Bestellstatus und Bearbeitung

Jede Bestellung hat einen von vier Status: Entwurf, Ausstehend, Freigegeben oder Nicht freigegeben. Der Status bestimmt, ob Sie die Bestellung ändern, Wareneingänge dafür buchen und Rechnungen und Zahlungen dafür erfassen können.

Status einer Bestellung finden

1. Wählen Sie im oberen Menü Einkauf und dann Bestellungen anzeigen.
2. Wählen Sie die gewünschte Bestellung aus.
3. Prüfen Sie die farbige Statusanzeige unter Bestellstatus in der Karte oben in der Seitenleiste oder den Status im Banner oben auf der Bestellung. Auf einem Smartphone steht der Status im Zusammenfassungsstreifen unter der Bestellnummer.

Um die Liste auf einen Status einzugrenzen, verwenden Sie den Filter Bestellstatus. Auf einem Computer befindet er sich in der Filterseitenleiste, auf einem Smartphone im Filterbereich.

Wer kann Bestellungen sehen?

Das Menü Einkauf erscheint für Konten, die Bestellungen lesen dürfen: Konten mit der Berechtigung View Purchase Order, einer beliebigen Berechtigung zum Erstellen, Freigeben oder Bezahlen von Bestellungen oder der Berechtigung zum Verwalten von Lieferantenreklamationen.

Eine Bestellung sehen zu können, bedeutet nicht, dass man auch ihre Preise sehen kann. Ein Konto ohne View Inventory Value oder eine Bestellberechtigung, die Preise einschließt, sieht statt der Beträge einen Strich. Wenn Ihr Konto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, sehen Sie nur Bestellungen innerhalb dieser Abteilungen.

Eine Bestellung im Entwurf einreichen

Jede Bestellung beginnt als Entwurf, auch eine mit Bestellung duplizieren erstellte Kopie. Sie können einen Entwurf über Bearbeiten ändern. Aus Sicht der App wurde dem Lieferanten noch nichts verbindlich zugesagt.

1. Öffnen Sie die Bestellung im Entwurf.
2. Wählen Sie im blauen Banner oben Freigabe anfordern. Wenn Ihr Konto die Bestellung freigeben darf, heißt die Schaltfläche stattdessen Zur Freigabe und bewirkt dasselbe.
3. Bestätigen Sie im Dialog. Die Bestellung wechselt zu Ausstehend.

Die Schaltfläche erscheint nur für Konten mit der Berechtigung Create / Edit / Delete Purchase Orders. Während Sie die Bestellung bearbeiten, ist sie ausgegraut und das Banner fordert Sie auf, zuerst Ihre Änderungen zu speichern.

Eine ausstehende Bestellung freigeben

Ausstehend bedeutet, dass die Bestellung eingereicht wurde und auf eine Person mit Freigaberechten wartet. Freigeben erscheint im bernsteinfarbenen Banner nur für Konten mit Approve Purchase Orders oder mit Approve Own Purchase Orders, wenn sie die Bestellung erstellt haben. Alle anderen sehen das Banner ohne die Schaltfläche. Die Schaltfläche ist auch ausgeblendet, während Sie die Bestellung bearbeiten.

1. Öffnen Sie die ausstehende Bestellung.
2. Prüfen Sie Produkte, Mengen, Preise, Daten und Versandkosten.
3. Wählen Sie im bernsteinfarbenen Banner Freigeben.
4. Bestätigen Sie im Dialog.

Bei der Freigabe werden Ihr Name und das Datum an der Bestellung vermerkt; das grüne Banner zeigt diese anschließend an. Rechnungen und Zahlungen können nur für eine freigegebene Bestellung erfasst werden, und Lieferungen listet nur freigegebene Bestellungen auf. Der Wareneingang erfolgt daher nach der Freigabe.

Eine Bestellung, deren Lieferant gelöscht wurde, kann nicht freigegeben werden. Sie hat kein Statusbanner, sodass Freigeben, Wieder öffnen und Freigabe anfordern alle nicht mehr angezeigt werden.

Wenn jemand anderes die Bestellung geändert hat, während Sie die Seite geöffnet hatten, wird die Freigabe verweigert und die Bestellung mit den neuesten Zahlen neu geladen. Prüfen Sie diese erneut, bevor Sie die Bestellung freigeben.

Eine Bestellung bearbeiten oder wieder öffnen

Die Bearbeitung wird nur angeboten, solange eine Bestellung den Status Entwurf oder Ausstehend hat, und nur für Konten mit Create / Edit / Delete Purchase Orders. Bei einer Bestellung mit dem Status Freigegeben oder Nicht freigegeben erscheint Bearbeiten nicht. Die Schaltfläche ist außerdem ausgeblendet, solange das Geschäftsjahr der Bestellung gesperrt ist oder ihr Lieferant gelöscht wurde.

