Zahlungsprognose

Die Zahlungsprognose zeigt, wie viel Geld Sie wann für Zahlungen an Lieferanten benötigen. Die Zeilen stehen für Lieferanten, die Spalten für Monate. Jede Zelle zeigt den Betrag, der voraussichtlich in diesem Monat an den jeweiligen Lieferanten gezahlt wird.

Alle Zahlen werden in der Basiswährung Ihrer Organisation angegeben, sodass Bestellungen in verschiedenen Währungen zusammengerechnet werden können.

Die Zahlungsprognose gehört zu den Zahlungsbedingungen mit Raten, die ab dem Pro-Tarif enthalten sind. Bei einem anderen Tarif zeigt die Seite, was der Bericht leistet, und lädt zu einem Upgrade ein.

Zahlungsprognose öffnen

1. Öffnen Sie Berichte in der oberen Navigationsleiste.
2. Wählen Sie Zahlungsprognose aus der Liste der Berichte.
3. Wählen Sie einen Zeitraum über die Liste Schnellauswahl oder geben Sie ein eigenes Startdatum und Enddatum ein.
4. Grenzen Sie die Ansicht bei Bedarf mit dem Filter Abteilung ein.

Der Bericht wird mit Dieses Jahr geöffnet. Die anderen Schnellzeiträume sind bewusst zukunftsorientiert: Dieser Monat, Nächste 30 Tage, Nächste 90 Tage, Nächste 6 Monate, Nächste 12 Monate, Dieses + nächstes Jahr und Benutzerdefiniert. Ein Zeitraum darf höchstens 36 Monate umfassen. Ein längerer Zeitraum wird mit der Aufforderung abgelehnt, einen kürzeren zu wählen.

Der Datumsbereich filtert prognostizierte Zahlungsdaten, nicht Bestelldaten. Eine Bestellung, die beispielsweise vor zwei Jahren aufgegeben wurde und deren Zahlung im kommenden März fällig ist, erscheint, wenn der Zeitraum den kommenden März umfasst.

Sie benötigen die Berechtigung für Berichte, um die Seite zu öffnen. Ohne diese Berechtigung erscheint Berichte überhaupt nicht in der Navigationsleiste.

Die Zahlen verstehen

Der Bericht berücksichtigt Bestellungen mit dem Status Freigegeben, Ausstehend und Entwurf. Vollständig eingegangene Bestellungen bleiben enthalten, da ihre Zahlungen noch in der Zukunft liegen können. Auch bereits bezahlte Bestellungen bleiben enthalten, werden aber separat ausgewiesen, damit sie den Betrag, den Sie noch aufbringen müssen, nicht erhöhen. Bestellungen mit dem Status Nicht freigegeben und Bestellungen gelöschter Lieferanten sind ausgeschlossen.

Unter den Lieferantenzeilen schlüsseln zwei Bereiche denselben offenen Betrag auf:

Noch zu zahlen, nach Freigabestatus trennt feste Verpflichtungen mit dem Status Freigegeben von Beträgen unter Nicht freigegeben, die von der Freigabe von Bestellungen mit dem Status Entwurf oder Ausstehend abhängen. Die Fußzeile Nicht freigegeben bezeichnet keine Bestellungen mit dem Status Nicht freigegeben, da diese ausgeschlossen sind.

Noch zu zahlen, nach Rechnungsabdeckung trennt Beträge unter Aus Rechnungen, deren Datum bereits feststeht, von Beträgen unter Prognostiziert, die mit (noch keine Rechnung) gekennzeichnet sind. Aus Rechnungen umfasst Raten, denen erfasste Lieferantenrechnungen zugrunde liegen, sowie Raten, die an bereits vorhandene Daten geknüpft sind, etwa das Bestelldatum, das Freigabedatum oder den tatsächlichen Wareneingang. Prognostiziert umfasst Beträge, die noch auf einem Ersatzdatum beruhen, etwa eine Rate, die ab einer noch nicht erfassten Rechnung fällig wird. Trotz der Kennzeichnung (noch keine Rechnung) zählt eine Rate, die an ein bereits vorhandenes Datum geknüpft ist, schon vor Eingang ihrer Rechnung zu Aus Rechnungen.

Unter diesen Bereichen stehen Noch zu zahlen, Bezahlt und Gesamt.

