Envoyer, transférer des e-mails et y répondre depuis StockBold

L'envoi de réponses depuis StockBold est inclus dans l'offre Pro et les offres supérieures. Vous devez disposer d'une boîte mail connectée capable d'envoyer des messages : soit une boîte mail dont le serveur sortant est enregistré, soit une boîte connectée avec Se connecter avec Microsoft.

Les messages partent de votre propre boîte mail et de votre propre adresse : le fournisseur voit donc que c'est vous qui écrivez. Les limites et les règles de votre service de messagerie s'appliquent.

Répondre à un message ou le transférer

En haut d'une conversation, Répondre au dernier e-mail propose Répondre à tous et Répondre, avec Transférer à côté. Vous pouvez aussi accéder à ces choix en faisant un clic droit sur un message ou en sélectionnant son bouton Plus d'actions.

Chaque choix indique ce qu'il fait : Rédigez-le et envoyez-le ici, dans StockBold ou Ouvre votre application de messagerie, avec la raison.

Avec l'offre Starter ou lorsque la boîte mail ne peut pas envoyer de messages, ces choix ouvrent votre application de messagerie avec un message déjà commencé. Une boîte mail connectée récupère tout de même votre réponse depuis son dossier Envoyés et l'ajoute à la conversation.

Sans boîte mail connectée, ces choix sont grisés. Répondez depuis votre application de messagerie et ajoutez votre adresse StockBold en Cci pour conserver la réponse dans la conversation.

Commencer un nouvel e-mail

Pour commencer un nouvel e-mail, vous devez également disposer de l'offre Pro ou d'une offre supérieure et d'une boîte mail connectée capable d'envoyer des messages. L'e-mail part de votre propre boîte mail et de votre propre adresse.

1. Dans la Boîte de réception fournisseurs, sélectionnez Nouvel e-mail en haut de la liste des dossiers ou, sur un téléphone, au-dessus des dossiers.
2. Choisissez le fournisseur. La liste affiche les fournisseurs qui ont une adresse e-mail dans votre boîte de réception et que vous pouvez voir selon vos services. Vous pouvez effectuer une recherche pour en trouver un.
3. Si le fournisseur a plusieurs adresses, cochez celles auxquelles vous souhaitez écrire. S'il n'en a qu'une, vous accédez directement à la fenêtre de rédaction.
4. Sélectionnez Continuer si vous avez choisi parmi plusieurs adresses.
5. Saisissez l'objet.
6. Rédigez le message.
7. Envoyez l'e-mail.

Vos propres adresses ne sont pas proposées lors du choix des destinataires. Vous pouvez ajouter d'autres adresses dans À, Cc et Cci, mais la conversation reste associée au fournisseur que vous avez choisi.

La fenêtre de rédaction est celle décrite ci-dessous, sans message d'origine cité. L'e-mail ouvre toujours une nouvelle conversation associée au fournisseur choisi, même si une conversation plus ancienne a le même objet. Une fois l'e-mail envoyé, la conversation s'ouvre ; si elle n'est pas encore enregistrée, elle apparaît peu après dans votre boîte de réception.

Si votre boîte mail est connectée mais ne peut pas envoyer de messages, par exemple parce qu'aucun serveur sortant n'est enregistré, Nouvel e-mail en explique la raison et propose un lien vers les paramètres de la boîte mail. Sans boîte mail connectée ou avec une offre qui n'inclut pas les réponses depuis StockBold, le bouton Nouvel e-mail n'apparaît pas.

Rédiger un e-mail depuis un bon de commande

Un bon de commande approuvé comporte un bouton Rédiger un e-mail à côté de Exporter en PDF ou, sur un téléphone, dans le menu à trois points. L'e-mail est adressé au fournisseur du bon de commande.

1. Sélectionnez Rédiger un e-mail.
2. Si le fournisseur a plusieurs adresses, cochez celles à utiliser.
3. Modifiez l'objet si vous le souhaitez.
4. Modifiez le texte si vous le souhaitez.
5. Retirez le PDF si vous ne souhaitez pas l'envoyer.
6. Envoyez l'e-mail.

Le fournisseur et ses adresses e-mail sont sélectionnés pour vous. L'objet contient déjà "Bon de commande" suivi du numéro, dans la même langue que le PDF joint. Le PDF du bon de commande est joint.

