Cómo afectan las reclamaciones a proveedores al valor del inventario

Cuando notificas un defecto, eliges dónde está la mercancía. Esa elección determina si su valor sale del inventario o permanece en él.

Si eliges Ya no están en mi almacén, las unidades salen mediante un movimiento con el motivo Defectuoso / reclamación al proveedor, lo que reduce el valor del inventario. Si eliges Siguen en mi almacén, no se mueve ni se descuenta nada: las unidades permanecen en existencias a su coste íntegro.

Unidades que han salido o siguen bloqueadas

Cuando las unidades han salido, ya no son existencias que puedas vender o utilizar. Su valor pasa a la reclamación como lo que te debe el proveedor; seguir contándolo en el inventario sobrevaloraría lo que tienes.

Cuando te quedas con las unidades, permanecen en el valor del inventario a su coste íntegro porque siguen en tu estantería. Se cuentan como existencias, pero no como Disponible, y nadie más puede utilizarlas para la preparación de pedidos ni para la producción.

Cómo se calculan los costes

La reclamación se valora al coste unitario heredado de la entrega en la que llegaron las unidades defectuosas. Lo verás como Coste unitario heredado cuando notifiques el defecto, y a partir de entonces queda fijado en la reclamación.

Con FIFO y LIFO, la reclamación retira unidades de la capa de coste de esa entrega, no de la capa que el método habría elegido de otro modo. Por eso, la reducción del valor del inventario y el valor de la propia reclamación coinciden.

Con el coste medio ponderado, las unidades salen al coste medio de las existencias disponibles en ese momento, como cualquier otra salida. La reducción del inventario y el valor de la reclamación no coincidirán: son el mismo evento valorado de dos formas distintas.

Consultar los informes de valoración del inventario

Dos informes muestran el efecto de una reclamación cuyas unidades han salido.

1. Abre Informes.
2. Elige Valoración del inventario.
3. Busca el producto en la pestaña Productos. Si se notificó que las unidades habían salido, el valor mostrado ya las excluye. Si todavía las tienes bloqueadas, el valor no cambia y las incluye a su coste íntegro.
4. Abre Informes.
5. Elige Historial del valor del inventario para ver el efecto a lo largo del tiempo.

Una reclamación cuyas unidades han salido reduce el valor en el mes en que se abrió. Cada mes posterior parte de ese valor más bajo hasta que llega una sustitución.

Una reclamación cuyas unidades siguen bloqueadas no reduce el valor. La reducción aparece solo en el mes en que las desbloqueas, con la fecha del día en que lo haces y no la del día en que notificaste el defecto.

Ver las unidades reclamadas y bloqueadas

Para ver las unidades reclamadas por separado del consumo ordinario, abre la página del producto. Su Desglose de salidas las enumera en Defectuoso (reclamación), y la lista de Existencias muestra el mismo desglose en su información emergente.

Estos desgloses no muestran las unidades que todavía tienes bloqueadas, porque no ha salido nada. Para esas unidades, activa la columna Disponible en la lista de Existencias o consulta Bloqueado en tu almacén en la página Reclamaciones a proveedores. Disponible resta tanto las unidades bloqueadas por reclamaciones como las asignadas a un montaje abierto.

Coste de las ventas y rotación de productos

Coste de las ventas nunca imputa material defectuoso. Cuenta el material que has utilizado o vendido realmente, y el movimiento propio de una reclamación no corresponde a eso. Imputarlo ahí sobrevaloraría el coste de lo vendido e infravaloraría tu margen.

La conciliación del informe, Cómo se movió el valor del stock, muestra por separado el valor que ha salido, en Otras salidas, como Defectuoso (reclamaciones a proveedores). El total dado de baja en reclamaciones cerradas con faltante solo aparece en la página Reclamaciones a proveedores.

Las unidades bloqueadas afectan al informe de otra manera. Con FIFO y LIFO, las unidades bloqueadas por una reclamación no pueden haberse vendido, por lo que las ventas se valoran a partir de otras capas. Con el coste medio ponderado, los bloqueos no se tienen en cuenta y las ventas salen al coste medio. Si marcas una reclamación como falsa alarma, se te avisa de que el coste de lo que vendes cambiará porque las unidades se reincorporan al conjunto de existencias y pueden volver a incluirse en el cálculo del coste.

Rotación de productos también excluye las unidades reclamadas: una reclamación no es demanda de clientes, por lo que no inflará el consumo aparente de un producto.

Consultar el valor pendiente de las reclamaciones

La tarjeta Valor pendiente muestra lo que los proveedores todavía te deben: el valor reclamado, menos las sustituciones recibidas y menos cualquier importe dado de baja. No es el valor que ha salido del inventario.

1. Abre Existencias y después Reclamaciones a proveedores.
2. Consulta la tarjeta Valor pendiente en la parte superior de la página.
3. Compárala con Valoración del inventario, tomando el valor de cada reclamación por separado y no el total agregado.

