist im Tarif Starter und höher enthalten. In einem Tarif ohne diese Funktion öffnet sich beim Bestätigen von Sperren stattdessen eine Aufforderung zum Upgrade. Das Entsperren ist immer möglich, und bereits gesperrte Jahre bleiben nach einem Wechsel zu einem Tarif ohne Jahressperre gesperrt.

Zum Sperren und Entsperren ist die Berechtigung Lock/Unlock Years erforderlich. Die Rollen Administrator und Buchhaltung enthalten sie; andere Rollen nicht.

Um einer Person mit einer anderen Rolle die Berechtigung zu erteilen, öffnen Sie Einstellungen und dann Benutzer, öffnen Sie die Person und aktivieren Sie Lock/Unlock Years auf ihrem Tab Berechtigungen. Berechtigungen über die Rolle einer Person hinaus sind im Tarif Pro und höher enthalten.

Ohne diese Berechtigung erscheint Jahressperre nicht im Menü Einstellungen, und eine Anfrage zum Sperren oder Entsperren von diesem Konto wird abgelehnt.

Ein Jahr sperren

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Wählen Sie im Menü links Jahressperre.
3. Suchen Sie unter Verfügbare Jahre das Jahr, das Sie abschließen möchten.
4. Wählen Sie neben diesem Jahr Sperren.
5. Lesen Sie die Bestätigungsmeldung.
6. Bestätigen Sie die Meldung.

Das Jahr wird in die Tabelle Gesperrte Jahre verschoben. Diese enthält das Jahr, die Person, die es gesperrt hat, und das Datum der Sperre.

Die Liste Verfügbare Jahre wird aus den Datumsangaben Ihrer Bestellungen und Lagerbewegungen sowie dem aktuellen Jahr zusammengestellt. Jahre ohne Daten werden nicht angeboten, und zukünftige Jahre werden nie angeboten. Bereits gesperrte Jahre werden aus der Liste entfernt.

Was eine Jahressperre blockiert

Eine Sperre des Jahres, in das das Bestelldatum fällt, blockiert das Erstellen und Bearbeiten der Bestellung oder ihrer Positionen, ihre Freigabe, erneute Öffnung und Löschung, das Bestätigen von Preisen, das Ändern ihrer Versandkosten, das Hinzufügen oder Entfernen von Bezugsnebenkosten, das Ändern ihres Wechselkurses und das Löschen eines an sie angehängten Dokuments. Das Buchen eines Wareneingangs wird ebenfalls abgelehnt, wenn das Wareneingangsdatum selbst in ein gesperrtes Jahr fällt.

Im Bestand blockiert eine Sperre das Erstellen eines auf dieses Jahr datierten Abgangs, einer solchen Bestandskorrektur oder Umlagerung sowie das Bearbeiten oder Löschen eines bestehenden Vorgangs dieser Art. Sie blockiert außerdem das Erfassen von Fundbestand oder Anfangsbestand in diesem Jahr, das Freigeben einer Inventur, deren Vorgangsdatum in dieses Jahr fällt, das Abschließen oder erneute Öffnen einer in diesem Jahr abgeschlossenen Montage, das Hinzufügen oder Entfernen einer auf dieses Jahr datierten Wertanpassung und das Eröffnen einer auf dieses Jahr datierten Lieferantenreklamation.

Wenn Sie ein Datum ändern, müssen sowohl das Jahr, in dem sich der Datensatz derzeit befindet, als auch das Jahr, in das Sie ihn verschieben, entsperrt sein. Sie können einen Datensatz weder aus einem gesperrten Jahr heraus verschieben noch ihn rückwirkend in ein gesperrtes Jahr datieren.

Was Sie weiterhin tun können

Alles in einem gesperrten Jahr bleibt vollständig lesbar. Sie können Datensätze öffnen, durchsuchen, exportieren und in Berichten auswerten. Sie fließen weiterhin in Ihre Bestandszahlen und Bewertungen ein. Nur Änderungen werden abgelehnt.

Einstellungen für die Lagerbewertung

Solange irgendein Jahr gesperrt ist, kann das Bewertungsverfahren der Organisation (FIFO, LIFO oder Durchschnittspreis) nicht geändert werden. Ein neues Verfahren würde jeden vergangenen Zeitpunkt neu bewerten, einschließlich der gesperrten Jahre. Daher wird das Verfahren auf der Seite mit den Organisationseinstellungen ausgegraut und die gesperrten Jahre werden genannt. Um es zu ändern, entsperren Sie zuerst diese Jahre.

Bestellversandkosten in die Lagerbewertung einbeziehen kann weiterhin geändert werden, während ein Jahr gesperrt ist. Die Einstellung gilt nur für Bestellungen, deren Bezugsnebenkosten pro Einheit anschließend erneut berechnet werden. Bestellungen, die auf ein gesperrtes Jahr datiert sind, können nicht geändert werden.

Ein Jahr entsperren

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Wählen Sie im Menü links Jahressperre.
3. Suchen Sie das Jahr in der Tabelle Gesperrte Jahre.
4. Wählen Sie in dieser Zeile Entsperren.
5. Bestätigen Sie die angezeigte Meldung.

Beim Entsperren wird der Sperreintrag gelöscht. Die Tabelle Gesperrte Jahre zeigt, wer ein Jahr wann gesperrt hat. Sobald Sie es entsperren, verschwindet diese Zeile jedoch und das Entsperren wird nirgends aufgezeichnet. Wenn Sie ein Jahr entsperren, um eine einzelne Zahl zu korrigieren, sperren Sie es erneut, sobald die Korrektur vorgenommen wurde.

Kalenderjahre

Eine Sperre umfasst ein Kalenderjahr von Januar bis Dezember, basierend auf dem Datum des jeweiligen Datensatzes. Wenn Ihr Geschäftsjahr nicht von Januar bis Dezember läuft, stimmt eine Jahressperre nicht genau damit überein.