Inviter des personnes dans votre organisation

Vous ajoutez des collègues depuis les Paramètres, sur la page Utilisateurs. Le rôle ou les autorisations que vous choisissez lors de l'envoi de l'invitation sont ceux qu'ils reçoivent lorsqu'ils rejoignent l'organisation.

L'entrée Utilisateurs du menu Paramètres, le bouton Inviter un utilisateur et la commande d'annulation des invitations en attente nécessitent tous l'autorisation Add / Edit / Delete Users. Si vous ne les voyez pas, demandez au propriétaire de l'organisation ou à un autre utilisateur disposant de cette autorisation d'envoyer l'invitation.

Envoyer une invitation

1. Ouvrez les Paramètres.
2. Sélectionnez Utilisateurs dans le menu de gauche.
3. Sélectionnez Inviter un utilisateur en haut à droite de la page.
4. Saisissez l'adresse de la personne dans le champ Adresse e-mail.
5. Choisissez un rôle dans la liste Rôle, ou sélectionnez Personnaliser plutôt les autorisations si aucun rôle ne convient. Un rôle est un ensemble d'autorisations prédéfini.
6. Si vous avez choisi de personnaliser les autorisations, cochez individuellement celles que la personne doit avoir.
7. Sélectionnez Envoyer l'invitation.

Pour revenir à un rôle après avoir choisi des autorisations individuelles, sélectionnez Utiliser plutôt un modèle de rôle.

Envoyer l'invitation reste grisé tant que vous n'avez pas saisi d'adresse e-mail et choisi un rôle ou coché au moins une autorisation. Vous ne pouvez pas envoyer une invitation sans aucun accès associé.

Le choix d'autorisations individuelles à la place d'un rôle est inclus dans l'offre Pro et les offres supérieures. Avec Free et Starter, choisissez un rôle : une invitation avec des autorisations individuelles ouvre Impossible avec votre offre.

Si l'adresse appartient déjà à un membre actif de votre organisation ou si une invitation est déjà en attente pour cette adresse, l'invitation est refusée et le motif apparaît dans la fenêtre d'invitation.

Après l'envoi d'une invitation

La suite dépend de l'existence ou non d'un compte StockBold associé à l'adresse. Vous ne choisissez pas entre les deux cas : StockBold le détermine.

Si l'adresse est nouvelle sur StockBold, un e-mail d'invitation est envoyé. L'invitation apparaît dans Invitations en attente sur la page Utilisateurs, avec la date d'expiration et, si vous en avez choisi un, le rôle.

Si l'adresse est déjà associée à un compte StockBold, aucun lien d'invitation n'est envoyé. La personne est ajoutée immédiatement en tant que membre actif avec le rôle ou les autorisations que vous avez choisis. Elle reçoit un e-mail et une notification dans l'application lui indiquant que vous l'avez ajoutée, et elle n'a rien à accepter.

Invitations aux nouveaux utilisateurs StockBold

L'e-mail d'invitation indique qui a invité la personne et dans quelle organisation. Il comprend un bouton qui ouvre la page d'invitation, ainsi que le même lien en texte brut en dessous, au cas où le bouton ne fonctionnerait pas. Le lien est valable sept jours.

Une invitation envoyée à une adresse nouvelle sur StockBold est rédigée dans la langue de l'expéditeur, car StockBold ne connaît pas encore celle du destinataire. Si votre collègue lit une autre langue, prévenez-le. Une personne qui possède déjà un compte reçoit l'e-mail dans la langue définie sur son propre compte.

Voici comment la personne accepte l'invitation :

1. Elle ouvre le lien contenu dans l'e-mail.
2. Si elle n'est pas connectée, StockBold l'invite à se connecter ou à créer un compte avec son adresse e-mail déjà renseignée.
3. De retour sur la page d'invitation, elle voit le nom de l'organisation, la personne qui l'a invitée, le rôle et la date d'expiration.
4. Elle sélectionne Accepter l'invitation, puis Aller au tableau de bord, ce qui ouvre votre organisation.

Un lien d'invitation ne fonctionne qu'une seule fois. Une fois l'invitation acceptée, ouvrir à nouveau le lien affiche un message indiquant qu'elle a déjà été utilisée.

