Con una sede sola, una giacenza è semplice: 400 pezzi sono 400 pezzi a scaffale. Con due, 400 pezzi possono essere 300 in deposito e 100 in negozio, oppure 400 in deposito e un negozio rimasto senza stamattina. Il totale è vero e inutile.
Gestire la merce su più sedi si riduce a una regola: ogni quantità appartiene a un luogo. Tutto il resto ne discende.
Cosa conta come sede
Una sede è qualsiasi luogo in cui la merce resta abbastanza a lungo da essere contata: il magazzino principale, un secondo capannone, un negozio, un’officina, un furgone di assistenza, un deposito presso un cliente, un magazzino di terzi. La prova è se hai bisogno di sapere cosa c’è senza andare a vedere.
Due cose non sono sedi. Uno scaffale dentro un magazzino è una posizione all’interno di una sede, che vale la pena tracciare di per sé, ma la merce che vi sta sopra appartiene comunque al magazzino. E il magazzino del fornitore non è una tua sede finché la merce non è ricevuta: la merce in ordine è un ordine di acquisto, non giacenza.
Una quantità per sede, sempre
Registra ogni movimento su una sede: merce ricevuta in deposito, pezzi venduti dal negozio, parti usate in officina. Il totale del prodotto è allora la somma delle sue sedi, e sono le cifre per sede quelle su cui agisci.
Ne deriva una conseguenza che sembra rigida e vale la pena mantenere: una sede non può mai scendere sotto zero. Se il negozio registra la vendita di un prodotto di cui non risulta nulla, l’errore non è nella vendita. O un trasferimento dal deposito non è mai stato registrato, o la vendita è avvenuta in deposito. Un sistema che lascia il negozio a meno 3 nasconde entrambe le cose.
I trasferimenti
La merce che si sposta tra le tue sedi è un trasferimento: un movimento, due lati. Meno 50 all’origine, più 50 a destinazione, nella stessa data, con lo stesso riferimento. Il totale non cambia e il valore non cambia. Cambia solo la ripartizione tra le sedi.
Tre abitudini tengono onesti i trasferimenti:
- Registra il trasferimento quando la merce parte, non quando qualcuno se ne ricorda. Un furgone caricato lunedì e registrato venerdì significa una settimana in cui deposito e furgone credono entrambi di avere la merce, o nessuno dei due.
- Trasferisci la quantità esatta spedita. Se il negozio riceve 48 dei 50 inviati, quella è una differenza di conteggio in negozio, da indagare, non un trasferimento di 48.
- Non contare mai un trasferimento come consumo. Portare merce in negozio non è venderla. Calcoli di riordino, rotazione e costo del venduto devono ignorare i trasferimenti, o ogni spostamento sembrerà domanda.
Dove vanno gli ordini
Ogni ordine di acquisto ha bisogno di una sede di consegna, scelta quando l’ordine viene creato, così la merce arriva nel posto giusto senza che nessuno debba deciderlo in banchina. La maggior parte delle aziende riceve tutto in una sede e trasferisce da lì, il che tiene il ricevimento in un solo posto con le persone che sanno farlo. Alcune, con fornitori vicini a ciascun negozio, fanno consegnare direttamente. Entrambe le soluzioni funzionano. Quella che non funziona è un ordine senza destinazione.
Contare, sede per sede
Un inventario copre una sede. Contare due sedi lo stesso giorno con la stessa squadra è il modo classico di perdere il filo: un prodotto contato in deposito mentre un trasferimento verso il negozio è sul furgone viene contato due volte o nessuna. Conta ogni sede per conto suo, con i trasferimenti da e verso quella sede sospesi finché il conteggio non è approvato.
Il punto di riordino con più sedi
Il punto di riordino di un prodotto si imposta di norma sul totale, perché il fornitore consegna in un posto solo. Il trasferimento verso le altre sedi è una decisione interna. Quando una sede tiene quasi tutta la merce e un’altra resta spesso senza, il problema è la frequenza dei trasferimenti, non il punto di riordino. Guarda i consumi per sede prima di alzare la quantità d’ordine.
Come gestisce le sedi StockBold
In StockBold ogni quantità è registrata su una sede, e la scheda prodotto mostra la giacenza per sede. Una sede è quella predefinita, preselezionata nei moduli dei movimenti; ogni ordine di acquisto indica la sede di consegna. Ogni movimento che porterebbe una sede sotto zero viene rifiutato, anche se retrodatato.
Un trasferimento scrive due righe nello storico dei movimenti, una negativa all’origine e una positiva a destinazione, con lo stesso commento su entrambe. I trasferimenti non cambiano mai il totale né il valore della merce, e restano fuori da consumi, rotazione e costo del venduto.
Un ordine di acquisto indica la sede di consegna, e la merce ricevuta entra lì. Gli inventari si creano per sede e si possono restringere a un fornitore, una categoria o un reparto. Una sede che non usi più si archivia con il suo storico intatto. Dentro una sede, i prodotti che scegli si possono tracciare per scaffale.
Scopri di più su giacenze e magazzini in StockBold, o leggi le guide (in inglese) su come funzionano le sedi e sui trasferimenti tra sedi.