Asignar un código de producto parece una decisión menor. Lo escribes al crear el artículo y dejas de pensar en él. Pero ese código aparece durante años en pedidos de compra, albaranes, hojas de recuento y archivos exportados. Si está mal elegido, el problema se repite cada vez que alguien lo utiliza.
Una convención clara desde el principio evita correcciones recurrentes.
Código de producto, SKU y código de barras no son lo mismo
El código de producto (también llamado SKU, de stock keeping unit) es tu identificador interno. Lo eliges tú y debe ser único dentro de tu empresa.
El código de barras es un número impreso en el envase, normalmente un EAN-13 en Europa o un UPC-A en Norteamérica, asignado a través del fabricante. Permite identificar el producto fuera de tu empresa. Dos versiones del mismo producto procedentes de proveedores distintos pueden llevar códigos de barras diferentes. Tú decides si comparten el mismo código interno.
La referencia del proveedor es el código que utiliza para identificar el artículo. Consérvala para preparar los pedidos con su referencia, pero no la uses como código propio: puede cambiar si cambias de proveedor.
Siete reglas para crear códigos de producto
1. Un código único para siempre. No reutilices un código aunque el producto deje de venderse. Los movimientos, pedidos y documentos anteriores siguen asociados a él.
2. Breve para escribirlo, suficiente para reconocerlo. Entre ocho y doce caracteres suele ser una buena medida. En el almacén tendrás que teclearlo en el móvil y quizá dictarlo por teléfono.
3. Solo letras, números y guiones. Evita espacios, barras, tildes y otros símbolos. Dos espacios seguidos pasan desapercibidos; las barras dan problemas en los nombres de archivo y los símbolos pueden dificultar las importaciones.
4. Evita letras que se confundan con números. Prescinde de O, I y L, o evita combinarlas con 0 y 1. En una etiqueta impresa, «0» y «O» pueden parecer iguales.
5. Segmentos de longitud fija. Si incluyes un número correlativo, escribe 001 en lugar de 1. Así los códigos se ordenarán correctamente en listas y hojas de cálculo.
6. Primero la familia; al final, el número correlativo. Sitúa al principio la información que más te ayude a agrupar productos. Al ordenar la lista por código, los artículos de una misma familia quedarán juntos.
7. Datos que no vayan a cambiar. Si el código incluye al proveedor, dejará de tener sentido cuando cambies de proveedor. Si incluye la estantería, ocurrirá lo mismo cuando traslades el producto. Codifica qué es el artículo, no dónde está ni quién te lo vende.
Dos formatos de código que funcionan
Categoría, familia, atributo y número correlativo. Es fácil de leer y ordenar, y suele encajar en catálogos con variantes.
| Código | Significado |
|---|---|
| CBL-USB-C-100 | Cables, USB, tipo C, 100 cm |
| CBL-USB-C-200 | El mismo cable, 200 cm |
| MOT-2K-230-001 | Motores, 2 kW, 230 V, primero de la familia |
Prefijo corto y número correlativo. Da menos información a simple vista, pero reduce las decisiones al crear cada código. Puede ser mejor si los atributos cambian a menudo o tus productos no encajan en familias claras.
| Código | Significado |
|---|---|
| P-000417 | Producto 417 |
| P-000418 | Producto 418 |
En el segundo formato, el nombre describe el producto y el código solo lo identifica. Algunas empresas que empiezan con el primer formato pasan a este cuando el catálogo crece varios miles de artículos y las categorías dejan de encajar.
Evita mezclar criterios: que unos códigos incluyan atributos y otros no, o que un mismo segmento indique el color en una familia y la talla en otra.
Un código para cada variante
Si vendes un producto en varias tallas o colores, cada variante necesita su propio código. Cada una se cuenta, se pide y se valora por separado. Mantén el mismo comienzo y cambia solo el último segmento: CAM-NEG-S, CAM-NEG-M, CAM-NEG-L. Así, una búsqueda de CAM-NEG muestra las variantes y una hoja de recuento ordenada por código mantiene juntas las tallas.
Cómo cambiar los códigos de un catálogo existente
Haz el cambio de una vez, durante una migración o una importación, en lugar de modificar productos sueltos durante meses. Prepara en una hoja de cálculo la correspondencia entre cada código antiguo y el nuevo. Conserva el código anterior como referencia durante el primer año y avisa a los proveedores que lo tengan registrado.
Si renumerar todo el catálogo no compensa, aplica al menos una convención fija a partir de ahora. Es más sencillo trabajar con dos criterios claros que con veinte excepciones.
Códigos de producto en StockBold
En StockBold, el código aparece debajo del nombre del producto en las listas, los movimientos y los pedidos. También puedes buscar un artículo por su código o por su nombre. Al importar productos, puedes unir las filas que tengan el mismo código y sumar sus cantidades y valores. Así, un producto repetido en tres filas de una hoja de cálculo se convierte en un solo registro. La importación comprueba los códigos de barras: si un EAN-13 o UPC-A tiene un dígito de control incorrecto, lo señala antes de guardar los datos.
En el almacén, puedes leer códigos de barras con la cámara del móvil durante los recuentos de inventario. Las posiciones de las estanterías tienen códigos propios, independientes de los productos, de modo que el código de un artículo no cambia cuando lo guardas en otro lugar.
Lee más sobre la gestión del inventario en StockBold o consulta la guía para añadir tu primer producto.