Comment les e-mails sont associés aux fournisseurs, e-mails non reconnus et Supprimés

Comment StockBold reconnaît un fournisseur

Un e-mail est classé sous un fournisseur lorsque son expéditeur ou l'un de ses destinataires correspond à l'un des domaines ou adresses e-mail du fournisseur. Ceux-ci figurent dans la carte Reconnaissance des e-mails sur la page du fournisseur, visible par les personnes autorisées à modifier les fournisseurs.

L'e-mail de l'entreprise du fournisseur, l'e-mail de son contact principal et son site web y sont ajoutés automatiquement. Vous pouvez en ajouter d'autres avec Ajouter. Un domaine couvre aussi ses sous-domaines.

Les e-mails provenant de services de messagerie publics comme Gmail ou Yahoo sont reconnus uniquement par l'adresse exacte, jamais par le domaine. Ainsi, un fournisseur qui écrit depuis Gmail ne fait pas entrer les e-mails de tous les autres utilisateurs de Gmail.

Une adresse ou un domaine appartient à un seul fournisseur. S'il figure aussi chez un autre fournisseur, la carte l'indique et les e-mails vont à cet autre fournisseur.

Lorsque vous retirez une entrée, vous choisissez quoi faire de vos conversations associées : Les laisser ici, Les déplacer vers un autre fournisseur ou Les déplacer dans Supprimés. Seules vos copies changent ; vos collègues conservent les leurs là où elles se trouvent.

E-mails non reconnus

Non reconnus, dans la barre latérale, répertorie les expéditeurs dont les e-mails sont arrivés dans StockBold sans correspondre à aucun fournisseur, à raison d'une ligne par expéditeur.

Avec le transfert, StockBold conserve le message entier. Depuis une boîte mail connectée, il ne conserve que l'expéditeur, l'objet et la date, puis télécharge le message lorsque vous attribuez l'expéditeur. Chaque e-mail reste dans cette liste pendant 7 jours après son arrivée, puis StockBold supprime sa copie ; votre boîte mail n'est pas affectée.

E-mails non reconnus comporte trois onglets. À attribuer répertorie les expéditeurs, avec les filtres Tous, Mentionnent des commandes et Automatiques, ainsi qu'une recherche. Non-fournisseurs répertorie les expéditeurs que vous avez masqués. Associés répertorie les fournisseurs dont les e-mails sont importés parce qu'une adresse ou un domaine est enregistré, avec Ouvrir pour voir vos conversations avec chacun d'eux.

Attribuer un expéditeur à un fournisseur

L'attribution ajoute l'adresse ou le domaine à la Reconnaissance des e-mails du fournisseur pour toute l'organisation ; elle nécessite donc l'autorisation de modifier les fournisseurs. Les boîtes mail connectées recherchent ensuite les e-mails correspondants dans leurs anciens messages.

1. Sélectionnez Attribuer à un fournisseur sur la ligne d'un expéditeur.
2. Sous 1 · Fournisseur, choisissez le fournisseur ou créez-en un en saisissant son nom.
3. Sous 2 · Reconnaître les e-mails de, choisissez Uniquement cette adresse ou Toute personne de suivi du domaine (sous-domaines compris). Un domaine de service de messagerie public, comme gmail.com, ne peut être reconnu que par adresse.
4. Si le fournisseur n'a pas encore d'e-mail d'entreprise, vous pouvez aussi enregistrer l'adresse comme son e-mail d'entreprise.
5. Sélectionnez Attribuer.

Les e-mails conservés pour cet expéditeur sont importés sous le fournisseur, et la progression s'affiche. Si l'importation s'arrête, Réessayer permet de la poursuivre.

Masquer un expéditeur

Pas un fournisseur masque un expéditeur, ou tout son domaine, de votre liste d'e-mails non reconnus ; ses e-mails n'y sont alors plus conservés. Vous pouvez sélectionner plusieurs expéditeurs et les masquer ensemble. Seule votre liste est modifiée.

Pour que les prochains e-mails d'un expéditeur soient de nouveau acceptés, ouvrez l'onglet Non-fournisseurs et sélectionnez Afficher de nouveau.

Déplacer une conversation vers un autre fournisseur

Si une conversation a été classée sous le mauvais fournisseur, choisissez Déplacer vers un autre fournisseur dans son menu ou en faisant un clic droit dessus dans la liste, puis choisissez le fournisseur sous Déplacer vers.

Seule votre copie est déplacée ; vos collègues conservent les leurs là où elles se trouvent. Les bons de commande de l'ancien fournisseur liés à la conversation sont déliés, et la boîte de dialogue indique d'abord leur nombre.

Si vous avez l'autorisation de modifier les fournisseurs, vous pouvez aussi cocher Désormais, associer aussi l'adresse au nouveau fournisseur. Cela s'applique à toute l'organisation : les nouveaux e-mails provenant de cette adresse arrivent pour tous sous le nouveau fournisseur, et vous pouvez déplacer en même temps vos autres conversations avec cette adresse. Un collègue dont les anciens e-mails sont restés sous l'ancien fournisseur voit un avis avec un bouton permettant de les déplacer aussi.

Si vous choisissez Pas un fournisseur sous Déplacer vers, la conversation est envoyée dans Supprimés.

Supprimés

Supprimer de StockBold sur un message, ou Supprimer la conversation, le déplace dans Supprimés. De là, Restaurer ou Restaurer la conversation le replace dans votre boîte de réception. Vous pouvez le restaurer pendant 30 jours ; après ce délai, il est supprimé définitivement, et Vider Supprimés le supprime immédiatement. La suppression dans StockBold ne touche jamais votre propre boîte mail.