Previsión de pagos

La previsión de pagos muestra cuánto dinero necesitas para pagar a los proveedores y cuándo. Las filas son proveedores, las columnas son meses y cada celda muestra el importe que se espera pagar a ese proveedor en ese mes.

Todas las cifras utilizan la moneda base de tu organización, de modo que se pueden sumar pedidos de compra en distintas monedas.

La previsión viene con las condiciones de pago en plazos, incluidas en el plan Pro y superiores. En otros planes, la página muestra lo que hace el informe y una invitación a mejorar el plan.

Abrir la previsión de pagos

1. Abre Informes en la barra de navegación superior.
2. Elige Previsión de pagos en la lista de informes.
3. Selecciona un periodo con la lista Fechas rápidas o introduce tu propia Fecha de inicio y Fecha de fin.
4. Si quieres, acota la vista con el filtro Departamento.

El informe se abre en Este año. Los demás rangos rápidos están orientados deliberadamente al futuro: Este mes, Próximos 30 días, Próximos 90 días, Próximos 6 meses, Próximos 12 meses, Este año y el próximo y Personalizado. Un periodo puede abarcar 36 meses como máximo. Si es más largo, se rechaza y aparece un mensaje que pide elegir uno más corto.

El rango de fechas filtra las fechas de pago previstas, no las fechas de los pedidos de compra. Por ejemplo, un pedido de compra creado hace dos años con un pago que vence en marzo del próximo año aparece cuando el rango incluye ese mes.

Necesitas el permiso de informes para abrir la página. Sin él, Informes no aparece en absoluto en la barra de navegación.

Entender las cifras

El informe tiene en cuenta los pedidos de compra Aprobado, Pendiente y Borrador. Mantiene los pedidos recibidos por completo porque sus pagos aún pueden estar previstos para el futuro. También mantiene los pedidos ya pagados, pero los muestra por separado para que no incrementen el importe que aún necesitas conseguir. Se excluyen los pedidos marcados como No aprobado y los que pertenecen a proveedores eliminados.

Debajo de las filas de proveedores, dos franjas desglosan el mismo importe pendiente:

Pendiente de pago — según estado de aprobación separa los compromisos firmes Aprobado de los importes No aprobado que dependen de que se aprueben pedidos Borrador o Pendiente. La línea No aprobado del pie no se refiere a los pedidos con el estado No aprobado, que están excluidos.

Pendiente de pago — según cobertura de facturas separa los importes De facturas, cuya fecha ya está fijada, de los importes Previsto, marcados como (aún sin factura). De facturas incluye los plazos respaldados por facturas de proveedor registradas y los plazos vinculados a fechas que ya existen, como la fecha del pedido de compra, la fecha de aprobación o la fecha en que se recibieron efectivamente los artículos. Previsto incluye los importes que aún se basan en una fecha sustitutiva, como un plazo cuyo vencimiento depende de una factura que todavía no se ha registrado. A pesar de la etiqueta (aún sin factura), un plazo vinculado a una fecha que ya existe se contabiliza en De facturas incluso antes de que llegue su factura.

Debajo de estas franjas aparecen Pendiente de pago, Pagado y Total.

Un proveedor al que has pagado por completo permanece en la lista, atenuado y tachado, con una etiqueta Pagado. Su fila muestra importes pagados en lugar de pagos futuros, de modo que el proveedor no desaparece en cuanto le pagas.

Cómo se calculan las fechas de pago

Una condición de pago tiene uno o más plazos. Cada plazo tiene un porcentaje del pedido, un evento de referencia que inicia el cómputo y un desfase en días. Los porcentajes de una condición deben sumar 100.

Los eventos de referencia pueden ser la fecha del pedido de compra, la fecha de aprobación, la fecha de la factura, la fecha de recepción o el final del mes de la factura o de la recepción. Un plazo también puede fijar un día del mes. Primero se aplica el desfase; después, el pago se sitúa en ese día del mes al que llega el desfase o en el último día si ese mes es más corto.

La condición de pago del propio pedido de compra tiene prioridad. Si no tiene ninguna, se utiliza la condición de pago predeterminada del proveedor. Si ninguno de los dos tiene una condición, o si la condición no tiene reglas de plazos, no se puede hacer una previsión del pedido y este se excluye de todas las cifras de la página.

Condiciones y fechas previstas de entrega que faltan

La franja cuenta todos los pedidos de compra aprobados que aún tienen algo pendiente de pago, incluidos los pedidos recibidos por completo. Un pedido Borrador o Pendiente sin una condición de pago utilizable también queda fuera de las cifras, pero no aparece en la franja.

Una segunda franja enumera los pedidos que no tienen una fecha prevista de entrega y tiene su propio botón Corregir. Si estableces una fecha allí, el pedido conserva su estado y la fecha se registra en su historial.