Ein Lieferant, den Sie vollständig bezahlt haben, bleibt in der Liste. Er wird ausgegraut und durchgestrichen mit der Kennzeichnung Bezahlt angezeigt. Seine Zeile zeigt bezahlte Beträge statt zukünftiger Zahlungen, sodass der Lieferant nicht verschwindet, sobald Sie ihn bezahlen.

So werden Zahlungsdaten berechnet

Eine Zahlungsbedingung hat eine oder mehrere Raten. Jede Rate hat einen Prozentsatz der Bestellung, ein Bezugsereignis, ab dem die Frist beginnt, und einen Versatz in Tagen. Die Prozentsätze einer Zahlungsbedingung müssen zusammen 100 ergeben.

Bezugsereignisse können das Bestelldatum, das Freigabedatum, das Rechnungsdatum, das Wareneingangsdatum oder das Ende des Rechnungs- oder Wareneingangsmonats sein. Eine Rate kann auch einen festen Tag im Monat vorgeben. Zuerst wird der Versatz angewendet. Die Zahlung fällt dann auf diesen Tag in dem Monat, der sich durch den Versatz ergibt, oder auf den letzten Tag, wenn dieser Monat kürzer ist.

Die Zahlungsbedingung der Bestellung selbst hat Vorrang. Hat sie keine, wird die Standardzahlungsbedingung des Lieferanten verwendet. Ist bei beiden keine Zahlungsbedingung hinterlegt oder enthält die Zahlungsbedingung keine Ratenregeln, kann die Bestellung nicht prognostiziert werden und ist aus allen Zahlen auf der Seite ausgeschlossen.

Fehlende Zahlungsbedingungen und voraussichtliche Lieferdaten

Das Banner zählt jede freigegebene Bestellung, für die noch etwas zu zahlen ist, einschließlich vollständig eingegangener Bestellungen. Eine Bestellung mit dem Status Entwurf oder Ausstehend ohne verwendbare Zahlungsbedingung fehlt ebenfalls in den Zahlen, wird aber nicht im Banner aufgeführt.

Ein zweites Banner listet Bestellungen ohne voraussichtliches Lieferdatum auf und hat eine eigene Schaltfläche Beheben. Ein dort gesetztes Datum lässt den Status der Bestellung unverändert und wird in ihrem Verlauf erfasst.

Keines der beiden Banner richtet sich nach dem Datumsfilter. Daher ändern sich ihre Anzahlen nicht, wenn Sie den Zeitraum ändern.

Ersatzdaten

Wenn das Bezugsdatum einer Rate noch nicht existiert, verwendet die Prognose das am nächsten liegende verfügbare Datum als Ersatz.

Für Raten, die an den Wareneingang geknüpft sind, verwendet sie nach Eingang der Ware das tatsächliche Wareneingangsdatum, während der Wartezeit das voraussichtliche Lieferdatum und als letzte Möglichkeit das Bestelldatum.

Für Raten, die an die Rechnung geknüpft sind, verwendet sie zuerst das erfasste Rechnungsdatum, dann das Wareneingangsdatum oder das voraussichtliche Lieferdatum und danach das Bestelldatum. Ist eine Bestellung nur teilweise eingegangen, wird für den noch nicht in Rechnung gestellten Teil das voraussichtliche Lieferdatum verwendet oder der letzte Wareneingang, falls dieser später liegt, da diese Waren noch ausstehen.

Eine Rate, die an das Freigabedatum geknüpft ist, verwendet ersatzweise das Bestelldatum, solange die Bestellung nicht freigegeben ist. Ein berechnetes Datum liegt nie vor dem Bestelldatum, auch nicht bei einem negativen Versatz wie dreißig Tagen vor dem Wareneingang.

Bei einem Lieferanten, dessen Prognose ein Ersatzdatum verwendet, stehen ein gelber Punkt und ein Link warum? neben dem Namen. Der Link öffnet Geschätzte Raten, Gründe für das Ersatzdatum. Dort werden alle Raten dieses Lieferanten mit einem Ersatzdatum aufgeführt, einschließlich ihres vorgesehenen Bezugsereignisses, des stattdessen verwendeten Datums und der daraus resultierenden Fälligkeit.

So wirken sich Zahlungen auf die Prognose aus

Zahlungen, die für eine Bestellung erfasst wurden, werden von ihrer Prognose abgezogen und ihren Raten zugeordnet, beginnend mit der ältesten Fälligkeit. Eine vollständig gedeckte Rate erscheint nicht mehr als zukünftige Zahlung. Bei einer teilweise gedeckten Rate entfällt der bezahlte Teil aus der Prognose, während der Rest bestehen bleibt.

