Il ricevimento è il passaggio in cui la merce diventa giacenza. Ogni quantità nel tuo sistema, ogni cifra di valorizzazione e ogni calcolo di riordino partono da ciò che è stato registrato in banchina. Una consegna registrata male è sbagliata ovunque, e l’errore viene scoperto settimane dopo da un inventario che non sa spiegarlo.
È anche il passaggio che più spesso si fa di fretta, con il corriere che aspetta. Una checklist breve, seguita ogni volta, è il rimedio.
Prima che arrivi il camion
- Sapere cosa è atteso. Ogni consegna deve corrispondere a un ordine di acquisto approvato. Una consegna senza ordine è una domanda per chi l’ha fatto, prima di scaricare la merce.
- Sapere chi riceve. Ogni consegna in arrivo ha un responsabile. Se possono ricevere in tre, tutti e tre pensano che l’abbia fatto un altro.
- Sapere dove va. L’ordine indica la sede di destinazione della merce, e idealmente lo scaffale.
In banchina
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Abbina la bolla al numero d’ordine. Nessun numero d’ordine sulla bolla significa che i documenti del fornitore e i tuoi sono già scollegati. Annota il numero d’ordine sulla bolla a mano.
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Conta i pezzi, non i colli. Dieci scatole da 50 fanno 500 solo se ogni scatola ne contiene 50. Apri un campione, e apri ogni scatola per la merce di valore.
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Controlla le condizioni prima di firmare. Scatole schiacciate, cartoni bagnati e sigilli rotti si annotano sulla copia del corriere. Firmato senza riserva, un reclamo per danno al trasportatore è quasi impossibile.
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Confronta ogni riga con l’ordine. Prodotto giusto, variante giusta, quantità giusta. Un codice simile è la sostituzione più frequente.
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Registra ciò che è arrivato, riga per riga, il giorno in cui è arrivato. La data di consegna è la data in cui la merce esiste, la data da cui si conta il suo costo e la data da cui possono decorrere le condizioni di pagamento del fornitore.
Mancante, parziale, eccedente
Consegna parziale. Il fornitore ha spedito 300 pezzi su 500. Registra 300 sulla riga. I 200 restano in sospeso sull’ordine, e la consegna successiva si registra sulla stessa riga. Un ordine può arrivare in più consegne nel corso di settimane.
Ammanco dentro una consegna. La bolla dice 500 e il conteggio dice 480. Registra 480, avvisa il fornitore lo stesso giorno con il numero della bolla, e lascia aperti i 20. Il fornitore li spedirà, li accrediterà o li contesterà; la quantità aperta è la tua prova che li deve.
Consegna eccedente. Il fornitore ha spedito 520. Ricevi i 500 dell’ordine per chiudere la riga, poi decidi dei 20: rimandarli indietro, o tenerli e farli fatturare dal fornitore. Se li tieni, entrano in magazzino con un movimento separato, con un commento, così l’ordine mostra ancora ciò che era stato concordato.
Prodotto sbagliato. Non riceverlo sulla riga che non gli corrisponde. Tienilo da parte, avvisa il fornitore, e registralo solo se accetti di tenerlo.
Merce difettosa
La merce arrivata e poi risultata difettosa, lo stesso giorno o tre settimane dopo, richiede due cose. I pezzi difettosi devono smettere di essere disponibili, così nessuno li spedisce né li monta. E il fornitore deve risultare in debito di una sostituzione, in modo visibile, finché non arriva.
La prima parte è una quarantena: i pezzi vengono bloccati dove sono, o spostati in un’area dedicata, ma non contati come merce utilizzabile. La seconda è un reclamo: una registrazione sulla consegna da cui i pezzi provengono, con quantità, prove e stato della sostituzione.
Due dettagli che vanno storti senza una registrazione:
- Sostituzioni a zero. Una consegna in sostituzione di solito è gratuita, quindi arriva senza prezzo. Se entra in magazzino a zero, il valore del magazzino cala del costo dei pezzi difettosi e il costo del venduto successivo risulta troppo basso. La sostituzione deve portare il costo dei pezzi che sostituisce.
- Sostituzioni che non arrivano mai. Un reclamo che il fornitore ignora è una perdita. Va nei conti come tale, non come pezzi ancora attesi.
Dopo la banchina
- Sistema la merce e registra lo scaffale, come parte del ricevimento, non come lavoro da fare dopo.
- Archivia la bolla con l’ordine, insieme a eventuali foto dei danni.
- Passa la fattura, quando arriva, a chi la confronta con l’ordine e le consegne.
Come gestisce ricevimento e reclami StockBold
In StockBold le consegne si registrano in Spedizioni, sull’ordine di acquisto approvato, una riga alla volta con la quantità e la data in cui ciascuna è arrivata. Salvare la consegna è ciò che aggiunge la merce, nella sede dell’ordine, al prezzo d’ordine nella tua valuta più la quota di dazi, trasporto e altri costi di quella riga. Una data futura, o precedente all’ordine, viene rifiutata. Ogni spedizione si può assegnare a una persona, e l’elenco mostra cosa resta da ricevere a ciascuno. Per i prodotti tracciati a scaffale, scegli lo scaffale mentre ricevi.
Una riga si può ricevere in più consegne, e ciò che manca resta aperto finché non arriva. Per una consegna eccedente, ricevi la quantità ordinata per chiudere la riga e registri i pezzi in più con un movimento di magazzino.
Per la merce difettosa, segnali il difetto sulla consegna da cui i pezzi provengono. Se i pezzi sono ancora in magazzino, restano in giacenza al pieno valore ma bloccati, così nessuno scarico, assemblaggio o inventario può consumarli. Se sono usciti, lasciano il magazzino e il loro valore passa sul reclamo. In entrambi i casi il reclamo segue la sostituzione dovuta dal fornitore, anche in più consegne, e i pezzi sostitutivi entrano al prezzo pagato in origine. Se il fornitore rifiuta, il reclamo si chiude e la perdita resta registrata per la contabilità.
Scopri di più su spedizioni e ricevimento e su fornitori e reclami, o leggi la guida (in inglese) su come registrare una consegna.