La regla del stock mínimo y máximo es una de las más antiguas para reponer mercancía. Para la mayoría de los productos sigue siendo útil. Cada producto tiene dos cifras: cuando las existencias bajan al mínimo, haces un pedido para volver al máximo.
La regla es sencilla. Lo importante es fijar bien ambas cifras a partir de tres datos: cuánto se consume el producto, cuánto tarda el proveedor en entregarlo y qué margen de seguridad necesitas.
El mínimo es el punto de pedido
El mínimo indica cuándo debes pedir para no quedarte sin stock antes de que llegue la mercancía. Es el punto de pedido:
Si consumes 20 unidades al día, el proveedor entrega en 7 días y mantienes 100 unidades de stock de seguridad, el mínimo es 100 + 20 × 7 = 240. Si haces el pedido al llegar a 240, la entrega llegará cuando las existencias alcancen el nivel de seguridad.
El máximo depende de cuánto quieres pedir
El máximo es el nivel que quieres alcanzar con cada pedido. Se calcula sumando al mínimo la cantidad que deseas reponer, expresada normalmente en días de consumo:
Con 30 días de cobertura: máximo = 240 + 30 × 20 = 840. Cada pedido será de unas 600 unidades, aproximadamente el consumo de un mes, y pedirás más o menos una vez al mes.
El stock ya pedido cuenta. Si tienes 600 unidades en camino, no necesitas volver a pedirlas aunque aún no estén en el almacén.
El ciclo
| Día | Qué ocurre | Stock disponible | Ya pedido |
|---|---|---|---|
| 0 | Las existencias llegan al mínimo | 240 | 0 |
| 0 | Pides 840 − 240 = 600 | 240 | 600 |
| 7 | Llega la entrega | 100 + 600 = 700 | 0 |
| 30 | Vuelves al mínimo | 240 | 0 |
Las existencias oscilan entre unas 100 y 700 unidades. La media en el almacén ronda las 400. Esa es la cifra que debes tener en cuenta al calcular cuánto cuesta mantener el stock.
Cómo fijar las cifras según el producto
La fórmula no cambia de un producto a otro. Los datos de partida, sí.
Producto de alta rotación, barato y con un proveedor fiable. Puedes trabajar con pocos días de cobertura y un stock de seguridad pequeño. Para un producto de consumo diario suministrado por un proveedor local, podrían bastar 7 días de cobertura y una semana de stock de seguridad. Los pedidos pequeños y frecuentes cuestan poco y evitan acumular mercancía.
Producto de baja rotación o caro. Si cada pedido tiene un coste fijo de gestión y mantener el producto en el almacén cuesta poco, conviene ampliar los días de cobertura. Si cada unidad es cara, puede interesarte reducirlos para inmovilizar menos dinero.
Proveedor poco fiable. Mantienes el máximo previsto, pero aumentas el stock de seguridad incluido en el mínimo. Si el proveedor tarda entre 7 y 20 días, necesitas un margen calculado para 20 días. Así haces el pedido antes, no pides más cantidad.
Cantidad mínima de pedido. Si el proveedor exige 1.000 unidades y la fórmula indica 600, aumenta los días de cobertura hasta que el pedido llegue a 1.000. Si pides 600 pero recibes 1.000, el máximo que habías previsto deja de servirte.
Cuatro errores habituales
Confundir el máximo con la capacidad de la estantería. El máximo es una cifra para planificar la reposición, no la capacidad física de almacenamiento. Si la estantería admite 500 unidades y la fórmula indica 840, el problema es el espacio disponible.
Copiar las cifras de un producto a otro. Dos productos del mismo proveedor pueden tener consumos distintos y necesitar mínimos diferentes. De lo contrario, un producto de baja rotación puede acabar con existencias que tardará un año en consumir.
Olvidar el stock ya pedido. Si un producto está por debajo del mínimo pero mañana llega una entrega, no necesita otro pedido. Compara el máximo con el stock disponible más las unidades de los pedidos aprobados.
No revisar las cifras. El consumo cambia. Un mínimo fijado hace dos años puede haberse quedado corto o resultar excesivo. Revisa cada trimestre los productos que se agotaron y los que nunca llegaron a acercarse a su mínimo.
El mínimo y el máximo en StockBold
StockBold aplica esta lógica con sus propios nombres. El punto de pedido equivale al mínimo: suma el stock de seguridad al consumo medio diario multiplicado por el plazo de aprovisionamiento previsto. Puedes fijar el stock de seguridad manualmente, calcularlo en meses de consumo o combinar ambos métodos. Los días de cobertura determinan hasta dónde reponer: cuando el stock disponible más las unidades de los pedidos de compra aprobados llega al punto de pedido, la Lista de reaprovisionamiento sugiere la cantidad necesaria para cubrir el punto de pedido más los días de consumo elegidos, redondeada a unidades enteras. Los pedidos en Borrador o pendientes de aprobación no cuentan como stock ya pedido; los Aprobados, sí.
En cada producto puedes ver el consumo, el stock de seguridad y el plazo de aprovisionamiento que sustentan el cálculo. Si tiene activado el cálculo automático, también muestra una fecha prevista de reposición y aparece en la previsión de agotamiento a 30 días. Quienes hacen seguimiento de esos productos reciben un correo diario. El pedido siempre lo crea una persona: con Crear pedido de compra, conviertes las sugerencias de un proveedor en un pedido de compra que puedes revisar.
Lee más sobre los avisos de reposición y stock bajo o consulta la guía sobre cómo se calcula la cantidad sugerida.