Die Karte Rechnungen und Zahlungen in der Bestellung zeigt auf dieser Grundlage jede Rate als Bezahlt oder Teilweise bezahlt an und zeigt, welchen Raten die einzelnen Zahlungen zugeordnet wurden.

Bezahlte Beträge erscheinen in dem Monat, in dem die Zahlung tatsächlich erfolgt ist, basierend auf dem Zahlungsdatum des Eintrags, nicht im vorgesehenen Ratenmonat. Wird eine Bestellung erneut geöffnet und wieder freigegeben, wird ihr Zahlungsplan neu berechnet. Eine im Januar geleistete Zahlung bleibt jedoch im Januar in der Zeile Bezahlt stehen. So bleibt der Bericht mit Ihrer Buchhaltung abgestimmt.

Es gibt eine Ausnahme: Ist eine Bestellung als bezahlt gekennzeichnet, enthält aber keine Zahlungseinträge, gibt es kein tatsächliches Zahlungsdatum. In diesem Fall fallen diese Beträge stattdessen auf die Fälligkeit der Rate.

Zahlungserinnerungen

StockBold benachrichtigt einmal über eine unbezahlte Rate einer freigegebenen Bestellung, wenn sie innerhalb von 3 Tagen fällig ist, und ein weiteres Mal, wenn sie überfällig wird. Der Inhaber kann die Einstellung von 3 Tagen unter Einstellungen, dann Organisation, im Bereich Zahlungserinnerungen ändern.

Nur Raten mit einer festen Fälligkeit zählen. Für eine Rate, die noch auf ihr Bezugsereignis wartet, etwa auf einen noch nicht erfolgten Wareneingang, wird keine Benachrichtigung gesendet.

Die Erinnerung geht an die standardmäßig für die Zahlung zuständige Person der Bestellung und an Personen mit der Berechtigung Manage PO Financials, jeweils für die Bestellungen, die sie sehen können. Der Betrag wird nur Personen angezeigt, die Einkaufspreise sehen dürfen. Jede Person kann unter Zahlung bald fällig oder überfällig in Einstellungen, dann Benachrichtigungen, jede der beiden Erinnerungen deaktivieren.

Bericht erkunden und exportieren

1. Klicken Sie auf einen Betrag in der Tabelle, um seine Aufschlüsselung nach Bestellungen und Raten zu öffnen. Die Zeile Noch zu zahlen ist eine Abstimmungszeile und öffnet keine Aufschlüsselung. Verwenden Sie stattdessen Freigegeben, Nicht freigegeben, Aus Rechnungen oder Prognostiziert.
2. Verwenden Sie So funktioniert es im Seitenkopf, um die Berechnungsregeln auf dem Bildschirm anzuzeigen.
3. Verwenden Sie CSV exportieren, um die aktuelle Ansicht einschließlich Lieferantenzeilen und Summen zu exportieren. Die Schaltfläche ist nicht verfügbar, während der Bericht geladen wird oder wenn keine Lieferantenzeilen vorhanden sind.

Prognose aktuell halten

Hinterlegen Sie für jede verwendete Zahlungsbedingung Ratenregeln und setzen Sie voraussichtliche Lieferdaten bei Bestellungen, denen diese fehlen. Erfassen Sie Lieferantenrechnungen bei ihrem Eingang und ordnen Sie jede der Rate zu, die sie abdeckt. Erfassen Sie Zahlungen, sobald Sie diese leisten.

Wenn Sie die Zahlungsbedingung einer Bestellung ändern, nachdem Sie eine Rechnung einer Rate zugeordnet haben, werden Zuordnungen, die nicht mehr zur neuen Zahlungsbedingung passen, für die Prognose als nicht zugeordnet behandelt und markiert, damit Sie sie erneut zuordnen können.

Abteilungen und Beträge

Der Filter Abteilung wird mit den Abteilungen kombiniert, die Sie ohnehin sehen dürfen. Gibt es keine Überschneidung, ist der Bericht leer, statt Bestellungen außerhalb Ihres Zugriffs anzuzeigen. Ohne die Berechtigung View Inventory Value erscheinen Beträge als Gedankenstrich; ein Inhaber hat diese Berechtigung immer.