Estados y edición de los pedidos de compra

Cada pedido de compra tiene uno de estos cuatro estados: Borrador, Pendiente, Aprobado o No aprobado. El estado determina si puedes modificar el pedido, recibir mercancías asociadas a él y registrar facturas y pagos en él.

Consultar el estado de un pedido

1. En el menú superior, selecciona Compras y después Ver pedidos de compra.
2. Selecciona el pedido que quieras.
3. Consulta la etiqueta de color bajo Estado del PC en la tarjeta situada en la parte superior de la barra lateral, o el estado en la franja que aparece en la parte superior del pedido. En un teléfono, el estado aparece en la franja de resumen situada debajo del número de pedido.

Para limitar la lista a un solo estado, usa el filtro Estado del pedido de compra. Se encuentra en la barra lateral de filtros en un ordenador y en el panel de filtros en un teléfono.

¿Quién puede ver los pedidos de compra?

El menú Compras aparece para las cuentas que pueden consultar pedidos de compra: las que tienen el permiso View Purchase Order, algún permiso para crear, aprobar o pagar pedidos de compra, o permiso para gestionar reclamaciones a proveedores.

Ver un pedido no es lo mismo que ver sus precios. Una cuenta que no tenga View Inventory Value ni un permiso de pedidos de compra que incluya los precios verá los importes como un guion. Si tu cuenta está limitada a determinados departamentos, solo verás los pedidos de esos departamentos.

Enviar un pedido en borrador

Todos los pedidos empiezan en estado Borrador, incluidas las copias creadas con Duplicar pedido de compra. Puedes modificar un borrador con Editar y, desde el punto de vista de la aplicación, no se ha comprometido nada con el proveedor.

1. Abre el pedido en borrador.
2. Selecciona Solicitar aprobación en la franja azul de la parte superior. Si tu cuenta tiene permiso para aprobar el pedido, el botón muestra Ir a la aprobación y hace lo mismo.
3. Confirma en el cuadro de diálogo. El pedido pasa a Pendiente.

El botón solo aparece para las cuentas con el permiso Create / Edit / Delete Purchase Orders. Mientras editas el pedido, aparece deshabilitado y la franja te indica que primero guardes los cambios.

Aprobar un pedido pendiente

Pendiente significa que el pedido se ha enviado y está a la espera de alguien con permiso para aprobarlo. Aprobar aparece en la franja ámbar solo para las cuentas con Approve Purchase Orders, o con Approve Own Purchase Orders cuando han creado el pedido. Las demás cuentas ven la franja sin el botón. El botón también se oculta mientras editas el pedido.

1. Abre el pedido pendiente.
2. Comprueba los productos, las cantidades, los precios, las fechas y los gastos de envío.
3. Selecciona Aprobar en la franja ámbar.
4. Confirma en el cuadro de diálogo.

Al aprobar el pedido, se registran tu nombre y la fecha, que después aparecen en la franja verde. Las facturas y los pagos solo pueden registrarse en un pedido aprobado, y Envíos solo muestra pedidos aprobados, por lo que la recepción de mercancías se realiza después de la aprobación.

Un pedido cuyo proveedor se ha eliminado no se puede aprobar. No tiene franja de estado, por lo que Aprobar, Reabrir y Solicitar aprobación desaparecen.

Si otra persona ha modificado el pedido mientras tenías la página abierta, se rechaza la aprobación y el pedido se vuelve a cargar con las cifras más recientes. Revísalas de nuevo antes de aprobarlo.

Editar o reabrir un pedido

La edición solo está disponible cuando un pedido está en Borrador o Pendiente, y solo para las cuentas con Create / Edit / Delete Purchase Orders. Editar no aparece en los pedidos Aprobado o No aprobado, y se oculta mientras el ejercicio del pedido esté cerrado o si se ha eliminado su proveedor.

Si guardas un cambio en un pedido Pendiente, este vuelve a Borrador y debe enviarse de nuevo a aprobación. La franja te avisa antes de guardar. La aprobación se concede para un conjunto concreto de productos y totales, por lo que, cuando esas cifras cambian, la solicitud anterior ya no describe lo que se está comprando.

No puedes editar directamente un pedido Aprobado. Para modificarlo, selecciona Reabrir en la franja verde. Esto lo devuelve a Borrador. Reabrir requiere Create / Edit / Delete Purchase Orders, y el cuadro de diálogo te recuerda quién aprobó el pedido y cuándo. Tras reabrirlo, el pedido debe pasar de nuevo por Solicitar aprobación y Aprobar.

Cuando un pedido vuelve a Borrador porque se ha reabierto o porque alguien ha guardado un cambio mientras estaba Pendiente, se notifica a la persona que solicitó la aprobación o, si nadie la solicitó, a la persona que creó el pedido, salvo que esa misma persona haya realizado la acción.

En un pedido reabierto, una línea en la que ya se han recibido mercancías conserva su producto. Su cantidad no puede reducirse por debajo de lo que ha llegado y la línea no puede eliminarse. Su precio sí puede modificarse.

Pedidos no aprobados

No aprobado es el estado de rechazo y se muestra en una franja roja. Su única acción es Reabrir, que devuelve el pedido a Borrador para que se pueda corregir y enviar de nuevo. La pantalla del pedido no tiene un botón de rechazo, por lo que es más probable que veas No aprobado en pedidos antiguos.

Confirmar los precios del pedido

Precio confirmado no es un estado y no tiene nada que ver con la aprobación. Es un interruptor del pedido con la etiqueta Los precios del pedido de compra están confirmados. Actívalo cuando hayan llegado la factura o las mercancías y hayas comprobado que los precios del pedido coinciden con lo que el proveedor ha cobrado realmente.

Aprobar un pedido no activa el interruptor, y activarlo no aprueba nada. Solo las cuentas con Manage PO Financials pueden cambiar el interruptor. Está deshabilitado cuando el ejercicio del pedido está cerrado o se ha eliminado el proveedor.

La lista de pedidos de compra tiene una columna Precio confirmado y un filtro Precio confirmado. Usa el filtro para encontrar pedidos aprobados cuyos costes todavía no se hayan comprobado con la factura del proveedor. Aprobado significa que el pedido se ha autorizado; precio confirmado significa que sus costes son los reales.

Copiar, eliminar o revisar un pedido

Para copiar o eliminar un pedido, usa el menú de tres puntos situado en la parte superior derecha del pedido. Consulta Duplicar y eliminar un pedido de compra.

Si la fecha del pedido corresponde a un ejercicio cerrado, la aprobación, la reapertura, la edición, la eliminación y el interruptor de confirmación de precios quedan bloqueados hasta que se reabra ese ejercicio.

La sección Historial registra cada uno de estos eventos con la persona y la hora, incluida la solicitud de aprobación, la aprobación y cualquier vuelta a Borrador tras una edición. Selecciona Ver todo para consultar la lista completa. Úsala para entender por qué un pedido ya no está aprobado.