Choisir un code produit paraît anodin. Vous le saisissez à la création de la fiche, puis vous n’y pensez plus. Pourtant, ce code accompagne le produit pendant des années : sur les bons de commande, les documents de réception, les feuilles d’inventaire et les exports. S’il prête à confusion, le problème revient à chaque utilisation.
Une heure passée à fixer une règle de nommage peut éviter bien des corrections par la suite.
Code produit, SKU et code-barres : trois choses différentes
Le code produit, souvent appelé SKU (stock keeping unit), est votre identifiant interne. Vous le choisissez et il doit être unique dans votre entreprise.
Le code-barres est un numéro imprimé sur l’emballage, généralement un EAN-13 en Europe ou un UPC-A en Amérique du Nord. Il identifie le produit au-delà de votre entreprise. Des versions fournies par deux fabricants peuvent porter des codes-barres différents. À vous de décider si elles partagent ou non votre code interne.
La référence fournisseur est le code utilisé par votre fournisseur. Conservez-la dans vos informations d’achat, mais ne la prenez pas pour code interne : elle peut changer si vous changez de fournisseur.
Sept règles
1. Un code unique, définitivement. Ne réattribuez jamais un code, même si le produit n’est plus vendu. Il reste associé à d’anciens mouvements, commandes et documents.
2. Assez court pour être saisi, assez long pour être utile. Huit à douze caractères constituent une bonne base. Pensez à la personne qui le saisit sur son téléphone dans l’entrepôt ou le dicte à un collègue.
3. Uniquement des lettres, des chiffres et des traits d’union. Évitez les espaces, les barres obliques, les accents et les autres symboles. Deux espaces consécutifs passent facilement inaperçus ; les barres obliques posent problème dans les noms de fichiers.
4. Pas de lettres faciles à confondre avec des chiffres. Écartez O, I et L, ou évitez de les placer près de 0 et 1. Sur une étiquette imprimée, O et 0 se distinguent mal.
5. Des segments de longueur fixe. Si votre code comporte un numéro d’ordre, écrivez 001 plutôt que 1. Les codes resteront ainsi dans le bon ordre dans vos listes et vos tableurs.
6. La famille au début, le numéro à la fin. Placez d’abord le regroupement le plus utile. Un simple tri par code rapprochera les produits d’une même famille.
7. Une signification qui ne changera pas. Si le code contient le fournisseur, il perd son sens lorsque vous en changez. S’il contient l’étagère, il devient trompeur dès que le produit est déplacé. Décrivez le produit, pas son emplacement ni son fournisseur.
Deux formats possibles
Catégorie, famille, caractéristique, numéro. Ce format se lit facilement et regroupe les variantes lors du tri.
| Code | Signification |
|---|---|
| CAB-USB-C-100 | Câbles, USB type C, 100 cm |
| CAB-USB-C-200 | Même câble, 200 cm |
| MOT-2K-230-001 | Moteurs, 2 kW, 230 V, premier de la famille |
Préfixe court et numéro séquentiel. Ce format en dit moins sur le produit, mais il convient mieux si les caractéristiques changent souvent ou si les produits ne se rangent pas dans des familles évidentes.
| Code | Signification |
|---|---|
| P-000417 | Produit 417 |
| P-000418 | Produit 418 |
Avec ce second format, le nom décrit le produit ; le code sert uniquement à l’identifier. Une convention descriptive peut devenir difficile à tenir quand le catalogue compte plusieurs milliers de produits et que les catégories ne suffisent plus à les classer.
Évitez de mélanger les deux logiques : certains codes décriraient les caractéristiques, d’autres non, ou un même segment désignerait tantôt une couleur, tantôt une taille.
Les variantes
Un produit vendu en plusieurs tailles ou couleurs a besoin d’un code par variante. Chacune est comptée, commandée et valorisée séparément. Gardez un début de code commun et ne changez que le dernier segment : TSH-NR-S, TSH-NR-M, TSH-NR-L. Une recherche sur TSH-NR permet de retrouver la famille ; un tri par code rassemble les tailles.
Changer les codes d’un catalogue existant
Préparez le changement en une fois, plutôt que de modifier les codes au fil des mois. Dressez dans un tableur la correspondance entre anciens et nouveaux codes. Conservez ce fichier pour retrouver les anciennes références et prévenez les fournisseurs qui les utilisent. Si vous utilisez déjà StockBold, attention : l’import CSV crée des produits, mais ne met pas à jour les fiches existantes.
Si renuméroter tout le catalogue n’en vaut pas la peine, appliquez au moins une règle fixe aux nouveaux produits. Deux conventions cohérentes sont plus faciles à gérer que vingt exceptions.
Les codes dans StockBold
Dans StockBold, chaque produit possède un Code produit. Lors d’un import CSV, vous pouvez choisir de fusionner les lignes qui portent le même code. Le fichier est contrôlé avant l’enregistrement : un EAN-13 ou un UPC-A dont le chiffre de contrôle est erroné est signalé.
Lors d’un inventaire, la caméra du téléphone lit le code-barres. Le code produit reste distinct de l’emplacement où la marchandise est stockée : déplacer un article d’une étagère à une autre ne change pas son identifiant.
Pour aller plus loin, consultez la page sur la gestion des stocks dans StockBold ou le guide pour ajouter votre premier produit.