Codici articolo: regole che reggono anche a 10.000 prodotti

Un codice articolo sembra una decisione da poco. Lo scrivi quando crei il prodotto e non ci pensi più. Poi compare su ogni ordine di acquisto, ogni bolla, ogni foglio di conteggio e ogni esportazione per tutta la vita del prodotto, e un codice sbagliato genera un piccolo errore ogni volta.

Una buona convenzione richiede un’ora per essere decisa e fa risparmiare quell’ora ogni mese.

Codice, SKU e codice a barre sono tre cose diverse

Il codice articolo (spesso chiamato SKU, dall’inglese stock keeping unit) è il tuo identificativo interno. Lo scegli tu, e deve essere univoco nella tua organizzazione.

Il codice a barre è un numero stampato sulla confezione, di norma un EAN-13 in Europa o un UPC-A in Nord America, assegnato tramite il produttore. Identifica il prodotto per il lettore di chiunque, non solo per il tuo. Due fornitori dello stesso prodotto hanno codici a barre diversi; il tuo codice può restare lo stesso oppure no, come preferisci.

Il codice del fornitore è il nome che il fornitore dà al prodotto. Tienilo nella scheda, così gli ordini parlano la sua lingua, ma non usarlo come tuo codice: cambia quando cambi fornitore.

Sette regole

1. Univoco, per sempre. Un codice non si riutilizza mai, nemmeno dopo che il prodotto è stato dismesso. Movimenti, ordini e documenti vecchi lo riportano ancora.

2. Corto da digitare, lungo quanto basta per avere senso. Da otto a dodici caratteri è una buona misura. Un codice viene digitato sul telefono in magazzino e letto ad alta voce al telefono.

3. Solo lettere, cifre e trattini. Niente spazi, barre, accenti o simboli. Due spazi sono invisibili, le barre rompono i nomi dei file e i simboli confondono le importazioni.

4. Nessuna lettera che somigli a una cifra. Elimina O, I ed L, oppure le cifre 0 e 1 accanto a loro. Su un’etichetta stampata “0” e “O” hanno la stessa forma.

5. Segmenti a larghezza fissa. Se il codice ha un progressivo, completalo con gli zeri: 001, non 1. Così si ordina correttamente ovunque, in ogni foglio di calcolo e in ogni elenco.

6. La struttura nei primi segmenti, il progressivo in fondo. Metti all’inizio il raggruppamento più utile, così l’elenco si ordina da solo per famiglie.

7. Un significato che non cambierà. Un codice che contiene il fornitore si rompe quando cambi fornitore. Uno che contiene lo scaffale si rompe quando sposti la merce. Codifica cos’è il prodotto, non dove sta o chi lo vende.

Due formati che funzionano

Categoria, famiglia, attributo, progressivo. Leggibile, ordinabile, ed è la scelta abituale per un catalogo con varianti.

Prefisso breve e progressivo semplice. Meno leggibile, impossibile da sbagliare, e la scelta migliore quando gli attributi cambiano spesso o i prodotti non rientrano in famiglie ordinate.

Nel secondo formato la descrizione sta nel nome, e il codice porta solo l’univocità. Molte aziende che partono dal primo formato finiscono qui quando il catalogo supera qualche migliaio di prodotti e le categorie smettono di reggere.

Evita le vie di mezzo: codici in cui alcuni prodotti contengono attributi e altri no, o in cui lo stesso segmento significa colore su una riga e taglia su un’altra.

Le varianti

Un prodotto venduto in taglie o colori ha bisogno di un codice per variante, perché ogni variante viene contata, ordinata e valorizzata per conto suo. Tieni identica la radice della famiglia e cambia solo l’ultimo segmento: MAG-NER-S, MAG-NER-M, MAG-NER-L. Così una ricerca su MAG-NER mostra la famiglia, e un foglio di conteggio ordinato per codice tiene le taglie vicine.

Cambiare i codici a un catalogo esistente

Fallo una volta sola, durante una migrazione o un’importazione, non prodotto per prodotto nel corso dei mesi. Costruisci in un foglio di calcolo la corrispondenza tra codice vecchio e nuovo, tieni il vecchio codice in una nota sul prodotto per il primo anno, e avvisa i fornitori che hanno i tuoi vecchi codici in archivio.

Se una rinumerazione non vale la pena, almeno fissa la convenzione per ogni prodotto nuovo. Un catalogo con due convenzioni pulite è molto più vivibile di uno con venti.

I codici in StockBold

In StockBold il codice articolo compare sotto il nome del prodotto in ogni elenco, movimento e ordine, e la ricerca trova un prodotto per codice o per nome. In importazione, le righe con lo stesso codice si possono unire in un solo prodotto, sommando quantità e valori: è così che un foglio con lo stesso prodotto su tre righe diventa una scheda sola. I codici a barre vengono controllati all’importazione: un EAN-13 o UPC-A con cifra di controllo errata viene segnalato prima di salvare.

In magazzino, la fotocamera del telefono legge il codice a barre per trovare il prodotto quando registri uno scarico o un trasferimento. Le posizioni a scaffale hanno codici propri, separati da quelli dei prodotti, così un prodotto conserva il suo codice ovunque sia riposto.

Scopri di più su giacenze e magazzini in StockBold, o leggi la guida (in inglese) su come aggiungere il primo prodotto.