Registrare i pagamenti di un ordine d'acquisto

Ogni pagamento effettuato a un fornitore viene registrato sull'ordine d'acquisto a cui si riferisce. L'ordine mostra quanto è stato pagato e quanto resta da pagare, il suo stato di pagamento passa da Non pagato a Parziale e poi a Pagato e il report Previsione dei pagamenti smette di conteggiare tale importo come denaro ancora da reperire.

Permessi e requisiti dell'ordine

Per registrare, modificare ed eliminare pagamenti è necessario il permesso Manage PO Financials. Senza questo permesso, il pulsante Registra pagamento e le icone di modifica ed eliminazione non sono visibili, ma chiunque possa aprire l'ordine può comunque vedere i pagamenti.

L'ordine deve essere Approvato e il suo fornitore non deve essere stato eliminato. Su qualsiasi altro ordine, Registra pagamento è disattivato e le icone della matita e del cestino sui pagamenti registrati non sono visibili.

Chi non è autorizzato a vedere i prezzi d'acquisto vede i pagamenti senza gli importi. Se il tuo account è limitato a determinati reparti, puoi operare solo sui pagamenti degli ordini d'acquisto di quei reparti.

Come registrare un pagamento

1. Apri l'ordine approvato.
2. Seleziona Registra pagamento nella parte superiore della pagina o in fondo alla scheda Fatture e pagamenti nella barra laterale. Da telefono, si trova nel menu con i tre puntini in alto a destra.
3. In Applica a, scegli la rata che stai pagando. Per ogni rata sono indicati l'importo ancora da pagare, se è stata fatturata e la scadenza. Non puoi scegliere una rata già pagata per intero.
4. Inserisci l'importo pagato oppure seleziona Paga per intero per compilare l'importo con tutto ciò che resta da pagare fino alla rata scelta inclusa.
5. Controlla la data del pagamento. Inizialmente è la data di oggi: modificala indicando la data in cui il denaro è effettivamente uscito dal tuo conto. La data non può essere futura né appartenere a un anno chiuso.
6. Se vuoi, inserisci un Riferimento, ad esempio l'ID del bonifico bancario.
7. Seleziona Registra pagamento.

Come vengono applicati i pagamenti

I pagamenti vengono sempre applicati prima alla rata più vecchia, indipendentemente dalla rata scelta. La scelta determina solo l'importo compilato da Paga per intero.

Se scegli il saldo mentre l'acconto è ancora aperto, il modulo ti ricorda che l'acconto è aperto e il pagamento salda prima l'acconto. Il report Previsione dei pagamenti usa la stessa regola, quindi l'ordine e il report concordano sempre su ciò che è stato pagato.

La riga sotto l'importo indica cosa coprirà il pagamento, ad esempio: salda la n. 1 · 6,27 € della n. 2. Un pagamento superiore all'importo restante di una rata viene applicato anche alla successiva.

Pagamenti in eccesso

È consentito pagare in eccesso fino al doppio del totale dell'ordine, perché a volte un fornitore riceve effettivamente un pagamento troppo alto. Oltre tale limite, il salvataggio viene rifiutato. Controlla prima l'importo: di solito si tratta di un errore di digitazione o di un pagamento destinato a un altro ordine.

Pagare in un'altra valuta

Inizialmente la valuta del pagamento è quella dell'ordine. Se hai pagato in una valuta diversa, sceglila in Valuta del pagamento e inserisci l'importo pagato in quella valuta.

Il riquadro Applicato all'ordine richiede l'importo che il pagamento salda nella valuta dell'ordine, ossia quello che il fornitore ti ha accreditato, e mostra il tasso tra le due valute. Questo importo applicato riduce il saldo ancora da pagare e la previsione, quindi ricavalo dall'estratto conto del fornitore o dalla tua banca, non dal tasso di cambio di oggi.

Cosa vedi dopo la registrazione

Il pagamento appare in Pagamenti nella scheda Fatture e pagamenti. Mostra la data, le rate a cui è stato applicato (ad esempio #1, #2), il riferimento, chi lo ha registrato e l'importo nella valuta dell'ordine. Un pagamento effettuato in un'altra valuta mostra anche quanto è stato effettivamente pagato.

Gli importi nella parte superiore della scheda mostrano il totale pagato e quanto resta da pagare. Nel piano dei pagamenti, ogni rata è contrassegnata come Pagato o Pagato in parte.

Lo stato di pagamento dell'ordine appare sotto Pagamento nella scheda in cima alla barra laterale. È indicato come Parziale quando è stato effettuato almeno un pagamento e come Pagato quando i pagamenti coprono il totale dell'ordine. Viene mostrato solo sugli ordini approvati.

Modificare o eliminare un pagamento

Per correggere un pagamento:

1. Seleziona l'icona della matita sulla sua riga in Pagamenti.
2. Modifica i dettagli.
3. Seleziona Aggiorna pagamento.

Il modulo calcola l'importo ancora da pagare senza considerare il pagamento che stai modificando.

Per rimuovere un pagamento:

1. Seleziona l'icona del cestino sulla sua riga.
2. Seleziona Elimina per confermare.

Pagamenti, fatture e previsione

Pagamenti e fatture vengono registrati separatamente e non devono necessariamente corrispondere. Puoi pagare un acconto prima che il fornitore lo abbia fatturato; la rata mostra quindi Pagato, senza alcuna fattura associata. La registrazione della fattura del fornitore fornisce alla previsione una data certa; la registrazione del pagamento rimuove l'importo dalla previsione.

Nel report Previsione dei pagamenti, gli importi pagati passano alla riga Pagati nel mese della data del pagamento, non nel mese di scadenza della rata. Se registri una data di pagamento errata, l'importo appare nel mese sbagliato del report finché non la correggi.