En las reclamaciones cuyas unidades han salido, el valor pendiente y la reducción del valor del inventario son las dos caras del mismo evento. En las reclamaciones cuyas unidades siguen bloqueadas, no hay reducción del inventario: tanto la cifra pendiente como el valor del inventario incluyen esas unidades. Esto es correcto hasta que el proveedor envíe la sustitución, porque el proveedor la debe en ambos casos.

Desbloquear unidades no reduce Valor pendiente. Una sustitución o un cierre con faltante lo reduce, mientras que marcar una reclamación con El material está bien lo elimina por completo porque, si se retira la reclamación, no se debe nada.

Valor pendiente abarca todas las reclamaciones que aún no tienen el estado Resuelta, Rechazada o Retirada. No tiene en cuenta la pestaña, el selector Proveedor ni la página que estás viendo, por lo que no coincidirá con la suma de las reclamaciones que aparecen debajo: indica cuánto valor está pendiente en el conjunto de las reclamaciones. Si tu acceso está limitado a determinados departamentos, abarca las reclamaciones que puedes ver.

En la parte superior de la página aparecen siempre tres tarjetas: Valor pendiente, Unidades pendientes y Bloqueado en tu almacén. Bloqueado en tu almacén indica el valor de las unidades bloqueadas por reclamaciones, cuántas unidades llevan bloqueadas y durante cuántos días, e incluye Mostrar para enumerar la cantidad bloqueada, el valor y la antigüedad de cada reclamación (o Ninguna unidad bloqueada).

Debajo de las tarjetas aparece una línea de importes dados de baja una vez que se ha cerrado algo con faltante. Cuando ha llegado una sustitución de unidades que todavía tienes bloqueadas, aparece un recordatorio de color ámbar sobre las tarjetas que indica cuántas reclamaciones y unidades están pendientes de que registres lo que ocurrió. No incluye ningún importe porque nada se cuenta dos veces.

Correcciones de precio del pedido de compra

El coste unitario de una reclamación queda fijado cuando la abres. Editar el pedido de compra original meses después no cambia el valor de la reclamación, el total pendiente ni el total dado de baja, por lo que las correcciones de precio posteriores no pueden alterar una reclamación resuelta.

Las unidades bloqueadas son distintas: forman parte del valor del inventario, cuyo precio se vuelve a tomar del pedido de compra cada vez que se calcula. Corregir ese pedido cambia el valor de inventario de las unidades bloqueadas, pero no la cifra de la reclamación, por lo que Bloqueado en tu almacén y tu informe de valoración pueden no coincidir.

Entregas de sustitución

Una sustitución devuelve valor al inventario solo cuando la reclamación está vinculada al pedido de compra en el que llega la sustitución, y ese pedido debe tener valor cero. Al registrar la recepción de ese pedido, las unidades vuelven con el coste heredado de la línea del pedido original, en lugar del precio cero del documento.

La reclamación pasa a Sustituida parcialmente o a Resuelta cuando no queda nada por resolver, y la cifra pendiente disminuye. Si la entrega trae más de lo que se debe en la reclamación, el exceso entra sin coste en una línea propia.

Si todavía tienes bloqueadas las unidades defectuosas cuando llega la sustitución, no hay valor que devolver porque nunca salieron. La parte de la sustitución que las reemplaza entra sin coste, y lo que sucede después depende de lo que registres para las unidades bloqueadas. Si se devuelven o se desechan, su coste permanece en existencias con las sustituciones; si te las quedas, las sustituciones permanecen sin coste.

Cierre con faltante y bajas

Cerrar una reclamación con faltante mueve valor, pero no existencias. No se crea ningún movimiento porque las unidades ya han salido del inventario; volver a retirarlas reduciría las existencias dos veces por una sola salida física. El valor se registra en la reclamación y la página Reclamaciones a proveedores lo suma como importe dado de baja en reclamaciones cerradas con faltante para tu contabilidad.

No puedes cerrar una reclamación con faltante mientras sus unidades sigan bloqueadas, porque su valor todavía está en tu estantería y darlo de baja contabilizaría una pérdida que no has sufrido. Desbloquéalas primero, marca la reclamación con El material está bien si resulta que el material estaba en buen estado o, una vez que haya llegado la sustitución, registra lo que ocurrió con ellas. Una baja es un evento contable con fecha y no puede registrarse en un ejercicio cerrado.

Acceso a las reclamaciones a proveedores

Reclamaciones a proveedores aparece en Existencias solo para los usuarios cuyo rol permite ver o gestionar reclamaciones a proveedores. En el plan Free aparece con un candado.

Bloqueado en tu almacén solo requiere el permiso de visualización. Esto permite que alguien detecte un palé bloqueado durante tres meses aunque no pueda actuar sobre la reclamación.

Cerrar con faltante solo se muestra a quienes pueden gestionar reclamaciones, mientras la reclamación tenga unidades pendientes de resolver y no esté cerrada. No se muestra mientras las unidades de la reclamación estén bloqueadas.