Prévision des paiements

La prévision des paiements indique les sommes dont vous aurez besoin pour payer vos fournisseurs et à quel moment. Les lignes représentent les fournisseurs, les colonnes les mois, et chaque cellule indique le montant dont le paiement à ce fournisseur est prévu pour le mois correspondant.

Tous les montants sont exprimés dans la devise de base de votre organisation, ce qui permet d'additionner les bons de commande établis dans différentes devises.

La prévision est fournie avec les conditions de paiement par échéances, incluses dans l'offre Pro et les offres supérieures. Avec une autre offre, la page présente le fonctionnement du rapport et vous invite à changer d'offre.

Ouvrir la prévision des paiements

1. Ouvrez Rapports dans la barre de navigation supérieure.
2. Choisissez Prévision des paiements dans la liste des rapports.
3. Choisissez une période dans la liste Dates rapides, ou saisissez votre propre Date de début et Date de fin.
4. Si vous le souhaitez, affinez la vue avec le filtre Service.

Le rapport s'ouvre sur Cette année. Les autres périodes rapides sont volontairement tournées vers l'avenir : Ce mois-ci, 30 prochains jours, 90 prochains jours, 6 prochains mois, 12 prochains mois, Cette année + la suivante et Personnalisé. Une période peut couvrir au maximum 36 mois. Une période plus longue est refusée et un message vous demande d'en choisir une plus courte.

La plage de dates filtre les dates de paiement prévues, et non les dates des bons de commande. Par exemple, un bon de commande établi il y a deux ans et dont un paiement est dû en mars prochain apparaît si la plage couvre mars prochain.

Vous devez disposer de l'autorisation d'accès aux rapports pour ouvrir la page. Sans cette autorisation, Rapports n'apparaît pas du tout dans la barre de navigation.

Comprendre les montants

Le rapport prend en compte les bons de commande Approuvé, En attente et Brouillon. Il conserve les commandes entièrement réceptionnées, car leurs paiements peuvent encore être à venir. Il conserve également les commandes déjà payées, mais les présente séparément pour qu'elles ne gonflent pas les sommes qu'il vous reste à trouver. Les commandes portant le statut Non approuvé et celles appartenant à des fournisseurs supprimés sont exclues.

Sous les lignes des fournisseurs, deux sections répartissent le même montant restant à payer :

Reste à payer — par statut d'approbation sépare les engagements fermes Approuvé des montants Non approuvé, qui dépendent de l'approbation des commandes Brouillon ou En attente. La ligne de pied de tableau Non approuvé ne désigne pas les commandes ayant le statut Non approuvé, qui sont exclues.

Reste à payer — par couverture de factures sépare les montants Sur factures, dont la date est déjà fixée, des montants Prévisionnel, marqués (pas encore de facture). Sur factures comprend les échéances associées à des factures fournisseurs enregistrées et celles dont la date de référence existe déjà, comme la date du bon de commande, la date d'approbation ou la date de réception effective des marchandises. Prévisionnel comprend les montants qui reposent encore sur une date de substitution, comme une échéance calculée à partir d'une facture qui n'a pas encore été enregistrée. Malgré le libellé (pas encore de facture), une échéance dont la date de référence existe déjà est comptabilisée dans Sur factures, même avant l'arrivée de sa facture.

Sous ces sections figurent Reste à payer, Payé et Total.

Un fournisseur que vous avez entièrement payé reste dans la liste, affiché en grisé et barré, avec un badge Payé. Sa ligne présente les montants payés plutôt que les sommes à décaisser, afin que le fournisseur ne disparaisse pas dès que vous l'avez payé.

Calcul des dates de paiement

Une condition de paiement comporte une ou plusieurs échéances. Chaque échéance correspond à un pourcentage de la commande et comporte un événement de référence qui déclenche le calcul, ainsi qu'un décalage en jours. Les pourcentages d'une condition doivent totaliser 100.

Les dates de référence possibles sont la date du bon de commande, la date d'approbation, la date de facture, la date de réception ou la fin du mois de facturation ou de réception. Une échéance peut également fixer un jour du mois. Le décalage est appliqué en premier ; le paiement tombe ensuite à ce jour dans le mois atteint après application du décalage, ou le dernier jour si ce mois est plus court.

La condition de paiement propre au bon de commande est prioritaire. S'il n'en a pas, la condition de paiement par défaut du fournisseur est utilisée. Si aucun des deux n'a de condition de paiement, ou si la condition ne comporte aucune règle d'échéance, la commande ne peut pas être prévue et est exclue de tous les montants de la page.

Conditions de paiement et dates de livraison prévues manquantes

La bannière compte tous les bons de commande approuvés sur lesquels il reste un montant à payer, y compris les commandes entièrement réceptionnées. Une commande Brouillon ou En attente sans condition de paiement utilisable est également absente des montants, mais ne figure pas dans la bannière.

Une deuxième bannière répertorie les commandes sans date de livraison prévue et possède son propre bouton Corriger. Une date définie à cet endroit ne modifie pas le statut de la commande et est enregistrée dans son historique.

