Équipe et autorisations
Services : limiter ce que chaque personne voit
Utilisez les services pour regrouper les produits et les fournisseurs, limiter ce que les personnes peuvent voir et définir les personnes affectées par défaut aux bons de commande.
Les services permettent à des équipes qui ne doivent pas voir le stock des autres de partager une même organisation, par exemple un magasin et un atelier, deux gammes de produits ou deux sites gérés par des personnes différentes. Vous affectez les produits et les fournisseurs à des services, puis vous affectez les personnes à ces services. Une personne affectée à un ou plusieurs services travaille alors uniquement avec ce qui appartient à ces services.
Créer des services
- Ouvrez Paramètres, puis Services.
- Saisissez un nom dans le champ en haut de la page.
- Ajoutez-le.
Pour renommer un service, modifiez-le dans la liste. Pour le retirer, supprimez-le.
La liste indique le nombre de produits, de fournisseurs et d'utilisateurs de chaque service. La page Services nécessite l'autorisation Add / Edit / Delete Departments.
Votre offre détermine le nombre de services que vous pouvez avoir : l'offre Free en comprend un. Lorsque la limite est atteinte, Limite de services atteinte indique ce que comprend votre offre.
Affecter des produits et des fournisseurs à des services
Un produit ou un fournisseur peut appartenir à plusieurs services. Choisissez-les dans le champ Services de la fiche produit ou fournisseur.
Lorsque vous ajoutez un produit à des services auxquels son fournisseur n'appartient pas, StockBold vous demande si vous souhaitez également ajouter le fournisseur à ces services, car une personne doit pouvoir voir le fournisseur d'un produit. Lorsque vous retirez un fournisseur d'un service, ses produits présents dans ce service en sont également retirés, et StockBold les liste au préalable.
Un produit ou un fournisseur sans service est visible uniquement par les personnes sans restriction de service. Si une personne limitée à certains services ne trouve pas un produit, vérifiez qu'il appartient à l'un de ses services.
Affecter des personnes à des services
- Ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs, et sélectionnez la ligne de la personne.
- Ouvrez l'onglet Services.
- Cochez les services dans lesquels elle doit travailler.
- Sélectionnez Enregistrer.
Tous les services est sélectionné lorsqu'aucun service n'est coché et signifie qu'il n'y a aucune restriction. Ne pas affecter de services à une personne est le réglage le plus large, et non le plus restrictif.
Le propriétaire de l'organisation et toute personne dont le rôle est Administrateur voient toujours tous les services. L'onglet Services d'un Administrateur l'indique et ne peut pas être modifié. Pour limiter un Administrateur à certains services, attribuez-lui un autre rôle.
Ce que voit une personne soumise à des restrictions
Une personne affectée à des services ne voit que les produits et les fournisseurs de ces services, ainsi que tout ce qui en découle :
| Espace | Ce qu'elle voit |
|---|---|
| Produits, stock, mouvements, alertes et rapports | Uniquement les produits de ses services, ainsi que le stock, les mouvements et les valeurs de ces produits. |
| Fournisseurs | Les fournisseurs de ses services. Un fournisseur d'un autre service s'ouvre en lecture seule, avec la mention Lecture seule, lorsqu'elle y accède depuis un bon de commande qu'elle peut voir. |
| Bons de commande et expéditions | Les bons de commande dont le fournisseur appartient à l'un de ses services, ou qui contiennent au moins l'un de ses produits. Elle ne peut pas réceptionner les produits qui n'appartiennent pas à ses services. |
| Inventaires | Les inventaires qui contiennent au moins l'un de ses produits. Pour modifier, soumettre ou approuver un inventaire, tous les produits qu'il contient doivent appartenir à ses services. |
| Réclamations fournisseurs | Les réclamations dont le fournisseur appartient à ses services ou qui contiennent l'un de ses produits. |
| Assemblage | Les projets et les nomenclatures qui contiennent au moins l'un de ses produits. Pour les modifier, les terminer, les rouvrir, les supprimer ou les copier, tous les produits qu'ils contiennent doivent appartenir à ses services. |
Un fournisseur ou un produit qu'elle crée est affecté à ses propres services. Sur une fiche fournisseur ou produit, elle ne peut ajouter ou retirer que ses propres services : les autres restent inchangés et au moins l'un des siens doit rester affecté, sans quoi elle ne verrait plus le fournisseur ou le produit.
Le tableau de bord suit la même règle pour ses chiffres et ses listes : deux collègues de services différents peuvent donc voir des totaux différents. La liste Premiers pas fait exception : ses étapes concernent toute l'organisation.
Définir les personnes affectées par défaut par service
Dans Paramètres, puis Organisation, le propriétaire définit les personnes affectées par défaut à l'approbation des nouveaux bons de commande, à la réception de leurs expéditions et à la gestion de leurs paiements. Sous Valeurs par défaut des services, les trois mêmes valeurs, Approbateur par défaut, Expédition par défaut et Paiement par défaut, peuvent être définies pour chaque service.
Les valeurs par défaut d'un service sont utilisées lorsqu'un bon de commande appartient clairement à ce seul service : son fournisseur appartient uniquement à ce service ou, si le fournisseur appartient à plusieurs services, tous les produits du bon de commande appartiennent à un même service parmi ceux-ci. Dans tous les autres cas, les valeurs par défaut de l'organisation sont utilisées.
Si au moins une valeur par défaut est définie pour un service, les valeurs laissées vides restent non affectées pour les bons de commande de ce service, au lieu d'être reprises des valeurs par défaut de l'organisation. Si aucune valeur n'est définie pour un service, les valeurs par défaut de l'organisation s'appliquent. Définissez les trois valeurs pour un service, ou aucune.