Wenn Sie eine Änderung an einer Bestellung mit dem Status Ausstehend speichern, kehrt sie zu Entwurf zurück und muss erneut zur Freigabe eingereicht werden. Das Banner warnt Sie vor dem Speichern. Eine Freigabe bezieht sich auf eine bestimmte Zusammenstellung von Produkten und Gesamtsummen. Sobald sich diese Zahlen ändern, beschreibt die frühere Anfrage nicht mehr, was gekauft wird.

Sie können eine Bestellung mit dem Status Freigegeben nicht direkt bearbeiten. Um sie zu ändern, wählen Sie im grünen Banner Wieder öffnen. Dadurch kehrt sie zu Entwurf zurück. Wieder öffnen erfordert Create / Edit / Delete Purchase Orders, und der Dialog erinnert Sie daran, wer die Bestellung wann freigegeben hat. Nach dem Wiederöffnen muss die Bestellung erneut Freigabe anfordern und Freigeben durchlaufen.

Wenn eine Bestellung zu Entwurf zurückkehrt, weil sie wieder geöffnet wurde oder jemand eine Änderung gespeichert hat, während sie den Status Ausstehend hatte, wird die Person benachrichtigt, die die Freigabe angefordert hat. Falls niemand die Freigabe angefordert hat, wird die Person benachrichtigt, die die Bestellung erstellt hat. Dies gilt nicht, wenn die betreffende Person die Aktion selbst ausgeführt hat.

Bei einer wieder geöffneten Bestellung behält eine Position, für die bereits Waren eingegangen sind, ihr Produkt. Ihre Menge kann nicht unter die bereits eingegangene Menge gesenkt werden, und die Position kann nicht entfernt werden. Ihr Preis kann weiterhin geändert werden.

Nicht freigegebene Bestellungen

Nicht freigegeben ist der Status für eine abgelehnte Bestellung und wird in einem roten Banner angezeigt. Die einzige verfügbare Aktion ist Wieder öffnen. Dadurch kehrt die Bestellung zu Entwurf zurück, sodass sie korrigiert und erneut eingereicht werden kann. Die Bestellansicht hat keine Schaltfläche zum Ablehnen, daher werden Sie Nicht freigegeben höchstwahrscheinlich bei älteren Bestellungen sehen.

Bestellpreise bestätigen

Preis bestätigt ist kein Status und hat nichts mit der Freigabe zu tun. Es handelt sich um einen Schalter an der Bestellung mit der Bezeichnung Bestellpreise sind bestätigt. Aktivieren Sie ihn, sobald die Rechnung oder die Waren eingetroffen sind und Sie geprüft haben, dass die Bestellpreise mit den tatsächlich vom Lieferanten berechneten Preisen übereinstimmen.

Die Freigabe einer Bestellung aktiviert den Schalter nicht, und das Aktivieren des Schalters gibt nichts frei. Nur Konten mit Manage PO Financials können den Schalter betätigen. Er ist deaktiviert, wenn das Geschäftsjahr der Bestellung gesperrt ist oder der Lieferant gelöscht wurde.

Die Bestellliste hat eine Spalte Preis bestätigt und einen Filter Preis bestätigt. Verwenden Sie den Filter, um freigegebene Bestellungen zu finden, deren Kosten noch niemand mit der Lieferantenrechnung abgeglichen hat. Freigegeben bedeutet, dass die Bestellung genehmigt wurde; „Preis bestätigt“ bedeutet, dass ihre Kosten den tatsächlichen Kosten entsprechen.

Eine Bestellung kopieren, löschen oder prüfen

Um eine Bestellung zu kopieren oder zu löschen, verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü oben rechts in der Bestellung. Siehe Bestellung duplizieren und löschen.

Wenn das Datum der Bestellung in ein gesperrtes Geschäftsjahr fällt, sind das Freigeben, Wiederöffnen, Bearbeiten und Löschen sowie der Schalter zur Preisbestätigung blockiert, bis das Geschäftsjahr entsperrt wird.

Der Abschnitt Verlauf protokolliert jedes dieser Ereignisse mit Person und Zeitpunkt, einschließlich der Freigabeanfrage, der Freigabe und jeder Rücksetzung auf Entwurf nach einer Bearbeitung. Wählen Sie Alle anzeigen, um die gesamte Liste zu sehen. Nutzen Sie sie, um nachzuvollziehen, warum eine Bestellung nicht mehr freigegeben ist.