Equipo y permisos
Departamentos: limitar lo que ve cada persona
Usa los departamentos para agrupar productos y proveedores, limitar lo que pueden ver las personas y establecer responsables predeterminados para los pedidos de compra.
Los departamentos permiten que varios equipos compartan una organización sin ver las existencias de los demás, por ejemplo, una tienda y un taller, dos líneas de productos o dos centros gestionados por personas distintas. Añades productos y proveedores a los departamentos y asignas personas a ellos. Las personas asignadas a uno o varios departamentos trabajan solo con lo que pertenece a esos departamentos.
Crear departamentos
- Abre Ajustes y después Departamentos.
- Escribe un nombre en el campo de la parte superior.
- Añádelo.
Para cambiar el nombre de un departamento, edítalo en la lista. Para quitarlo, elimínalo.
La lista muestra cuántos productos, proveedores y usuarios tiene cada departamento. La página Departamentos requiere el permiso Add / Edit / Delete Departments.
Tu plan determina cuántos departamentos puedes tener: el plan Free incluye uno. Cuando alcanzas el límite, Límite de departamentos alcanzado indica qué incluye tu plan.
Añadir productos y proveedores a departamentos
Un producto o proveedor puede pertenecer a varios departamentos. Elígelos en el campo Departamentos del formulario del producto o del proveedor.
Cuando añades un producto a departamentos a los que su proveedor no pertenece, StockBold pregunta si quieres añadir también el proveedor a esos departamentos, ya que una persona necesita poder ver el proveedor de un producto. Cuando sacas un proveedor de un departamento, sus productos en ese departamento también se sacan, y StockBold te los muestra antes.
Un producto o proveedor sin departamento solo es visible para las personas que no tienen restricciones de departamento. Si una persona limitada a determinados departamentos no encuentra un producto, comprueba que pertenezca a uno de sus departamentos.
Asignar personas a departamentos
- Abre Ajustes, después Usuarios y selecciona la fila de la persona.
- Abre la pestaña Departamentos.
- Marca los departamentos en los que debe trabajar.
- Selecciona Guardar.
Todos los departamentos se selecciona siempre que no hay ningún departamento marcado y significa que no hay ninguna restricción. Dejar a una persona sin departamentos es la opción más amplia, no la más restrictiva.
El propietario de la organización y todas las personas cuyo rol sea Administrador ven siempre todos los departamentos. La pestaña Departamentos de un Administrador lo indica y no se puede cambiar. Para limitar a un Administrador a determinados departamentos, asígnale otro rol.
Qué ve una persona con restricciones
Una persona asignada a departamentos solo ve los productos y proveedores de esos departamentos y todo lo que se basa en ellos:
| Área | Qué ve |
|---|---|
| Productos, existencias, movimientos, avisos e informes | Solo los productos de sus departamentos y solo las existencias, movimientos y valores de esos productos. |
| Proveedores | Los proveedores de sus departamentos. Un proveedor de otro departamento se abre en modo de solo lectura, con la etiqueta Solo lectura, cuando accede a él a través de un pedido de compra que puede ver. |
| Pedidos de compra y envíos | Los pedidos cuyo proveedor está en uno de sus departamentos o que contienen al menos uno de sus productos. No puede recibir productos que estén fuera de sus departamentos. |
| Recuentos de inventario | Los recuentos que contienen al menos uno de sus productos. Para modificar, enviar o aprobar un recuento, todos sus productos deben pertenecer a sus departamentos. |
| Reclamaciones a proveedores | Las reclamaciones cuyo proveedor está en sus departamentos o que incluyen uno de sus productos. |
| Montaje | Los proyectos y listas de materiales que contienen al menos uno de sus productos. Para editar, completar, reabrir, eliminar o copiar uno, todos sus productos deben pertenecer a sus departamentos. |
Los proveedores o productos que crea una persona con restricciones se añaden a sus propios departamentos. En un proveedor o producto, solo puede añadir o quitar sus propios departamentos: los demás permanecen como están y debe quedar al menos uno de los suyos, o dejaría de verlo.
El panel sigue la misma regla para sus cifras y listas, por lo que dos compañeros de distintos departamentos pueden ver totales diferentes. La lista Primeros pasos es la excepción: sus pasos se refieren a toda la organización.
Establecer responsables predeterminados por departamento
En Ajustes y después en Organización, el propietario establece quién se asigna de forma predeterminada para aprobar los nuevos pedidos de compra, recibir sus envíos y gestionar sus pagos. En Valores predeterminados por departamento se pueden establecer los mismos tres valores para cada departamento: Aprobador predeterminado, Envío predeterminado y Pago predeterminado.
Los valores predeterminados de un departamento se usan cuando un pedido pertenece claramente a ese departamento: su proveedor está solo en ese departamento o, si el proveedor está en varios departamentos, todos los productos del pedido están en el mismo de esos departamentos. En cualquier otro caso, se usan los valores predeterminados de toda la organización.
Si un departamento tiene al menos un valor predeterminado establecido, los que estén vacíos se dejan sin asignar para los pedidos de ese departamento, en lugar de tomar los valores predeterminados de la organización. Si un departamento no tiene ninguno establecido, se aplican los valores predeterminados de la organización. Establece los tres para un departamento o no establezcas ninguno.