Ajouter une personne disposant d'un compte existant

Une personne qui possède déjà un compte StockBold devient membre dès que vous l'ajoutez. Votre organisation apparaît dans son sélecteur d'organisation, qu'elle utilise pour y accéder.

Elle ne peut pas refuser. Si vous avez ajouté la mauvaise personne, retirez-la depuis la page Utilisateurs.

Un membre affiché avec un badge En attente dans la liste principale des utilisateurs a été invité avant que les personnes disposant d'un compte existant soient ajoutées immédiatement. Il peut encore accepter ou refuser depuis la notification reçue à l'époque. L'inviter à nouveau active immédiatement son statut de membre avec le rôle que vous choisissez, sans qu'il ait à accepter.

Retirer un utilisateur supprime son statut de membre. Si vous l'invitez à nouveau, une personne disposant d'un compte StockBold est ajoutée immédiatement et voit votre organisation aussitôt.

Notifications relatives aux membres

Lorsqu'une personne rejoint votre organisation, ou accepte ou refuse une invitation, les propriétaires et les personnes disposant de l'autorisation Add / Edit / Delete Users sont avertis dans StockBold et par e-mail, sauf s'ils ont désactivé cette notification sous Nouveau membre dans les Paramètres, puis Notifications.

Si vous ajoutez une personne qui possède déjà un compte, vous ne recevez pas vous-même de notification à ce sujet.

Définir les services

Les services ne font pas partie de la fenêtre d'invitation. Vous les attribuez une fois que la personne a rejoint l'organisation.

1. Ouvrez les Paramètres.
2. Sélectionnez Utilisateurs.
3. Sélectionnez la ligne de la personne pour ouvrir ses détails.
4. Ouvrez l'onglet Services.
5. Cochez les services dans lesquels elle doit travailler.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Votre propre ligne, celle du propriétaire de l'organisation et celles des personnes encore en attente ne s'ouvrent pas.

L'onglet Services comporte une option Tous les services, qui est sélectionnée dès qu'aucun service individuel n'est coché. Ne cocher aucun service correspond au réglage le plus large, et non au plus restrictif. Un Administrateur voit toujours tous les services. Voir Services : limiter ce que chaque personne voit.

Gérer une invitation en attente

Une invitation en attente reste dans Invitations en attente jusqu'à ce qu'elle soit acceptée ou annulée. La seule commande sur sa ligne est la croix, qui annule l'invitation. Une invitation expirée reste dans la liste avec une date d'expiration passée : la présence d'une ligne dans cette section ne signifie donc pas que le lien fonctionne encore.

Il n'y a pas de bouton pour renvoyer le même lien, et une deuxième invitation à une adresse pour laquelle une invitation est déjà en attente est refusée. Si l'invitation a expiré ou si la personne a perdu l'e-mail, annulez l'invitation en attente à l'aide de la croix, puis invitez à nouveau la même adresse. Cela crée un nouveau lien valable sept jours.

Une personne affichée dans la liste principale des utilisateurs avec un badge En attente a également une croix sur sa ligne. Celle-ci supprime son statut de membre en attente, ce qui retire l'invitation envoyée à une personne qui possédait déjà un compte StockBold.

Si la personne indique que l'e-mail n'est jamais arrivé, vérifiez d'abord la page Utilisateurs. Si l'invitation figure encore dans Invitations en attente, elle a été créée et l'adresse est correcte : demandez à la personne de vérifier ses courriers indésirables avant d'annuler et de renvoyer l'invitation. Si elle figure déjà dans la liste principale des utilisateurs, elle possédait un compte StockBold et a été ajoutée immédiatement ; elle doit simplement choisir votre organisation dans le sélecteur d'organisation.

Limites d'utilisateurs

Votre offre détermine le nombre d'utilisateurs que l'organisation peut avoir, et les invitations en attente comptent dans cette limite. L'offre Free comprend 2 utilisateurs, vous inclus.

Lorsque la limite est atteinte, Inviter un utilisateur ne peut pas être utilisé et Limite d'utilisateurs atteinte indique ce que comprend votre offre. Le propriétaire voit Comparer les offres et Passer à suivi du nom de l'offre supérieure ; les autres utilisateurs sont invités à demander au propriétaire de l'organisation de changer d'offre. Retirer un utilisateur ou annuler une invitation en attente libère une place.