Le bouton apparaît uniquement lorsque le bon de commande est approuvé, que vous êtes autorisé à voir les prix d'achat, que le fournisseur n'est pas supprimé, que vous pouvez le voir selon vos services et qu'il a une adresse e-mail dans votre boîte de réception, et que votre boîte mail peut envoyer des messages. Le PDF affiche les prix d'achat. Sinon, le bouton n'apparaît pas.

Après l'envoi, la page reste en l'état et un message propose Ouvrir dans la boîte de réception. La conversation est liée au bon de commande comme si vous l'aviez ajoutée manuellement : elle apparaît donc dans la carte E-mails du bon de commande et dans la carte Bons de commande à côté de la conversation.

Rédiger le message

La fenêtre de rédaction affiche votre adresse comme expéditeur, ainsi que À, Cc/Cci et Objet. Les adresses connues du fournisseur sont proposées. Un message peut être envoyé à 50 adresses au maximum.

La barre d'outils permet de mettre le texte en gras, en italique ou de le souligner, de modifier la taille de la police, d'ajouter des listes à puces ou numérotées et des liens, et d'utiliser Effacer la mise en forme. Le message d'origine est cité en dessous ; Afficher le texte cité permet de l'afficher.

Le texte que vous avez rédigé et ses destinataires sont conservés dans votre navigateur pour cette conversation pendant 14 jours : vous ne les perdez donc pas si vous fermez la page. Les fichiers joints ne sont pas conservés.

Si l'expéditeur n'a pas pu être vérifié, la fenêtre de rédaction vous avertit. Si l'e-mail demande d'envoyer les réponses à une autre adresse, la fenêtre vous la propose avec Utiliser cette adresse. Utilisez-la uniquement si vous lui faites confiance.

Ajouter des pièces jointes

Ajouter des fichiers permet de déposer des fichiers ou de les sélectionner. Chaque fichier doit respecter la limite de taille de votre offre et le message entier peut contenir jusqu'à 25 Mo. Les types de fichiers bloqués dans les e-mails entrants le sont également ici.

Avec Transférer, les fichiers du message d'origine sont inclus et vous pouvez retirer ceux que vous ne souhaitez pas envoyer. Un fichier que StockBold n'a pas importé est indiqué comme indisponible.

Joindre depuis un bon de commande recherche les bons de commande du fournisseur et affiche d'abord ceux liés à la conversation. Vous pouvez joindre leurs documents ou Bon de commande (PDF), c'est-à-dire le bon de commande lui-même. Seule une personne autorisée à voir les prix d'achat peut joindre le PDF, car il les affiche.

Annuler l'envoi

Après Envoyer, le message attend 6 secondes avant de partir, avec Annuler. Annuler le conserve comme brouillon dans sa conversation ; ajoutez à nouveau ses pièces jointes. Si vous fermez la page avant son départ, il n'est pas envoyé.

Pendant l'envoi d'un message dans une conversation, attendez ou annulez l'envoi avant d'en rédiger un autre. L'annulation de l'envoi est activée par défaut. Il s'agit d'un paramètre personnel, accessible dans Paramètres, puis E-mails fournisseurs.

Après l'envoi

Le message apparaît immédiatement dans la conversation avec la mention Envoyé depuis StockBold, et une copie est placée dans le dossier Envoyés de votre boîte mail. Si la copie n'a pas pu être ajoutée, le message affiche Non copié dans votre dossier Envoyés.

Si votre serveur de messagerie refuse ne serait-ce qu'un destinataire, le message n'est envoyé à personne et l'adresse à corriger vous est indiquée. Si le serveur a accepté le message sans le confirmer, le message affiche Remise non confirmée. StockBold ne le renvoie pas automatiquement : vérifiez donc auprès du fournisseur avant de le renvoyer. Un message envoyé deux fois par erreur, par exemple à la suite d'un double-clic, ne part qu'une seule fois.

Si le serveur d'un destinataire renvoie ensuite le message comme non distribuable, le message affiche Non distribué à suivi de l'adresse, avec la raison, par exemple une adresse inexistante ou une boîte mail pleine. Vous recevez également une notification.

Si votre serveur de messagerie refuse le mot de passe enregistré, rien n'est envoyé. La fenêtre de rédaction vous demande de le mettre à jour et propose Ouvrir les paramètres de la boîte mail. Tant que vous ne l'avez pas fait, Répondre et Transférer ouvrent votre application de messagerie. Une boîte mail Microsoft peut vous demander de vous reconnecter avec Microsoft.