Zahlungen auf einer Bestellung erfassen

Jede Zahlung an einen Lieferanten wird auf der Bestellung erfasst, für die sie geleistet wird. Die Bestellung zeigt, wie viel bezahlt wurde und was noch offen ist. Ihr Zahlungsstatus wechselt von Unbezahlt über Teilweise zu Bezahlt, und der Bericht Zahlungsprognose zählt diesen Betrag nicht mehr als noch aufzubringende Liquidität.

Berechtigungen und Anforderungen an die Bestellung

Zum Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Zahlungen ist die Berechtigung Manage PO Financials erforderlich. Ohne sie gibt es weder die Schaltfläche Zahlung erfassen noch die Symbole zum Bearbeiten oder Löschen. Alle, die die Bestellung öffnen können, können ihre Zahlungen jedoch weiterhin sehen.

Die Bestellung muss den Status Freigegeben haben, und ihr Lieferant darf nicht gelöscht sein. Bei jeder anderen Bestellung ist Zahlung erfassen ausgegraut, und der Stift sowie der Papierkorb bei erfassten Zahlungen werden nicht angezeigt.

Personen, die keine Einkaufspreise sehen dürfen, sehen Zahlungen ohne Beträge. Wenn Ihr Konto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, können Sie nur mit Zahlungen auf Bestellungen dieser Abteilungen arbeiten.

So erfassen Sie eine Zahlung

1. Öffnen Sie die freigegebene Bestellung.
2. Wählen Sie Zahlung erfassen oben auf der Seite oder am unteren Rand der Karte Rechnungen und Zahlungen in der Seitenleiste. Auf einem Smartphone befindet sich die Schaltfläche im Drei-Punkte-Menü oben rechts.
3. Wählen Sie unter Anrechnen auf die Rate aus, die Sie bezahlen. Für jede Rate wird angezeigt, was noch offen ist, ob sie in Rechnung gestellt wurde und wann sie fällig ist. Eine bereits vollständig bezahlte Rate können Sie nicht auswählen.
4. Geben Sie den bezahlten Betrag ein oder wählen Sie Vollständig bezahlen, um den gesamten offenen Betrag bis einschließlich der ausgewählten Rate einzutragen.
5. Prüfen Sie das Zahlungsdatum. Standardmäßig ist es das heutige Datum. Ändern Sie es daher auf das Datum, an dem das Geld tatsächlich Ihr Konto verlassen hat. Das Datum darf weder in der Zukunft noch in einem gesperrten Geschäftsjahr liegen.
6. Geben Sie optional eine Referenz ein, etwa die Überweisungs-ID.
7. Wählen Sie Zahlung erfassen.

So werden Zahlungen angerechnet

Zahlungen werden immer zuerst auf die älteste Rate angerechnet, unabhängig davon, welche Rate Sie ausgewählt haben. Ihre Auswahl bestimmt nur, welchen Betrag Vollständig bezahlen einträgt.

Wenn Sie den Restbetrag auswählen, während die Anzahlung noch offen ist, erinnert Sie das Formular daran, dass die Anzahlung offen ist. Die Zahlung begleicht dann zuerst die Anzahlung. Der Bericht Zahlungsprognose verwendet dieselbe Regel, sodass Bestellung und Bericht beim bezahlten Betrag immer übereinstimmen.

Die Zeile unter dem Betrag zeigt, was die Zahlung abdeckt, zum Beispiel: begleicht #1 · 6,27 € von #2. Ist eine Zahlung höher als der offene Betrag einer Rate, wird der Rest auf die nächste Rate angerechnet.

Überzahlungen

Eine Überzahlung bis zum Doppelten des Bestellwerts ist erlaubt, da einem Lieferanten gelegentlich tatsächlich zu viel bezahlt wird. Darüber hinaus wird das Speichern abgelehnt. Prüfen Sie den Betrag zuerst: Meist handelt es sich um einen Tippfehler oder um eine Zahlung, die für eine andere Bestellung bestimmt ist.

Zahlung in einer anderen Währung

Standardmäßig ist die Zahlungswährung die Währung der Bestellung. Wenn Sie in einer anderen Währung bezahlt haben, wählen Sie diese unter Zahlungswährung aus und geben Sie den in dieser Währung bezahlten Betrag ein.

Das Feld Auf die Bestellung angerechnet in … fragt nach dem Betrag, den die Zahlung in der Währung der Bestellung begleicht – also dem Betrag, den der Lieferant Ihnen gutgeschrieben hat – und zeigt den Kurs zwischen den beiden Währungen an. Dieser angerechnete Betrag reduziert den offenen Saldo und die Prognose. Entnehmen Sie ihn daher der Abrechnung des Lieferanten oder den Angaben Ihrer Bank und nicht dem heutigen Wechselkurs.

Was Sie anschließend sehen

Die Zahlung erscheint unter Zahlungen in der Karte Rechnungen und Zahlungen. Sie zeigt das Datum, die Raten, auf die sie angerechnet wurde (für #1, #2), die Referenz, die Person, die sie erfasst hat, und den Betrag in der Währung der Bestellung. Bei einer Zahlung in einer anderen Währung wird auch der tatsächlich bezahlte Betrag angezeigt.

Die Zahlen oben in der Karte zeigen den insgesamt bezahlten und den noch offenen Betrag. Im Zahlungsplan ist jede Rate als Bezahlt oder Teilweise bezahlt gekennzeichnet.

Der Zahlungsstatus der Bestellung erscheint unter Zahlung in der Karte oben in der Seitenleiste. Sobald ein Betrag bezahlt wurde, lautet er Teilweise; wenn die Zahlungen den Bestellwert abdecken, lautet er Bezahlt. Er wird nur bei freigegebenen Bestellungen angezeigt.

Eine Zahlung bearbeiten oder löschen

So korrigieren Sie eine Zahlung:

1. Wählen Sie das Stiftsymbol in ihrer Zeile unter Zahlungen.
2. Ändern Sie die Angaben.
3. Wählen Sie Zahlung aktualisieren.

Das Formular berechnet den offenen Betrag ohne die Zahlung, die Sie gerade bearbeiten.

So entfernen Sie eine Zahlung:

1. Wählen Sie das Papierkorbsymbol in ihrer Zeile.
2. Wählen Sie zur Bestätigung Löschen.

Zahlungen, Rechnungen und die Prognose

Zahlungen und Rechnungen werden getrennt erfasst und müssen nicht übereinstimmen. Sie können eine Anzahlung leisten, bevor der Lieferant sie in Rechnung gestellt hat; die Rate wird dann als Bezahlt angezeigt, ohne dass ihr eine Rechnung zugeordnet ist. Durch das Erfassen der Lieferantenrechnung erhält die Prognose ein festes Datum; durch das Erfassen der Zahlung wird der Betrag aus der Prognose herausgenommen.

Im Bericht Zahlungsprognose wechseln bezahlte Beträge in die Zeile Bezahlt des Monats, in dem das Zahlungsdatum liegt, nicht des Monats, in dem die Rate fällig war. Wenn Sie das falsche Zahlungsdatum erfassen, erscheint der Betrag im falschen Monat des Berichts, bis Sie das Datum korrigieren.