Ninguna de las dos franjas sigue el filtro de fechas, por lo que sus recuentos no cambian al cambiar el periodo.

Fechas sustitutivas

Cuando la fecha de referencia de un plazo aún no existe, la previsión la sustituye por la fecha más cercana de la que dispone.

Para los plazos vinculados a la recepción, utiliza la fecha real de recepción una vez que llegan los artículos, la fecha prevista de entrega mientras se espera y, como último recurso, la fecha del pedido de compra.

Para los plazos vinculados a la factura, utiliza primero la fecha de la factura registrada; después, la de recepción o la fecha prevista de entrega; y, por último, la fecha del pedido de compra. Si un pedido solo ha llegado en parte, para la parte aún no facturada se utiliza la fecha prevista de entrega o la última recepción si es posterior, porque esos artículos aún están por llegar.

Un plazo vinculado a la fecha de aprobación recurre a la fecha del pedido de compra mientras el pedido no esté aprobado. Una fecha calculada nunca es anterior a la fecha del pedido de compra, ni siquiera con un desfase negativo, como treinta días antes de la recepción.

Un proveedor cuya previsión utiliza alguna fecha sustitutiva tiene un punto ámbar y un enlace ¿por qué? junto a su nombre. El enlace abre Plazos estimados — motivos de la fecha alternativa, que enumera todos los plazos de ese proveedor que usan una fecha sustitutiva, su fecha de referencia solicitada, la fecha utilizada en su lugar y el vencimiento resultante.

Cómo afectan los pagos a la previsión

Los pagos registrados en un pedido de compra se restan de su previsión y se aplican a sus plazos empezando por el vencimiento más antiguo. Un plazo cubierto por completo deja de aparecer como pago futuro. En un plazo cubierto parcialmente, la parte pagada sale de la previsión y el resto permanece.

La tarjeta Facturas y pagos del pedido de compra muestra cada plazo como Pagado o Pagado en parte según ese criterio, e indica a qué plazos se aplicó cada pago.

Los importes pagados aparecen en el mes en que se realizó realmente el pago, según la Fecha de pago del registro, no en el mes programado para el plazo. Si un pedido se reabre y se vuelve a aprobar, su calendario se recalcula, pero un pago realizado en enero permanece en la línea Pagado de enero. Así, el informe queda conciliado con tu contabilidad.

Hay una excepción: si un pedido está marcado como pagado pero no tiene registros de pago, no existe una fecha de pago real, por lo que esos importes se sitúan en el vencimiento del plazo.

Recordatorios de pago

StockBold avisa una vez de un plazo sin pagar de un pedido de compra aprobado cuando vence en 3 días o menos, y otra vez si queda vencido. El propietario puede cambiar el ajuste de 3 días en Ajustes, después en Organización, en Recordatorios de pago.

Solo cuentan los plazos con un vencimiento firme. No se notifica un plazo que aún está pendiente de su evento de referencia, como una recepción que todavía no se ha producido.

El recordatorio se envía a la persona asignada por defecto al pago del pedido y a las personas con el permiso Manage PO Financials, para los pedidos que pueden ver. El importe solo se muestra a las personas autorizadas a ver los precios de compra. Cada persona puede desactivar cualquiera de los dos recordatorios en Pago próximo a vencer o vencido, en Ajustes y después en Notificaciones.

Explorar y exportar el informe

1. Haz clic en un importe de la tabla para abrir su desglose por pedido de compra y plazo. La línea Pendiente de pago es una línea de conciliación y no abre un desglose; usa en su lugar Aprobado, No aprobado, De facturas o Previsto.
2. Usa Cómo funciona en la cabecera de la página para ver las reglas de cálculo en pantalla.
3. Usa Exportar CSV para exportar la vista actual, incluidas las filas de proveedores y los totales. El botón no está disponible mientras se carga el informe o cuando no hay filas de proveedores.

Mantener la previsión precisa

Añade reglas de plazos a todas las condiciones de pago que uses y establece fechas previstas de entrega en los pedidos que no las tengan. Registra las facturas de proveedor a medida que lleguen y vincula cada una al plazo que cubre. Registra los pagos a medida que los realices.

Si cambias la condición de pago de un pedido de compra después de vincular una factura a un plazo, los vínculos que ya no coincidan con la nueva condición se tratarán como no vinculados a efectos de la previsión y se señalarán para que puedas volver a vincularlos.

Departamentos e importes

El filtro Departamento se combina con los departamentos que ya tienes permiso para ver. Si no hay coincidencias, el informe aparece vacío en lugar de mostrar pedidos fuera de tu acceso. Sin el permiso View Inventory Value, los importes aparecen como un guion; un propietario siempre tiene este permiso.