Aucune des deux bannières ne suit le filtre de date : leurs nombres ne changent donc pas lorsque vous modifiez la période.

Dates de substitution

Lorsque la date de référence d'une échéance n'existe pas encore, la prévision la remplace par la date disponible la plus proche.

Pour les échéances basées sur la réception, elle utilise la date de réception effective une fois les marchandises arrivées, la date de livraison prévue en attendant, puis la date du bon de commande en dernier recours.

Pour les échéances basées sur la facture, elle utilise d'abord la date de facture enregistrée, puis la date de réception ou de livraison prévue, et enfin la date du bon de commande. Si une commande n'est arrivée qu'en partie, la partie non encore facturée est datée à partir de la date de livraison prévue, ou de la dernière réception si celle-ci est plus tardive, car ces marchandises sont encore à venir.

Une échéance basée sur la date d'approbation utilise la date du bon de commande tant que la commande n'est pas approuvée. Une date calculée n'est jamais antérieure à la date du bon de commande, même avec un décalage négatif, par exemple trente jours avant la réception.

Un fournisseur dont la prévision utilise une date de substitution est signalé par un point orange et un lien pourquoi ? à côté de son nom. Ce lien ouvre Échéances estimées — raisons du repli, qui répertorie toutes les échéances de ce fournisseur utilisant une date de substitution, leur date de référence demandée, la date utilisée à la place et l'échéance qui en résulte.

Effet des paiements sur la prévision

Les paiements enregistrés sur un bon de commande sont déduits de sa prévision et affectés à ses échéances en commençant par la date d'échéance la plus ancienne. Une échéance entièrement couverte cesse d'apparaître parmi les sommes à décaisser. Pour une échéance partiellement couverte, la partie payée sort de la prévision et le reste y demeure.

La carte Factures et paiements du bon de commande indique sur cette base si chaque échéance est Payé ou Payé en partie, et montre à quelles échéances chaque paiement a été affecté.

Les montants payés apparaissent dans le mois où le paiement a effectivement été effectué, d'après la Date de paiement de l'enregistrement, et non dans le mois prévu pour l'échéance. Si une commande est rouverte puis approuvée à nouveau, son échéancier est recalculé, mais un paiement effectué en janvier reste sur la ligne Payé en janvier. Le rapport reste ainsi cohérent avec votre comptabilité.

Il existe une exception : si une commande est marquée comme payée mais ne comporte aucun enregistrement de paiement, il n'y a pas de date de paiement réelle. Ces montants sont donc affectés à la date d'échéance à la place.

Rappels de paiement

StockBold signale une échéance impayée d'un bon de commande approuvé une première fois lorsqu'elle est due dans les 3 jours, puis une seconde fois si elle passe en retard. Le propriétaire peut modifier le paramètre de 3 jours dans Paramètres, puis Organisation, sous Rappels de paiement.

Seules les échéances dont la date est ferme sont prises en compte. Une échéance qui attend encore son événement de référence, comme une réception qui n'a pas eu lieu, n'est pas signalée.

Le rappel est envoyé au responsable de paiement par défaut de la commande et aux personnes disposant de l'autorisation Manage PO Financials, pour les commandes qu'elles peuvent consulter. Le montant n'est affiché qu'aux personnes autorisées à voir les prix d'achat. Chacun peut désactiver l'un ou l'autre des rappels sous Paiement bientôt dû ou en retard dans Paramètres, puis Notifications.

Explorer et exporter le rapport

1. Cliquez sur un montant du tableau pour ouvrir sa répartition par bon de commande et par échéance. La ligne Reste à payer est une ligne de rapprochement et n'ouvre pas de répartition ; utilisez plutôt Approuvé, Non approuvé, Sur factures ou Prévisionnel.
2. Utilisez Comment ça marche dans l'en-tête de la page pour consulter les règles de calcul à l'écran.
3. Utilisez Exporter en CSV pour exporter la vue actuelle, y compris les lignes des fournisseurs et les totaux. Le bouton est indisponible pendant le chargement du rapport ou lorsqu'il n'y a aucune ligne de fournisseur.

Garder une prévision exacte

Définissez les règles d'échéance de chaque condition de paiement que vous utilisez et renseignez les dates de livraison prévues sur les commandes qui n'en ont pas. Enregistrez les factures fournisseurs à leur arrivée et rattachez chacune à l'échéance qu'elle couvre. Enregistrez les paiements lorsque vous les effectuez.

Si vous modifiez la condition de paiement d'un bon de commande après avoir rattaché une facture à une échéance, les rattachements qui ne correspondent plus à la nouvelle condition sont traités comme absents pour la prévision et signalés afin que vous puissiez les refaire.

Services et montants

Le filtre Service se combine avec les services que vous êtes déjà autorisé à consulter. S'ils ne se recoupent pas, le rapport est vide au lieu d'afficher des commandes auxquelles vous n'avez pas accès. Sans l'autorisation View Inventory Value, les montants sont remplacés par un tiret ; un propriétaire dispose toujours de cette autorisation.